Comment organiser une randonnée, étape par étape
Une randonnée bien organisée commence par un itinéraire réaliste, une date confirmée et un point de départ clairement défini. Ensuite, il faut encadrer les inscriptions, vérifier les autorisations et prévoir les pauses avant de penser à l’accueil du jour J. Les oublis les plus fréquents concernent le balisage, les besoins alimentaires, les batteries et l’information envoyée aux participants. Cette méthode vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation et au départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer l'itinéraire et la date
2 personnes
- 2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
- 3
Demander l’autorisation nécessaire
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 6
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
- 9
Déterminer les points de repos
2 personnes
- 10
Répartir les bénévoles
- 11
Créer une carte d'itinéraire
- 12
Envoyer les informations aux participants
- 13
Vérifier les prévisions météo
- 14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
- 17
Imprimer la liste des participants
- 18
Composer les kits de démarrage
3 personnes
- 19
Remplir les glacières
2 personnes
- 20
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 21
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
- 22
Aménager des points de repos
4 personnes
- 23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 24
Monter les tentes de réception
4 personnes
- 25
Préparation de la table d'inscription
2 personnes
- 26
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 27
Préparer les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
- 28
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
- 29
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 30
Accueillir les participants
4 personnes
- 31
Enregistrer les participants
3 personnes
- 32
Donner les consignes de départ
2 personnes
- 33
Guider les randonneurs sur le chemin
4 personnes
- 34
Tenir le point de repos
2 personnes
- 35
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
- 36
Vérifier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
- 37
Enregistrer les arrivants
2 personnes
- 38
Servir des sandwichs et de la soupe
3 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Rassembler les déchets
2 personnes
- 41
Accueillir les derniers randonneurs
2 personnes
- 42
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
- 43
Retirer les panneaux d’orientation
4 personnes
- 44
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
- 46
Faire la vaisselle
3 personnes
- 47
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 48
Vérifier le matériel
2 personnes
- 49
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 50
Traiter les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 24
- Ensembles de tables de bièreqté 4
- Nappesqté 8
Équipement
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Téléphones portablesqté 4
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 4
- Lanternes LEDqté 8
Matériel de parcours
- Panneaux d’orientationqté 35
- Cônesqté 20
- Ruban de balisageqté 4
- Tiges pour panneauxqté 35
- Cartes d'itinéraireqté 70
- Numéros de départqté 70
- Stylosqté 20
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 8
- Couvertures de survieqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 100
- Soupes réutilisablesqté 80
- Assiettes réutilisablesqté 80
- Couverts réutilisablesqté 100
- Louchesqté 6
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Bacs alimentairesqté 12
- Plateaux de serviceqté 8
Inscription
- Presse-papiersqté 6
- Étiquettes nominativesqté 100
- Lampes de bureauqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Épongesqté 8
- Caisses à vaisselleqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez d’abord l’itinéraire, la date et les lieux de départ et d’arrivée. Revérifiez le parcours au moins 7 jours avant la randonnée afin d’anticiper un passage impraticable ou une modification d’accès.
- Ouvrez les inscriptions assez tôt pour connaître les effectifs et les besoins alimentaires. Arrêtez la liste des participants 3 à 5 jours avant l’événement, puis imprimez-la pour l’accueil.
- Placez les points de repos en fonction de la distance et prévoyez un ravitaillement accessible à chaque arrêt. Répartissez les bénévoles avec un responsable par point et un contact joignable par téléphone.
- Préparez le balisage avant le jour J : panneaux, cônes, ruban et tiges doivent être regroupés par zone. Installez les indications suffisamment tôt pour garder le temps de corriger un panneau manquant ou mal orienté.
- Consultez la météo 48 heures puis 6 heures avant le départ. Chargez les téléphones et batteries externes, remplissez les glacières et préparez l’accueil, le café et le thé avant l’arrivée des premiers participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser une randonnée ?
- Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de fixer l’itinéraire, demander les autorisations, ouvrir les inscriptions et répartir les bénévoles.
- Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une randonnée ?
- Faites une première vérification lors de la préparation, puis une seconde au moins 7 jours avant l’événement. Une dernière vérification la veille permet de repérer les travaux, déviations ou zones dangereuses.
- Combien de bénévoles faut-il pour organiser une randonnée ?
- Prévoyez au minimum une personne pour l’inscription, une par point de repos et des responsables mobiles sur le parcours. Pour 50 participants, comptez généralement 5 à 7 bénévoles selon le nombre de pauses et la longueur de l’itinéraire.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les consignes principales 5 à 7 jours avant la randonnée, avec l’heure, le lieu, l’itinéraire et les points de repos. Renvoyez un rappel la veille si la météo ou l’accès au départ a changé.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !