Zo organiseer je een pelgrimstocht

Begin niet met boodschappen, maar met de route: leg afstand, rustpunten, start- en eindlocatie vast en controleer welke vergunningen of meldingen nodig zijn. Daarna regel je de inschrijvingen, dieetwensen en deelnemersinformatie. In de laatste week controleer je route en weersverwachting opnieuw. Op de dag zelf draait alles om herkenbare registratie, goed gemarkeerde paden, waterpunten, maaltijdpakketten en een bereikbaar veiligheidsteam.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en rustpunten vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Deelnemersinformatie versturen
8
Weersverwachting controleren
9
Route opnieuw controleren
2 personen
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Routekaarten afdrukken
12
Deelnemerslijsten afdrukken
13
Polsbandjes en naamkaartjes maken
2 personen
14
Routepijlen voorbereiden
2 personen
15
Maaltijdpakketten samenstellen
3 personen
16
Dranken koelen
2 personen
17
EHBO-set controleren
18
Telefoonnummers voor noodgevallen noteren
19
Startlocatie schoon en leeg maken
2 personen
20
Eindlocatie schoon en leeg maken
2 personen
21
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
22
Rustpunten inrichten
3 personen
23
Routepijlen langs de route plaatsen
4 personen
24
Waterpunten vullen
2 personen
25
Maaltijdpakketten klaarzetten
3 personen
26
Registratietafel opbouwen
2 personen

Event

27
Verkeersvesten uitdelen
2 personen
28
Deelnemers registreren
3 personen
29
Welkomstinstructie geven
2 personen
30
Groep veilig laten vertrekken
3 personen
31
Routegroep begeleiden
4 personen
32
Achterblijvers begeleiden
2 personen
33
Rustpunten bemannen
3 personen
34
Water en fruit uitdelen
2 personen
35
Routepijlen tussentijds controleren
2 personen
36
Deelnemers telefonisch helpen
37
Maaltijdpakketten uitdelen
3 personen
38
Warme dranken serveren
2 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Aankomst afvinken
2 personen

Nazorg

41
Routepijlen verwijderen
3 personen
42
Afval verzamelen
3 personen
43
Servies afwassen
2 personen
44
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
45
Locatie schoonmaken
3 personen
46
Materialen controleren en drogen
2 personen
47
Geleende materialen retourneren
2 personen
48
Overgebleven voedsel opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Registratietafel
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 70
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6

Apparatuur

Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Oplaadbare portofoonsaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 10
Hoofdlampenaantal 8

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 12
Wandelstokkenaantal 10

Routebenodigdheden

Routekaartenaantal 60
Gelamineerde routekaartenaantal 12
Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4

Registratie

Naamkaartjesaantal 60
Polsbandjesaantal 60
Balpennenaantal 12

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Afwasbakkenaantal 4
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rustpunten op vaste afstanden en geef per punt aan hoeveel water, bekers en zitplaatsen nodig zijn. Zo voorkom je dat deelnemers te lang zonder drinkmogelijkheid lopen.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf met starttijd, route, kledingadvies en een telefoonnummer voor noodgevallen. Vermeld ook waar routekaarten en polsbandjes worden opgehaald.
Controleer de route twee keer: eerst bij de voorbereiding en opnieuw kort voor de tocht. Kijk vooral naar wegwerkzaamheden, verdwenen routepijlen en plekken waar afzetlint of pionnen nodig is.
Maak maaltijdpakketten pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Houd bij de registratie een deelnemerslijst achter de hand, zodat je kunt controleren wie gestart en aangekomen is.
Test vóór de start de portofoons en controleer EHBO-koffers, nooddekens, hoofdlampen en reflecterende hesjes. Spreek af wie elk rustpunt beheert en wie bij een incident contact opneemt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een pelgrimstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, locaties, vergunningen en meldingen. Verstuur uitnodigingen zodra de route en starttijd vaststaan, zodat je dieetwensen en aantallen op tijd hebt.
Hoeveel water heb je nodig voor een pelgrimstocht?: Reken als praktische basis op ongeveer 0,5 tot 1 liter drinkwater per deelnemer voor onderweg, naast water op de rustpunten. Vul de voorraad aan bij warm weer en zet waterkannen en bekers vóór de start klaar.
Wanneer controleer je de route van een pelgrimstocht opnieuw?: Controleer de route uiterlijk 1 tot 2 dagen voor de tocht opnieuw en loop kritieke kruisingen na. Plaats routepijlen, pionnen en afzetlint pas nadat je zeker weet dat de doorgang nog klopt.
Wat moet je op de dag van een pelgrimstocht klaarzetten?: Zet minimaal 60 minuten voor de start de registratietafel, deelnemerslijsten, naamkaartjes, polsbandjes en routekaarten klaar. Richt daarna de rustpunten in en controleer water, maaltijdpakketten, communicatie en EHBO.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.