Zo organiseer je een wandeltocht

Begin niet met inkopen, maar met de route en de locaties. Loop het volledige traject vooraf en noteer afstanden, kruisingen, rustpunten en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen. Controleer daarna of een routevergunning nodig is en leg de start- en eindlocatie vast. Pas wanneer het aantal deelnemers en hun dieetwensen bekend zijn, kun je eten, drinken, vrijwilligers en materiaal gericht regelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wandelroute selecteren
2 personen
2
Wandelroute vooraf lopen
2 personen
3
Start- en eindlocatie reserveren
4
Routevergunning controleren
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemers bevestigen
9
Route-informatie versturen
10
Vrijwilligers indelen
11
Routekaarten afdrukken
12
Deelnemerslijsten afdrukken
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Routeborden voorbereiden
2 personen
15
Eten voorbereiden
3 personen
16
Materialen inpakken
2 personen
17
Weersverwachting controleren

Event

18
Route markeren
3 personen
19
Rustpunt opbouwen
3 personen
20
Start- en finishruimte opbouwen
4 personen
21
Dranken koud zetten
2 personen
22
Vrijwilligers instrueren
23
Deelnemers registreren
2 personen
24
Routekaarten uitdelen
2 personen
25
Veiligheidsinstructie geven
26
Wandeltocht begeleiden
4 personen
27
Rustpunt bemannen
2 personen
28
Versnaperingen serveren
2 personen
29
Dranken bijvullen
30
Route achteraf controleren
2 personen
31
Finishdeelnemers registreren
2 personen
32
Avondeten serveren
3 personen
33
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
34
Koffie en thee serveren
2 personen
35
Dranken bijvullen

Nazorg

36
Routeborden verwijderen
3 personen
37
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Afval verzamelen
2 personen
40
Locatie schoonmaken
3 personen
41
Materialen controleren
2 personen
42
Geleende materialen retourneren
43
Route controleren op afval
2 personen
44
Gevonden voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Tafelkleedaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 50
Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiemokkenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Warmwaterketelsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 40
Markeerlintaantal 6
Verkeerskegelsaantal 12
Routekaartenaantal 60
Startnummersaantal 50
Klembordenaantal 4
Stopwatchesaantal 2
Fluitjesaantal 4
Reflectievestenaantal 8
Megafoon
Powerbanksaantal 4
EHBO-koffersaantal 2
Wegwerphandschoenenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasteilaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Bezem en blikaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route minimaal één keer volledig vooraf, bij voorkeur onder vergelijkbare omstandigheden als op de wandeldag. Controleer onderweg vooral onverharde stukken, oversteken, tijdelijke afsluitingen en de bereikbaarheid van het rustpunt.
Stuur route-informatie uiterlijk 3 dagen voor de wandeltocht. Vermeld starttijd, verwachte looptijd, parkeerinformatie, wat deelnemers meenemen en een telefoonnummer voor vragen op de dag zelf.
Plan vrijwilligers niet alleen bij de start en finish. Deel ook mensen in voor routecontrole, het rustpunt en lastige kruisingen; geef hen vooraf een routekaart, reflectievest en duidelijke instructies.
Markeer de route pas op de dag zelf of kort ervoor, nadat je de actuele situatie hebt gecontroleerd. Gebruik routepijlen, markeerlint en verkeerskegels op punten waar wandelaars anders kunnen afslaan.
Bouw de start- en finishruimte ruim vóór de eerste deelnemers op. Leg routekaarten en deelnemerslijsten klaar, zet dranken koud en houd EHBO-koffers, powerbanks en een megafoon bereikbaar in plaats van onderin een doos.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met de route, locaties en vergunningcontrole. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken voor de tocht, zodat je dieetwensen, aantallen en vrijwilligers tijdig kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger voor registratie en 1 voor de finish, plus extra begeleiding bij rustpunten en onoverzichtelijke kruisingen. Bij grotere groepen is 1 routebegeleider per lastig kruispunt praktischer dan alleen algemene routepijlen.
Wanneer moet ik de wandelroute markeren?: Markeer de route op de wandeldag of uiterlijk de avond ervoor, nadat je hebt gecontroleerd of er geen borden, hekken of wegwerkzaamheden zijn veranderd. Loop daarna de eerste en laatste kilometers opnieuw na.
Wat moet ik deelnemers voor een wandeltocht sturen?: Stuur uiterlijk 3 dagen vooraf de startlocatie, starttijd, route-informatie, verwachte afstand of looptijd, parkeerinformatie en een contactnummer. Bevestig ook eventuele dieetwensen of andere praktische afspraken die je bij de aanmelding hebt verzameld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.