Organiser une randonnée étape par étape

Une randonnée bien organisée commence par un itinéraire testé, pas par les achats. Validez le parcours, le lieu de départ et d’arrivée ainsi que les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Ensuite, rassemblez les informations des participants, répartissez les bénévoles et préparez le balisage, les cartes et le ravitaillement. Les dernières vérifications portent sur la météo, la sécurité et l’installation du site le jour même.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Sélectionner l’itinéraire de randonnée
2 personnes
2
Parcourir l'itinéraire à l'avance
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Vérifier le permis d’itinéraire
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les participants
9
Envoyer les informations sur l’itinéraire
10
Répartir les bénévoles
11
Imprimer les cartes d'itinéraire
12
Imprimer les listes de participants
13
Faire les courses
2 personnes
14
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
15
Préparer la nourriture
3 personnes
16
Emballer le matériel
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo

Événement

18
Baliser l’itinéraire
3 personnes
19
Monter l’espace de repos
3 personnes
20
Installer la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Briefer les bénévoles
23
Enregistrer les participants
2 personnes
24
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
25
Donner les consignes de sécurité
26
Encadrer la randonnée
4 personnes
27
Tenir le point de repos
2 personnes
28
Servir les rafraîchissements
2 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
30
Vérifier le parcours après
2 personnes
31
Enregistrer les participants à l’arrivée
2 personnes
32
Servir le dîner
3 personnes
33
Servir les repas diététiques
2 personnes
34
Servir le café et le thé
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons

Suivi

36
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
37
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
38
Faire la vaisselle
2 personnes
39
Rassembler les déchets
2 personnes
40
Nettoyer le lieu
3 personnes
41
Vérifier le matériel
2 personnes
42
Restituer le matériel emprunté
43
Vérifier la route pour les déchets
2 personnes
44
Traiter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 4
Nappeqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 50

Cuisine

Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Glacièresqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 40
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Cartes d'itinéraireqté 60
Numéros de départqté 50
Presse-papiersqté 4
Chronomètresqté 2
Siffletsqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Gants jetablesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bac à vaisselleqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Parcourez l’itinéraire à l’avance et notez les passages difficiles, les points de repos et les endroits où installer des flèches ou du ruban de balisage. Faites cette reconnaissance avant d’envoyer les informations définitives aux participants.
Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la randonnée. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’imprimer les cartes et les listes.
Prévoyez un responsable pour chaque zone : départ, arrivée, repos et parcours. Brifez les bénévoles le matin même et donnez-leur des gilets réfléchissants, des sifflets ou un moyen de communication chargé.
Préparez le ravitaillement la veille et mettez les boissons au frais suffisamment tôt. Pour le café et les boissons chaudes, vérifiez les rallonges, les machines à café et les bouilloires avant l’installation.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant, puis une dernière fois le matin. Placez les trousses de premiers secours à des endroits connus et gardez des batteries externes disponibles pour les personnes chargées de l’organisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ?: Prévoyez au minimum 4 semaines pour une randonnée avec inscriptions, bénévoles et autorisation d’itinéraire. Commencez par le parcours et le lieu de départ, puis gardez la dernière semaine pour les confirmations et l’impression des documents.
Quand faut-il reconnaître l’itinéraire d’une randonnée ?: Faites une première reconnaissance avant de publier l’invitation, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Refaites un contrôle dans les 7 jours précédents si la météo ou l’état des chemins peut modifier le parcours.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée ?: Prévoyez au moins 1 bénévole pour l’accueil et 1 responsable pour chaque point fixe, comme le départ, l’arrivée et l’espace de repos. Ajoutez une personne mobile pour le parcours dès que le groupe dépasse environ 30 participants.
Quand imprimer les cartes et les listes de participants ?: Imprimez les cartes d’itinéraire et les listes 1 à 2 jours avant la randonnée, après la clôture des inscriptions. Gardez quelques exemplaires vierges et une liste de secours pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.