Zo organiseer je een wandeltocht zonder last-minute problemen

Begin met de route: bepaal de afstand, controleer de toegankelijkheid en leg start- en finishlocatie vast. Regel daarna vergunningen, rustpunten en eventuele reserveringen voordat je deelnemers uitnodigt. Open het aanmeldformulier op tijd, zodat je aantallen, dieetwensen en vrijwilligerstaken kunt plannen. In de laatste week draait alles om een nieuwe proefloop, duidelijke routeaanduiding, veiligheidsinstructies en een definitieve controle van weer en route.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Route op toegankelijkheid controleren
2 personen
3
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
4
Routevergunningen controleren
5
Rustpunten vastleggen
2 personen
6
Reserveringen maken
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
10
Dieetwensen verzamelen
11
Vrijwilligers werven
2 personen
12
Taken onder vrijwilligers verdelen
2 personen
13
Deelnemerslijst bijwerken
14
Route opnieuw proeflopen
2 personen
15
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Routekaarten afdrukken
2 personen
19
Routeborden voorbereiden
2 personen
20
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
21
Vrijwilligersinstructies versturen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Dranken koelen
2 personen
24
Routeborden laden
2 personen
25
Weer en route definitief controleren
2 personen
26
Startlocatie opbouwen
4 personen
27
Rustpunten inrichten
4 personen
28
Routeborden plaatsen
4 personen
29
Veiligheidsposten bemannen
4 personen
30
Registratietafel klaarzetten
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Aanwezigheid registreren
2 personen
33
Routekaarten uitdelen
2 personen
34
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
35
Wandelaars laten starten
2 personen
36
Route en kruisingen bewaken
4 personen
37
Rustpunt bevoorraden
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Deelnemers onderweg ondersteunen
2 personen
40
EHBO verlenen indien nodig
2 personen
41
Laatste wandelaar begeleiden
2 personen
42
Aankomende wandelaars registreren
2 personen
43
Eindpunt verzorgen
3 personen
44
Afval tussentijds verzamelen
2 personen

Nazorg

45
Routeborden verwijderen
4 personen
46
Locatie afbouwen
4 personen
47
Servies afwassen
2 personen
48
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
49
Start- en finishlocatie schoonmaken
3 personen
50
Materialen controleren en opbergen
2 personen
51
Geleende materialen retourneren
2 personen
52
Gevonden voorwerpen registreren
53
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 35
Routebordenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Verkeerskegelsaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 12
Klembordenaantal 6
Routekaartenaantal 80
Stappentellersaantal 2

Apparatuur

Portofoonsaantal 6
Megafoon
Powerbanksaantal 4
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 60

Keuken

Waterkannenaantal 8
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheplepelsaantal 4
Koelelementenaantal 12
Handdoekenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
EHBO-koffersaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Proefloop de route opnieuw in de laatste week en controleer vooral kruisingen, smalle paden en gevaarlijke punten. Markeer plekken waar routepijlen, afzetlint of verkeerskegels nodig zijn.
Plan rustpunten op basis van de afstand en verwachte looptijd, niet pas nadat de inschrijvingen zijn gesloten. Leg per rustpunt vast wie de tafel, drank, bekers en afval verzorgt.
Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de tocht af en verwerk dieetwensen meteen in de boodschappen. Reken het aantal waterkannen, thermoskannen en herbruikbare bekers op het definitieve deelnemersaantal.
Geef deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf door met starttijd, route, rustpunten, bereikbaarheid en veiligheidsafspraken. Stuur vrijwilligers daarnaast een aparte instructie met hun post, taak, contactpersoon en verzamelmoment.
Laad routeborden, routepijlen, reflecterende hesjes, portofoons en powerbanks de dag ervoor gezamenlijk in. Controleer op de ochtend zelf nog één keer de weersverwachting en de route voordat de bewegwijzering wordt uitgezet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, start- en finishlocatie en vergunningen. Open daarna de inschrijving en plan vrijwilligers, rustpunten en catering op basis van het verwachte aantal deelnemers.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Dat hangt af van het aantal rustpunten en gevaarlijke oversteekplaatsen. Plan minimaal 2 vrijwilligers per rustpunt en wijs daarnaast een routecoördinator en een aanspreekpunt voor de start en finish aan.
Wanneer moet ik de deelnemersinformatie versturen?: Stuur de praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de wandeltocht. Vermeld daarin de starttijd, route, bereikbaarheid, rustpunten, veiligheidsinstructies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Wanneer controleer ik de route voor het laatst?: Loop of fiets de route opnieuw in de laatste week en doe op de ochtend zelf een korte definitieve controle. Kijk dan specifiek naar omleidingen, wegwerkzaamheden, ontbrekende routepijlen en weersgerelateerde risico's.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.