Zo organiseer je een wandeltocht door de omgeving

Begin met de route, niet met de catering. Controleer eerst afstand, toegankelijkheid, gevaarlijke punten en afspraken met grondeigenaren of wegbeheerders. Leg daarna start en finish vast, regel vergunningen en deel vrijwilligers in per checkpoint. Pas wanneer het deelnemersaantal bekend is, bestel je snacks, fruit en drinken en maak je routepakketten op maat. Op de dag zelf draait alles om duidelijke markering, opgeladen communicatie en een controle van de route vóór de eerste wandelaar vertrekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand controleren
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Vergunning en routeafspraken controleren
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers werven
2 personen
8
Checkpointteams indelen
2 personen
9
Praktische deelnemersinformatie sturen
10
Route opnieuw inspecteren
2 personen
11
Gevaarlijke punten markeren
2 personen
12
Boodschappen doen
2 personen
13
Routekaarten printen
2 personen
14
Startnummers voorbereiden
2 personen
15
Materialen controleren
2 personen
16
Walkietalkies opladen
17
Routepakket per checkpoint maken
3 personen
18
Snacks en fruit portioneren
3 personen
19
Waterpunten voorbereiden
3 personen
20
Koffiestation voorbereiden
2 personen
21
Vrijwilligers instrueren
4 personen
22
Weersverwachting controleren
23
Routepakket naar locaties brengen
3 personen
24
Routepijlen en lint plaatsen
4 personen
25
Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Water- en fruitpunten klaarzetten
4 personen
28
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
29
Geluidsinstallatie testen
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
4 personen
31
Aanmeldingen afvinken
3 personen
32
Routekaarten uitdelen
2 personen
33
Startgroepen begeleiden
3 personen
34
Checkpoint 1 bemannen
2 personen
35
Checkpoint 2 bemannen
2 personen
36
Water en fruit bijvullen
2 personen
37
Routeverloop controleren
2 personen
38
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen
39
Eerste hulp verlenen
2 personen
40
Finishers registreren
3 personen
41
Koffie en thee serveren
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Hapjes en fruit serveren
3 personen
44
Verloren voorwerpen registreren
45
Laatste deelnemers afmelden
2 personen

Nazorg

46
Routepijlen en lint verwijderen
4 personen
47
Terrein en tafels afbouwen
6 personen
48
Afval verzamelen en sorteren
3 personen
49
Servies en materialen afwassen
3 personen
50
Locatie schoonmaken
4 personen
51
Materialen drogen en verpakken
3 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Route op zwerfafval controleren
2 personen
54
Deelnemers bedanken
55
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Partytentenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Megafoonsaantal 2
Walkietalkiesaantal 8
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Markeerlintaantal 12
Startnummersaantal 100
Routekaartenaantal 100
Checkpointstempelsaantal 3
Stempelkaartenaantal 100
Pionnenaantal 20
Regenponcho'saantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidsvestenaantal 12
Zaklampenaantal 8
Nooddekensaantal 10
Contactkaartenaantal 30

Organisatie

Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 30
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandrollenaantal 8
Scharenaantal 6
Kistjes voor gevonden voorwerpenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 120
Mokkenaantal 60
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Bezemsetsaantal 3
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan een tweede route-inspectie in de week vóór de tocht en loop daarbij vooral kruisingen, smalle passages en slecht zichtbare stukken na. Markeer gevaarlijke punten vooraf met pionnen, lint of extra begeleiding.
Maak per checkpoint één pakket met routekaarten, stempelkaarten, checkpointstempels, contactkaarten, EHBO-materiaal en een clipboard met pennen. Zo hoeft een vrijwilliger niet op locatie te zoeken naar losse spullen.
Reken voor elk checkpoint op minstens twee vrijwilligers als deelnemers niet allemaal tegelijk aankomen. Deel de teams vooraf in en geef ze een korte instructie over route, communicatie en wat te doen bij een vermiste wandelaar.
Stuur praktische deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld starttijd, afstand, parkeer- of fietsafspraken, kledingadvies, bereikbaarheid en wanneer iemand zich bij klachten of vertraging moet melden.
Test de stroom en communicatie vóór de opbouw: laad walkietalkies en powerbanks volledig op en controleer verlengkabels, stekkerdozen, koffiezetapparaten en waterkokers. Neem ledlampen of batterijlantaarns mee als de opbouw of finish bij weinig licht plaatsvindt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een wandeltocht te organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf voor een tocht met vergunningen, meerdere checkpoints en vrijwilligers. Plan de route-inspectie en routeafspraken in de eerste 2 weken, zodat je nog tijd hebt om het parcours aan te passen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandeltocht?: Reken per checkpoint op minimaal 2 vrijwilligers en voeg een aparte coördinator voor start en finish toe. Bij een route met 4 checkpoints heb je dus minstens 10 mensen nodig, exclusief iemand voor algemene organisatie of vervoer.
Hoeveel drinken en eten heb ik nodig voor een wandeltocht?: Voorzie per deelnemer minstens 1 fles of beker water bij de start en reken bij een tocht van meerdere uren op water bij elk checkpoint. Portioneer snacks en fruit op basis van het definitieve aantal deelnemers en houd extra porties achter de hand voor ongeveer 10 procent van de groep.
Wanneer moet ik de route markeren?: Plaats routepijlen en markeerlint op de dag zelf, bij voorkeur 1 tot 2 uur vóór de eerste start. Loop daarna de eerste en laatste kilometer opnieuw na: markeringen verdwijnen daar het vaakst door verkeer, publiek of een verkeerde afslag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.