Organiser une randonnée dans les environs, étape par étape
Une randonnée bien organisée commence par un itinéraire réaliste, pas par les inscriptions. Vérifiez d’abord la distance, les autorisations et les lieux de départ et d’arrivée, puis construisez votre dispositif autour des participants attendus. Les points de contrôle, le balisage, l’eau et les bénévoles doivent être préparés avant la dernière semaine. Ce plan vous aide à garder un ordre logique et à éviter les oublis qui compliquent le jour du départ.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Vérifier l’itinéraire et la distance
2 personnes
- 2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
- 3
Vérifier les autorisations et l’itinéraire
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 8
Répartir les équipes de contrôle
2 personnes
- 9
Envoyer les informations pratiques aux participants
- 10
Réinspecter l'itinéraire
2 personnes
- 11
Signaler les zones dangereuses
2 personnes
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
- 14
Préparer les dossards
2 personnes
- 15
Vérifier le matériel
2 personnes
- 16
Recharger les talkies-walkies
- 17
Préparer un dossier d’itinéraire par point de contrôle
3 personnes
- 18
Doser les snacks et les fruits
3 personnes
- 19
Préparer les points d’eau
3 personnes
- 20
Préparer le coin café
2 personnes
- 21
Briefer les bénévoles
4 personnes
- 22
Vérifier les prévisions météo
- 23
Acheminer le kit de route vers les lieux
3 personnes
- 24
Installer les flèches de direction et le ruban
4 personnes
- 25
Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
- 26
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 27
Mettre en place les points d'eau et de fruits
4 personnes
- 28
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
- 29
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Événement
- 30
Accueillir les participants
4 personnes
- 31
Cocher les inscriptions
3 personnes
- 32
Distribuer les cartes d’itinéraire
2 personnes
- 33
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
- 34
Tenir le checkpoint 1
2 personnes
- 35
Assurer le checkpoint 2
2 personnes
- 36
Réapprovisionner en eau et en fruits
2 personnes
- 37
Vérifier le déroulement du parcours
2 personnes
- 38
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
- 39
Fournir les premiers secours
2 personnes
- 40
Enregistrer les arrivants
3 personnes
- 41
Servir le café et le thé
3 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Servir les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
- 44
Enregistrer les objets trouvés
- 45
Enregistrer les derniers participants
2 personnes
Suivi
- 46
Retirer les flèches de parcours et le ruban
4 personnes
- 47
Démonter le terrain et les tables
6 personnes
- 48
Collecter et trier les déchets
3 personnes
- 49
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
- 50
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 51
Sécher et emballer le matériel
3 personnes
- 52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 53
Vérifier la route pour les déchets abandonnés
2 personnes
- 54
Remercier les participants
- 55
Gérer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 20
- Tentes de réceptionqté 2
- Nappesqté 6
Équipement
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 8
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Mégaphonesqté 2
- Talkies-walkiesqté 8
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampes à pilesqté 6
Matériel de sport
- Flèches de directionqté 80
- Ruban de balisageqté 12
- Numéros de départqté 100
- Cartes d'itinéraireqté 100
- Timbres de checkpointsqté 3
- Cartes de poinçonnageqté 100
- Cônesqté 20
- Ponchos de pluieqté 20
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Gilets de sécuritéqté 12
- Lampes de pocheqté 8
- Couvertures de survieqté 10
- Cartes de contactqté 30
Organisation
- Presse-papiersqté 8
- Stylos à billeqté 30
- Marqueurs indélébilesqté 12
- Rouleaux de ruban adhésifqté 8
- Ciseauxqté 6
- Caisses pour objets trouvésqté 2
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tassesqté 60
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Carafesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteauxqté 6
- Plateaux de serviceqté 12
- Louchesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seauxqté 4
- Raclettes de solqté 2
- Sets de balaiqté 3
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
Catering
- Courses
Conseils
- Réinspectez l’itinéraire quelques jours avant la randonnée, même s’il a déjà été vérifié. Un chantier, un arbre tombé ou une zone devenue dangereuse peut nécessiter un détour et un nouveau balisage.
- Envoyez les informations pratiques après la clôture des inscriptions, au plus tard 3 jours avant le départ. Indiquez la distance, l’horaire, les points de contrôle, le lieu d’arrivée et ce que les participants doivent prévoir.
- Préparez un dossier distinct pour chaque point de contrôle. Ajoutez la carte, les consignes, les numéros de contact, les cartes de poinçonnage et la quantité de snacks et de fruits prévue pour ce poste.
- Briefez les bénévoles avant l’ouverture et donnez à chaque équipe une mission précise. Prévoyez au moins un moyen de communication chargé par équipe et vérifiez les talkies-walkies la veille.
- Ne gardez pas le montage pour le dernier moment : installez les flèches, le ruban, les cônes et la zone d’accueil avant l’arrivée des premiers marcheurs. Réservez aussi un espace visible pour les dossards, les cartes et les premiers secours.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il préparer une randonnée ?
- Commencez la préparation au moins 4 à 6 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de vérifier l’itinéraire, les autorisations, le lieu de départ et d’arrivée, les bénévoles et les inscriptions.
- Quand faut-il vérifier l’itinéraire d’une randonnée ?
- Faites une première reconnaissance dès le début du projet, puis une réinspection 3 à 7 jours avant l’événement. Contrôlez notamment les zones dangereuses, les croisements, le balisage nécessaire et l’accès aux points de contrôle.
- Combien de bénévoles faut-il pour organiser une randonnée ?
- Le nombre dépend du parcours, mais prévoyez au minimum une équipe par point de contrôle, plus 2 à 3 personnes au départ et à l’arrivée. Confirmez les équipes au moins 7 jours avant et désignez un responsable par poste.
- Que préparer la veille d’une randonnée ?
- La veille, rechargez les talkies-walkies et les batteries externes, vérifiez le matériel, dosez les ravitaillements et préparez les dossiers des points de contrôle. Consultez aussi les prévisions météo et regroupez le kit de route pour chaque lieu.
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