Checklist voor een wandeltocht met afsluitende borrel

Een wandeltocht met borrel vraagt om meer voorbereiding dan alleen een mooie route kiezen. Je regelt vooraf de start- en eindlocatie, controleert de route en houdt rekening met parkeren, toestemming en slecht weer. Op de dag zelf moeten routeaanduiding, communicatie en EHBO klaarstaan voordat de eerste deelnemers vertrekken. Voor de borrel zijn koeling, warme dranken, servies en een beschutte plek vaak de zaken die te laat worden geregeld. Gebruik deze checklist om de voorbereiding in de juiste volgorde te doen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route selecteren
Route vooraf verkennen
2 personen
Alternatieve route bepalen
Startlocatie reserveren
Eindlocatie reserveren
Parkeermogelijkheden controleren
Toestemming voor route controleren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Deelnemerslijst opstellen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Routekaarten afdrukken
Deelnemersnummers maken
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Versproducten gekoeld bewaren
Materialen verzamelen
2 personen
EHBO-set controleren
Walkietalkies opladen
Lantaarns en lampen opladen

Event

Startpunt klaarzetten
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Routepijlen plaatsen
2 personen
Rustpunten inrichten
2 personen
Eindlocatie inrichten
3 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Wandeltocht begeleiden
4 personen
Voorste groep begeleiden
Achterste groep begeleiden
Rustpunt bevoorraden
2 personen
Water en snacks uitdelen
2 personen
Deelnemers tellen bij rustpunt
2 personen
Routepijlen controleren
Verlichting bij eindpunt plaatsen
2 personen
Soep en brood klaarzetten
3 personen
Finishdeelnemers registreren
2 personen
Soep en brood serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Routepijlen verwijderen
2 personen
Verlichting opruimen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Eindlocatie schoonmaken
3 personen
Materialen droog en schoon opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Achtergebleven spullen controleren
Deelnemers informeren over gevonden spullen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 40
Partytentaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Walkietalkiesaantal 6
Telefoonopladersaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 4

Verlichting

Ledlantaarnsaantal 8
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 8
Routepijlenaantal 35
Pionnenaantal 12
Koordaantal 2
Stappentellersaantal 4

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Wegwerphandschoenenaantal 20
Tekentangaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Soepkommenaantal 50
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 4

Keuken

Thermosflessenaantal 6
Soepkommen met dekselaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerschalenaantal 6
Tangenaantal 4
Koelelementenaantal 12

Catering

Waterkannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Kurkentrekkersaantal 2
Boodschappen

Decoratie

Tafelkledenaantal 6
Naamstickersaantal 50
Stiftenaantal 12
Plakbandaantal 6
Scharenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Sponzenaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 12
Handveger en blikaantal 2

Tips

Verken de route vooraf volledig en leg een alternatief vast. Controleer onderweg waar routepijlen of pionnen nodig zijn en noteer plekken waar deelnemers kunnen verdwalen.
Verzamel uiterlijk een week vooraf de aanmeldingen, dieetwensen en noodcontacten. Maak daarna één deelnemerslijst die ook de organisatie en routebegeleiders kunnen gebruiken.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en stuur de deelnemersinformatie daarna opnieuw. Vermeld starttijd, parkeerinformatie, kledingadvies, routekaarten en wat er bij slecht weer gebeurt.
Laad walkietalkies, telefoons en lantaarns de avond ervoor volledig op. Leg EHBO-koffers, reddingsdekens, wegwerphandschoenen en een tekentang op een vast, bereikbaar punt.
Koel versproducten minimaal enkele uren voor vertrek en zet de borrelopstelling op tijd klaar. Reken niet alleen op tafels en stoelen: waterkokers, thermoskannen, koelboxen, bekers en warmhoudmogelijkheden worden vaak pas bij aankomst gemist.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken vooraf met route, locaties en toestemming. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen voor de tocht, zodat je inkopen en deelnemersinformatie kunt afronden.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een wandeltocht?: Voor de wandeling kun je minimaal 0,5 liter water per deelnemer meenemen; bij warm weer is 1 liter een veiliger uitgangspunt. Voor het eerste uur van de borrel reken je op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur.
Wanneer moet ik de route van een wandeltocht uitzetten?: Plaats routepijlen, pionnen of andere markeringen op de dag zelf, bij voorkeur 1 tot 2 uur voor de start. Controleer daarna de eerste en laatste kilometers nogmaals, omdat markeringen kunnen zijn verplaatst.
Wat moet ik meenemen voor de veiligheid tijdens een wandeltocht?: Neem per begeleider een opgeladen telefoon mee en gebruik walkietalkies als de groep groot of de route lang is. Zorg daarnaast voor minstens één complete EHBO-koffer, reddingsdekens, wegwerphandschoenen en een tekentang; wijs vooraf aan wie de EHBO beheert.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.