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Checklist pour organiser une randonnée avec verre de clôture

Une randonnée réussie se prépare comme deux événements liés : le parcours et l’accueil à l’arrivée. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des réservations aux derniers contrôles sur place. Prévoyez un itinéraire de secours, recueillez les contacts d’urgence et vérifiez les besoins alimentaires avant les achats. Le jour venu, les cartes, les flèches, les talkies-walkies et le matériel de premiers secours doivent être prêts avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Sélectionner l’itinéraire

  • Repérer l’itinéraire à l’avance

    2 personnes

  • Déterminer un itinéraire alternatif

  • Réserver le lieu de départ

  • Réserver le lieu d’arrivée

  • Vérifier les possibilités de stationnement

  • Vérifier l’autorisation de parcours

  • Envoyer les invitations

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Établir la liste des participants

  • Vérifier les prévisions météo

  • Envoyer les informations aux participants

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Créer les numéros des participants

  • Préparer les flèches de direction

    2 personnes

  • Vérifier la liste des courses

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Conserver les produits frais au froid

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Vérifier la trousse de premiers secours

  • Recharger les talkies-walkies

  • Recharger les lanternes et les lampes

Événement

  • Préparer le point de départ

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Installer les flèches d'orientation

    2 personnes

  • Aménager des points de repos

    2 personnes

  • Aménager le lieu final

    3 personnes

  • Installer la table d’accueil

    2 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Accueillir les participants

    3 personnes

  • Enregistrer la présence

    2 personnes

  • Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Encadrer la randonnée

    4 personnes

  • Encadrer le groupe de tête

  • Accompagner le groupe de l'arrière

  • Approvisionner le point de repos

    2 personnes

  • Distribuer de l'eau et des snacks

    2 personnes

  • Compter les participants au point de repos

    2 personnes

  • Vérifier les flèches d’itinéraire

  • Installer l’éclairage à l’arrivée

    2 personnes

  • Préparer la soupe et le pain

    3 personnes

  • Enregistrer les participants à l’arrivée

    2 personnes

  • Servir la soupe et le pain

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Débarrasser la vaisselle

    2 personnes

  • Retirer les flèches d’itinéraire

    2 personnes

  • Ranger l'éclairage

    2 personnes

Suivi

  • Ranger les tables et les chaises

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu final

    3 personnes

  • Ranger le matériel au sec et propre

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Vérifier les objets oubliés

  • Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tables pliantesqté 6
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tente de réceptionqté 2

Équipement

  • Glacièresqté 4
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 4
  • Talkies-walkiesqté 6
  • Chargeurs de téléphoneqté 4
  • Téléphones portablesqté 4

Éclairage

  • Lanternes LEDqté 8
  • Rallongesqté 3
  • Multiprisesqté 3

Matériel de sport

  • Gilets réfléchissantsqté 8
  • Flèches de directionqté 35
  • Cônesqté 12
  • Cordonqté 2
  • Podomètresqté 4

Premiers secours

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Couvertures de survieqté 6
  • Gants jetablesqté 20
  • Pince à tiquesqté 2

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 50
  • Bol à soupeqté 50
  • Assiettesqté 50
  • Couvertsqté 50
  • Louchesqté 4

Cuisine

  • Bouteilles isothermesqté 6
  • Soupières avec couvercleqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteaux à painqté 3
  • Plateaux de serviceqté 6
  • Pincesqté 4
  • Pains de glaceqté 12

Catering

  • Carafes d’eauqté 6
  • Filtres à caféqté 100
  • Tire-bouchonsqté 2
  • Courses

Décoration

  • Nappesqté 6
  • Étiquettes nominativesqté 50
  • Marqueursqté 12
  • Ruban adhésifqté 6
  • Ciseauxqté 4

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Bacs à vaisselleqté 3
  • Épongesqté 6
  • Chiffons de nettoyageqté 12
  • Balayette et pelleqté 2

Conseils

  • Repérez l’itinéraire à l’avance et chronométrez les passages clés. Préparez au moins une variante si un chemin devient impraticable ou si la météo se dégrade.
  • Fixez une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la randonnée. Vous aurez ainsi le temps de consolider la liste, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires.
  • Envoyez les informations pratiques 48 heures avant le départ : heure et adresse, stationnement, durée prévue, équipement conseillé et numéro à appeler en cas de problème.
  • Rechargez les talkies-walkies, les téléphones, les lanternes et les lampes la veille. Prévoyez aussi des rallonges et multiprises si le point d’arrivée nécessite plusieurs branchements.
  • Gardez les produits frais au froid jusqu’au dernier moment et installez le point d’arrivée avant le retour du groupe. Les tables, chaises, boissons chaudes, vaisselle et matériel de sécurité doivent être accessibles immédiatement.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une randonnée avec verre de clôture ?
Commencez les réservations et la vérification de l’autorisation du parcours 6 à 8 semaines avant. Lancez les inscriptions au moins 3 semaines avant et clôturez-les environ 7 jours avant la randonnée.
Quand envoyer les informations aux participants ?
Envoyez un premier message dès l’ouverture des inscriptions, puis un récapitulatif 48 heures avant le départ. Ajoutez les éventuels changements liés à la météo ou à l’itinéraire alternatif.
Que faut-il vérifier la veille d’une randonnée ?
Consultez les prévisions météo, contrôlez les cartes, les flèches et les cônes, puis rechargez les talkies-walkies et les lampes. Vérifiez également la trousse de premiers secours et le maintien au froid des produits frais.
Combien de personnes prévoir pour l’organisation le jour même ?
Prévoyez au minimum 3 personnes : une au départ, une en accompagnement ou en fermeture du groupe, et une à l’arrivée. Pour un groupe de plus de 30 participants, ajoutez au moins un responsable de parcours.

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