Zo organiseer je een wandelmarathon

Begin met de route, afstand en start- en finishlocatie. Daarna regel je toestemming, verzekering en de verkeerssituatie voordat je deelnemers werft. Plan rustpunten op logische afstanden en leg vast welke vrijwilligers, materialen en informatie je daarvoor nodig hebt. In de laatste week controleer je het weer, de routeaanduiding, de EHBO-spullen en de registratie, zodat deelnemers op tijd hun startnummer en praktische instructies krijgen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Evenement aanmelden bij gemeente
4
Verzekering en toestemming controleren
5
Verkeerssituatie op route controleren
2 personen
6
Rustpunten op de route bepalen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Routekaart en deelnemersinformatie maken
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Dieetwensen verzamelen
12
Vrijwilligers werven
2 personen
13
Vrijwilligers indelen
2 personen
14
Briefing voor vrijwilligers maken
15
Rustpuntbenodigdheden reserveren
16
Drukwerk bestellen
17
Startnummers maken
2 personen
18
Deelnemerslijst afdrukken
19
Weersverwachting controleren
20
Deelnemers informeren over het weer
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Materialen en routekaarten controleren
3 personen
23
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
24
EHBO-materiaal controleren
25
Telefoonnummers vrijwilligers delen
26
Route vooraf verkennen
2 personen

Event

27
Startgebied afzetten
4 personen
28
Finishgebied afzetten
3 personen
29
Starttent opbouwen
4 personen
30
Finishtent opbouwen
4 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Routepijlen ophangen
4 personen
33
Kilometerborden plaatsen
3 personen
34
Rustpunten inrichten
8 personen
35
Afvalbakken bij rustpunten plaatsen
3 personen
36
Water en sportdrank koelen
3 personen
37
Bananen en snacks klaarzetten
3 personen
38
Koffie en thee bereiden
2 personen
39
Deelnemersregistratie inrichten
3 personen
40
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
41
EHBO-tafel inrichten
2 personen
42
Deelnemers ontvangen
4 personen
43
Startnummers uitdelen
3 personen
44
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
45
Wandelmarathon starten
4 personen
46
Startgebied begeleiden
4 personen
47
Routepost 1 bemannen
2 personen
48
Routepost 2 bemannen
2 personen
49
Rustpunt 1 bedienen
3 personen
50
Rustpunt 2 bedienen
3 personen
51
Rustpunt 3 bedienen
3 personen
52
Dranken bijvullen
3 personen
53
Snacks bijvullen
3 personen
54
Afvalbakken legen
2 personen
55
Routepijlen tussentijds controleren
2 personen
56
Deelnemers telefonisch ondersteunen
2 personen
57
Finishers registreren
3 personen
58
Finishdrank uitdelen
3 personen
59
Finishermedailles uitdelen
2 personen
60
Koffie en thee serveren
2 personen
61
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen
62
Route officieel sluiten
2 personen
63
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

64
Routepijlen en kilometerborden verwijderen
4 personen
65
Start- en finishgebied afbouwen
5 personen
66
Rustpunten afbouwen
6 personen
67
Overgebleven eten verpakken
2 personen
68
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
69
Tafels en stoelen schoonmaken
3 personen
70
Servies en materialen afwassen
3 personen
71
Materialen laten drogen
2 personen
72
Locatie en terrein schoonmaken
4 personen
73
Route op zwerfafval controleren
3 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Restmateriaal opbergen
2 personen
76
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Inklaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 24
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Elektrische waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 6
Megafonenaantal 2
Handlampenaantal 8
Weegschalenaantal 2

Routeaanduiding

Routepijlenaantal 80
Kilometerbordenaantal 43
Startbord
Finishboog
Afzetlintaantal 12
Verkeerskegelsaantal 30
Pionnenaantal 20
Pijlhoudersaantal 40
Tie-wrapsaantal 200
Haringenaantal 50
Rubberen hamersaantal 4

Registratie

Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Balpennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Opbergboxenaantal 8
Medaillesaantal 150

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schenkkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8

Catering

Watercontainersaantal 12
Drinkdispensersaantal 6
Koelelementenaantal 40
Broodmandenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Opscheplepelsaantal 12
Handgelpompenaantal 10

Sportmateriaal

Reflecterende hesjesaantal 30
Wandelstokkenaantal 10
Regenponcho'saantal 20
Dekensaantal 10
Opvouwbare brancard
IJscompressenaantal 20
Koelzakkenaantal 10
Paraplu'saantal 10

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Wegwerphandschoenenaantal 100
Verbanddozenaantal 6
Pleistersaantal 200
Sporttapeaantal 12
Desinfectiedoekjesaantal 100
Reddingsdekensaantal 20
Pijnstillersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 15
Afvalgrijpersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 24

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Banners

Startbanner
Finishbanner
Sponsorbannersaantal 6

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Leg de route eerst definitief vast en controleer daarna pas de verkeerssituatie, rustpunten en vergunningen. Zo voorkom je dat je routekaart, startnummers en vrijwilligersindeling later opnieuw moet maken.
Plan rustpunten op afstanden die passen bij de totale wandelmarathon en wijs per punt een team toe. Reserveer per rustpunt een tafel, stoelen, koelboxen en de benodigde koffie- en waterapparatuur.
Maak de deelnemersinformatie uiterlijk één week voor de start beschikbaar. Vermeld de route, starttijd, bereikbaarheid, rustpunten, weersverwachting en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Geef vrijwilligers een briefing met hun locatie, taak en telefoonnummer en deel die informatie vooraf. Gebruik portofoons of telefoons en controleer op de dag zelf of powerbanks en verlengkabels beschikbaar zijn waar nodig.
Controleer de avond ervoor de routepijlen, kilometerborden, afzetlinten, kegels en pionnen. Sorteer startnummers en polsbandjes op volgorde en leg de deelnemerslijst, EHBO-materiaal en routekaarten klaar bij de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandelmarathon organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met de route, locatie, vergunningen en verzekering. Plan de inschrijving en vrijwilligerswerving daarna, zodat je in de laatste week alleen nog controleert en informeert.
Hoeveel rustpunten heeft een wandelmarathon nodig?: Plan doorgaans elke 5 tot 8 kilometer een rustpunt, afhankelijk van afstand, terrein en doelgroep. Zet de locaties vast zodra de route definitief is, zodat bevoorrading en vrijwilligers tijdig geregeld kunnen worden.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie versturen?: Stuur de routekaart, startinformatie en praktische afspraken uiterlijk 7 dagen voor de wandelmarathon. Controleer 24 tot 48 uur vooraf de weersverwachting en stuur alleen bij gewijzigde omstandigheden een extra bericht.
Wanneer controleer ik de routeaanduiding?: Controleer alle pijlen, kilometerborden en afzetmaterialen uiterlijk de dag vóór de start. Loop op de wedstrijddag zelf de route nog één keer na voordat de eerste deelnemers vertrekken, vooral bij kruisingen en tijdelijke verkeerssituaties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.