Wandelmarathon organiseren: checklist en planning
Een wandelmarathon organiseren vraagt meer dan een route uitzetten. Je regelt vooraf toestemming, verzekering, start- en finishlocatie, rustpunten en een duidelijke deelnemersregistratie. Daarna volgen vrijwilligers, bewegwijzering, EHBO en informatie over het weer. Gebruik deze checklist om het werk te verdelen en controleer in de laatste week vooral de materialen, telefoonnummers en routeaanduiding.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Route en afstand vastleggen
2 personen
Start- en finishlocatie reserveren
Evenement aanmelden bij gemeente
Verzekering en toestemming controleren
Verkeerssituatie op route controleren
2 personen
Rustpunten op de route bepalen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Routekaart en deelnemersinformatie maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Briefing voor vrijwilligers maken
Rustpuntbenodigdheden reserveren
Drukwerk bestellen
Startnummers maken
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Deelnemers informeren over het weer
Boodschappen doen
3 personen
Materialen en routekaarten controleren
3 personen
Startnummers en polsbandjes sorteren
2 personen
EHBO-materiaal controleren
Telefoonnummers vrijwilligers delen
Route vooraf verkennen
2 personen
Event
Startgebied afzetten
4 personen
Finishgebied afzetten
3 personen
Starttent opbouwen
4 personen
Finishtent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Routepijlen ophangen
4 personen
Kilometerborden plaatsen
3 personen
Rustpunten inrichten
8 personen
Afvalbakken bij rustpunten plaatsen
3 personen
Water en sportdrank koelen
3 personen
Bananen en snacks klaarzetten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Deelnemersregistratie inrichten
3 personen
Vrijwilligersbriefing geven
2 personen
EHBO-tafel inrichten
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
Wandelmarathon starten
4 personen
Startgebied begeleiden
4 personen
Routepost 1 bemannen
2 personen
Routepost 2 bemannen
2 personen
Rustpunt 1 bedienen
3 personen
Rustpunt 2 bedienen
3 personen
Rustpunt 3 bedienen
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Snacks bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Routepijlen tussentijds controleren
2 personen
Deelnemers telefonisch ondersteunen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Finishdrank uitdelen
3 personen
Finishermedailles uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen
Route officieel sluiten
2 personen
Deelnemers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Routepijlen en kilometerborden verwijderen
4 personen
Start- en finishgebied afbouwen
5 personen
Rustpunten afbouwen
6 personen
Overgebleven eten verpakken
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Tafels en stoelen schoonmaken
3 personen
Servies en materialen afwassen
3 personen
Materialen laten drogen
2 personen
Locatie en terrein schoonmaken
4 personen
Route op zwerfafval controleren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restmateriaal opbergen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Inklaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 24
- Biertafelsaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Koelboxenaantal 8
- Elektrische waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Portofoonsaantal 8
- Powerbanksaantal 6
- Megafonenaantal 2
- Handlampenaantal 8
- Weegschalenaantal 2
Routeaanduiding
- Routepijlenaantal 80
- Kilometerbordenaantal 43
- Startbord
- Finishboog
- Afzetlintaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Pionnenaantal 20
- Pijlhoudersaantal 40
- Tie-wrapsaantal 200
- Haringenaantal 50
- Rubberen hamersaantal 4
Registratie
- Startnummersaantal 150
- Startnummerhoudersaantal 150
- Polsbandjesaantal 150
- Balpennenaantal 20
- Klembordenaantal 6
- Opbergboxenaantal 8
- Medaillesaantal 150
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 100
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Schenkkannenaantal 12
- Thermoskannenaantal 8
Catering
- Watercontainersaantal 12
- Drinkdispensersaantal 6
- Koelelementenaantal 40
- Broodmandenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Snijplankenaantal 6
- Keukenmessenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 12
- Handgelpompenaantal 10
Sportmateriaal
- Reflecterende hesjesaantal 30
- Wandelstokkenaantal 10
- Regenponcho'saantal 20
- Dekensaantal 10
- Opvouwbare brancard
- IJscompressenaantal 20
- Koelzakkenaantal 10
- Paraplu'saantal 10
EHBO
- EHBO-koffersaantal 3
- Wegwerphandschoenenaantal 100
- Verbanddozenaantal 6
- Pleistersaantal 200
- Sporttapeaantal 12
- Desinfectiedoekjesaantal 100
- Reddingsdekensaantal 20
- Pijnstillersaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 15
- Afvalgrijpersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaaksponzenaantal 12
- Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 24
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtsnoerenaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Banners
- Startbanner
- Finishbanner
- Sponsorbannersaantal 6
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Leg de route, afstand en rustpunten eerst vast voordat je het aanmeldformulier publiceert. Zo kunnen deelnemers vooraf zien hoeveel kilometer ze lopen en waar ze onderweg water of verzorging krijgen.
- Meld het evenement tijdig aan bij de gemeente en controleer de verkeerssituatie op de volledige route. Plan dit bij voorkeur enkele maanden vooraf, omdat toestemming en eventuele verkeersmaatregelen tijd kunnen kosten.
- Wijs per rustpunt een verantwoordelijke vrijwilliger aan en maak een briefing met aankomsttijd, taken en telefoonnummers. Reken per rustpunt op minimaal twee vrijwilligers als er deelnemersregistratie, verzorging en opruimen samenkomen.
- Controleer routepijlen, kilometerborden, pionnen, afzetlint, tie-wraps en haringen uiterlijk één week voor de wandeling. Neem op de dag zelf extra bevestigingsmateriaal en een rubberen hamer mee voor losse of verplaatste aanduidingen.
- Stuur deelnemers uiterlijk enkele dagen voor de start de routekaart, starttijd, praktische informatie en weersverwachting. Sorteer startnummers en polsbandjes vooraf per deelnemer en houd EHBO-materiaal, portofoons en opgeladen powerbanks apart klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wandelmarathon organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf. In die periode kun je de route en locaties vastleggen, toestemming regelen, vrijwilligers werven en de inschrijving openen.
- Hoeveel rustpunten heeft een wandelmarathon nodig?
- Plan meestal elke 5 tot 8 kilometer een rustpunt, afhankelijk van het terrein en de doelgroep. Controleer per punt of er ruimte is voor tafels, koelboxen, drinkvoorzieningen en eventueel EHBO.
- Wanneer moet ik vrijwilligers voor een wandelmarathon regelen?
- Start minimaal 6 tot 8 weken voor de wandelmarathon met werven. Maak uiterlijk 2 weken vooraf de indeling en stuur de briefing, telefoonnummers en aankomsttijden naar alle vrijwilligers.
- Wat moet ik een paar dagen voor een wandelmarathon controleren?
- Controleer 3 tot 5 dagen vooraf de weersverwachting, deelnemerslijst, routekaarten, startnummers, polsbandjes en EHBO-materiaal. Controleer daarna nog één keer de route en bevestig de inzet van de vrijwilligers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!