Einen Wandermarathon organisieren: der richtige Ablauf

Bei einem Wandermarathon entscheidet nicht nur die Strecke über den Ablauf. Start und Ziel, Genehmigungen, Ruhepunkte, Helfer und Beschilderung müssen früh zusammenpassen. Beginne deshalb mit Route und Entfernung, bevor du die Anmeldung öffnest. Plane anschließend Versorgung, Teilnehmerkommunikation und den Einsatz der Freiwilligen so, dass am Veranstaltungstag jede Station eine klare Aufgabe und eine erreichbare Kontaktperson hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Entfernung festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Veranstaltung bei der Gemeinde anmelden
4
Versicherung und Genehmigung prüfen
5
Verkehrslage auf der Route prüfen
2 Personen
6
Ruhepunkte entlang der Route festlegen
2 Personen
7
Anmeldeformular veröffentlichen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Streckenkarten und Teilnehmerinformationen erstellen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
13
Freiwillige einteilen
2 Personen
14
Briefing für Freiwillige erstellen
15
Materialien für den Ruhebereich reservieren
16
Drucksachen bestellen
17
Startnummern herstellen
2 Personen
18
Teilnehmerliste ausdrucken
19
Wettervorhersage prüfen
20
Teilnehmer über das Wetter informieren
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Materialien und Streckenpläne prüfen
3 Personen
23
Startnummern und Armbänder sortieren
2 Personen
24
Erste-Hilfe-Material prüfen
25
Telefonnummern der Freiwilligen teilen
26
Route vorab erkunden
2 Personen

Event

27
Startbereich absperren
4 Personen
28
Zielbereich absperren
3 Personen
29
Startzelt aufbauen
4 Personen
30
Zielzelt aufbauen
4 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Wegweiser aufhängen
4 Personen
33
Kilometerschilder aufstellen
3 Personen
34
Ruhezonen einrichten
8 Personen
35
Mülleimer an den Versorgungspunkten aufstellen
3 Personen
36
Wasser und Sportgetränke kühlen
3 Personen
37
Bananen und Snacks bereitstellen
3 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Teilnehmerregistrierung einrichten
3 Personen
40
Volunteer-Briefing geben
2 Personen
41
Erste-Hilfe-Tisch einrichten
2 Personen
42
Teilnehmende empfangen
4 Personen
43
Startnummern ausgeben
3 Personen
44
Route und Sicherheitsregeln erklären
2 Personen
45
Wandermarathon starten
4 Personen
46
Startbereich betreuen
4 Personen
47
Posten 1 besetzen
2 Personen
48
Routeposten 2 besetzen
2 Personen
49
Versorgungspunkt 1 betreuen
3 Personen
50
Rastpunkt 2 betreuen
3 Personen
51
Ruhepunkt 3 betreuen
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
3 Personen
53
Snacks nachfüllen
3 Personen
54
Mülleimer leeren
2 Personen
55
Wegweiser zwischendurch kontrollieren
2 Personen
56
Teilnehmer telefonisch unterstützen
2 Personen
57
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
58
Zielgetränk ausgeben
3 Personen
59
Finisher-Medaillen verteilen
2 Personen
60
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
61
Letzte Wanderer begleiten
2 Personen
62
Route offiziell schließen
2 Personen
63
Teilnehmende zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

64
Richtungspfeile und Kilometer-Schilder entfernen
4 Personen
65
Start- und Zielbereich abbauen
5 Personen
66
Ruhezonen abbauen
6 Personen
67
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
68
Abfall sammeln und trennen
4 Personen
69
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
70
Geschirr und Materialien abwaschen
3 Personen
71
Materialien trocknen lassen
2 Personen
72
Veranstaltungsort und Gelände reinigen
4 Personen
73
Route auf Müll prüfen
3 Personen
74
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
75
Restmaterial verstauen
2 Personen
76
Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
KlappTischeAnz. 12
StühleAnz. 24
BiertischeAnz. 6
TischdeckenAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
Elektrische WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
FunkgeräteAnz. 8
PowerbanksAnz. 6
MegafoneAnz. 2
HandlampenAnz. 8
WaagenAnz. 2

Wegweisung

WegweiserAnz. 80
KilometerschilderAnz. 43
Starttafel
Zielbogen
AbsperrbandAnz. 12
VerkehrskegelAnz. 30
KegelAnz. 20
PfeilhalterAnz. 40
KabelbinderAnz. 200
HeringeAnz. 50
GummihämmerAnz. 4

Registrierung

StartnummernAnz. 150
StartnummernhalterAnz. 150
ArmbänderAnz. 150
KugelschreiberAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 8
MedaillenAnz. 150

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 300
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
AusgießkannenAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8

Catering

WasserbehälterAnz. 12
GetränkespenderAnz. 6
KühlelementeAnz. 40
BrotkörbeAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 12
HanddesinfektionsspenderAnz. 10

Sportmaterial

WarnwestenAnz. 30
GehstöckeAnz. 10
RegenponchosAnz. 20
DeckenAnz. 10
Faltbare Trage
KühlkompressenAnz. 20
KühltaschenAnz. 10
RegenschirmeAnz. 10

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
EinweghandschuheAnz. 100
Erste-Hilfe-KästenAnz. 6
PflasterAnz. 200
SporttapeAnz. 12
DesinfektionstücherAnz. 100
RettungsdeckenAnz. 20
SchmerzmittelAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 15
AbfallgreiferAnz. 6
BesensetsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungsschwämmeAnz. 12
Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 24

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Banner

Startbanner
Zielbanner
SponsorenbannerAnz. 6

Einkäufe

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Entfernung sowie Start- und Zielort mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Prüfe dabei auch Verkehrslage, Querungen und mögliche Ausweichstellen, bevor du die Strecke veröffentlichst.
Kläre Gemeindeanmeldung, Versicherung und erforderliche Genehmigungen spätestens 6 Wochen vor dem Termin. Eine veröffentlichte Anmeldung hilft dir erst dann, wenn diese Punkte schriftlich bestätigt sind.
Plane Ruhepunkte nicht nur nach Kilometern, sondern auch nach Erreichbarkeit für Helfer und Nachschub. Teile den Freiwilligen ihre Stationen mindestens 7 Tage vorher zu und verschicke ein kurzes Briefing mit Telefonnummern.
Erfasse bei der Anmeldung Ernährungswünsche und informiere die Teilnehmer rechtzeitig über Strecke, Startzeit und Treffpunkt. Versende Wetterhinweise spätestens 24 Stunden vor dem Start, wenn sich die Bedingungen deutlich ändern.
Kontrolliere am Vortag Startnummern, Armbänder, Streckenpläne, Erste-Hilfe-Material und die Beschilderung. Sortiere das Material stationenweise und markiere auf einem Plan, wo Wegweiser, Kilometerschilder und Absperrungen eingesetzt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Wandermarathon organisieren?: Starte idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher mit Route, Entfernung und Start-Ziel-Ort. Für Genehmigungen, Versicherung und die Anmeldung solltest du mindestens 6 Wochen Vorlauf einplanen.
Wie viele Helfer braucht ein Wandermarathon?: Das hängt von Streckenlänge, Teilnehmerzahl und Anzahl der Ruhepunkte ab. Plane pro Ruhepunkt mindestens 2 Helfer sowie zusätzliche Personen für Start, Ziel, Beschilderung und Erste Hilfe ein.
Wann sollte die Anmeldung für einen Wandermarathon öffnen?: Öffne die Anmeldung erst, wenn Route, Start- und Zielort sowie die wichtigsten Genehmigungen geklärt sind. Praktisch sind 4 bis 6 Wochen Anmeldezeit, damit du Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Armbänder rechtzeitig vorbereiten kannst.
Was muss man am Tag vor dem Wandermarathon prüfen?: Prüfe am Vortag die Wettervorhersage, alle Streckenpläne, Startnummern, Armbänder, Erste-Hilfe-Material und die Beschilderung. Teile außerdem die Telefonnummern der Helfer und die genaue Einteilung spätestens am Abend vorher.

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