Wandelconcert organiseren: checklist en planning

Een wandelconcert bestaat uit meerdere optredens op verschillende stops, waardoor route, tijden en techniek goed op elkaar moeten aansluiten. Begin met de route en vergunningen en bevestig daarna de muziekverenigingen, optreedtijden en reserveringen. Verzamel aanmeldingen en dieetwensen voordat je catering en zitplaatsen vastlegt. Op de dag zelf draait alles om duidelijke routeborden, een ingericht ontvangstpunt en getest geluid bij elke stop.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Route en stops vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Muziekverenigingen bevestigen
Optreedtijden indelen
2 personen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Routebeschrijving publiceren
Deelnemerslijst afdrukken
Weersverwachting controleren
Muziekmateriaal controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Routeborden sorteren
2 personen
Muziekstandaards klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstpunt inrichten
2 personen
Drankpunten inrichten
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Decoratie ophangen
2 personen
EHBO- en veiligheidsmateriaal klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren

Event

Muzikanten ontvangen
3 personen
Instrumenten veilig plaatsen
3 personen
Optredens soundchecken
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingsmoment begeleiden
2 personen
Wandelgroep begeleiden
6 personen
Optredens aankondigen
2 personen
Muziekoptredens verzorgen
20 personen
Dranken serveren
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Route en doorgang controleren
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Slotoptreden begeleiden
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
4 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten teruggeven
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Routeborden verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen droog opslaan
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Partytentenaantal 3
Klapbankenaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Mengpaneel
Muziekstandaardsaantal 20
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 8
Koelboxenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4
Zaklampenaantal 6

Decoratie

Routebordenaantal 20
Pijlenstickersaantal 40
Programmastandaardsaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Vlaggenlijnenaantal 6
Naamkaartjesaantal 30

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Tangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stoffer en blikaantal 3
Bezemaantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampvestenaantal 6
Afzetlintaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route en stops uiterlijk enkele weken vooraf vast en controleer per stop stroom, ruimte, toiletten en een plek voor muziekstandaards. Zo ontdek je vóór de opbouw waar verlengkabels, accu’s of extra verlichting nodig zijn.
Plan optreedtijden met een duidelijke buffer tussen de stops. Reken niet alleen de concertduur mee, maar ook de wandeltijd, het verzamelen van deelnemers en het verplaatsen van geluidsapparatuur.
Test draagbare speakers, draadloze microfoons, mengpaneel en microfoonstatieven vóór de deelnemers arriveren. Controleer ook opgeladen accu’s, verlengkabels en stekkerdozen; een ontbrekende kabel houdt anders een hele stop op.
Richt het ontvangstpunt en de drankpunten vooraf in met tafels, naamkaartjes, drinkglazen en gekoelde dranken. Zet routebeschrijving, deelnemerslijst en programma op één vaste plek, zodat laatkomers niet de groep hoeven te zoeken.
Controleer de weersverwachting opnieuw op de dag zelf en houd partytenten, ledlampen, zaklampen en EHBO-materiaal bereikbaar. Plaats routeborden en pijlenstickers pas nadat de definitieve looprichting en optreedvolgorde zijn gecontroleerd.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vergunning voor een wandelconcert aanvragen?: Vraag de vergunning aan zodra route, stops en aantallen deelnemers bekend zijn, bij voorkeur minstens 6 tot 8 weken vooraf. Gemeenten kunnen extra informatie vragen over geluid, verkeer en veiligheid.
Hoeveel tijd moet er tussen optredens tijdens een wandelconcert zitten?: Plan minimaal 15 tot 20 minuten tussen het einde van een optreden en de start bij de volgende stop. Voeg extra buffer toe als deelnemers tussen stops langer dan 10 minuten lopen of apparatuur wordt verplaatst.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een wandelconcert?: Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor het concert. Dan kun je deelnemerslijst, dieetwensen, hapjes, dranken en zitplaatsen nog aanpassen.
Wanneer controleer ik het geluid en de muziekmaterialen?: Doe een volledige technische test op de dag ervoor en herhaal een korte controle minstens 2 uur voor de start. Test per stop de speakers, microfoons, standaards, accu’s en beschikbare stroom.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.