Checklist para organizar un concierto itinerante sin perderse nada
Un concierto itinerante necesita coordinar una ruta, varias paradas y actuaciones que deben encajar minuto a minuto. Esta checklist reúne lo que conviene cerrar primero: permisos, asociaciones musicales, reservas, inscripciones y horarios. También contempla los detalles que suelen llegar tarde, como publicar la ruta, enfriar las bebidas, probar el sonido y colocar las señales. Usa el plan como guía de trabajo y asigna a una persona responsable de cada punto.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Registrar ruta y paradas
2 personas
Solicitar permisos
Confirmar con las asociaciones musicales
Asignar los horarios de actuación
2 personas
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Publicar la ruta
Imprimir la lista de participantes
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar el material musical
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Ordenar las señales de ruta
2 personas
Preparar los atriles de música
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar el punto de recepción
2 personas
Montar los puntos de bebidas
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Colocar señales de ruta
4 personas
Colgar la decoración
2 personas
Preparar material de primeros auxilios y seguridad
2 personas
Comprobar los baños
Evento
Recibir a los músicos
3 personas
Colocar los instrumentos de forma segura
3 personas
Hacer la prueba de sonido de las actuaciones
3 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Coordinar el momento de apertura
2 personas
Guiar al grupo de senderismo
6 personas
Anunciar las actuaciones
2 personas
Gestionar las actuaciones musicales
20 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar la ruta y el paso
2 personas
Limpiar los baños durante el evento
Coordinar la actuación final
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Devolver los instrumentos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar los carteles de ruta
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Guardar los materiales en seco
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recoger objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 40
- Carpas de fiestacant. 3
- Bancos plegablescant. 4
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Atrilescant. 20
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Baterías recargablescant. 8
- Neveras portátilescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Linternascant. 6
Decoración
- Señales de rutacant. 20
- Pegatinas de flechascant. 40
- Atriles para programascant. 4
- Mantelescant. 8
- Guirnaldascant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 30
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Tablas para servircant. 8
- Pinzascant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Chalecos reflectantescant. 6
- Cinta de balizamientocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la ruta y las paradas antes de publicar las invitaciones: deja definidos también los horarios de actuación y un margen de 10 a 15 minutos para los desplazamientos.
- Solicita los permisos con varias semanas de antelación y confirma por escrito las condiciones de cada parada, especialmente el uso de sonido, mesas, sillas y carpas.
- Haz una prueba completa del equipo de sonido al menos 2 horas antes. Comprueba altavoces, micrófonos, mesa de mezclas, cables, regletas y baterías, no solo que el equipo encienda.
- Prepara la recepción y los puntos de bebidas antes de que llegue el primer grupo. Enfría las bebidas con tiempo y coloca vasos reutilizables, neveras y señalización en cada punto previsto.
- Revisa el pronóstico el día anterior y de nuevo el mismo día. Si hay actuaciones al aire libre, deja preparada una decisión alternativa al menos 3 horas antes de empezar.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto itinerante?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para registrar la ruta, solicitar permisos y confirmar las asociaciones musicales. Deja las inscripciones, preferencias dietéticas y horarios cerrados al menos 10 días antes.
- ¿Cuándo se debe publicar la ruta del concierto itinerante?
- Publícala cuando los permisos, las paradas y los horarios estén confirmados, normalmente entre 7 y 10 días antes. Así los participantes reciben información estable y puedes imprimir la lista final con tiempo.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido?
- Haz una prueba completa al menos 2 horas antes de la primera actuación. Reserva otros 30 minutos para corregir cables, baterías, niveles de micrófono o la colocación de los altavoces.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y los aperitivos?
- Compra los productos el día anterior si son estables y enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de empezar. Coloca los aperitivos y los puntos de bebidas entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes.
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