Organiser un concert itinérant : la checklist complète

Un concert itinérant demande de coordonner plusieurs lieux, des horaires précis et une équipe mobile. Commence par définir l’itinéraire et les arrêts, puis obtiens les autorisations avant de confirmer les associations musicales et les réservations. La checklist couvre aussi les inscriptions, la sonorisation, les boissons, l’accueil et la sécurité. Les dernières vérifications portent sur la météo, les branchements, les panneaux et les toilettes à chaque étape.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’itinéraire et les arrêts
2 personnes
Demander les autorisations
Confirmer les associations musicales
Répartir les horaires de passage
2 personnes
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Publier l’itinéraire
Imprimer la liste des participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le matériel musical
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les panneaux d’itinéraire
2 personnes
Préparer les pupitres
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le point d’accueil
2 personnes
Mettre en place les points boissons
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer les panneaux de parcours
4 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours et de sécurité
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les musiciens
3 personnes
Placer les instruments en sécurité
3 personnes
Faire la balance des concerts
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Animer le moment d'ouverture
2 personnes
Accompagner le groupe de marche
6 personnes
Annoncer les spectacles
2 personnes
Assurer les prestations musicales
20 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et le passage
2 personnes
Nettoyer les toilettes entre-temps
Encadrer la prestation de clôture
3 personnes
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rendre les instruments
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Stocker le matériel au sec
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 40
Tentes de réceptionqté 3
Bancs pliantsqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Pieds de microqté 20
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 8
Glacièresqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Panneaux de directionqté 20
Autocollants flèchesqté 40
Pupitres de programmeqté 4
Nappesqté 8
Guirlandes de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Planches de serviceqté 8
Pincesqté 8
Pains de glaceqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets lampes torchesqté 6
Ruban de balisageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque l’itinéraire avant d’annoncer le concert : indique chaque arrêt, l’heure de passage et le temps nécessaire pour déplacer le matériel entre deux lieux.
Demande les autorisations au moins 4 à 6 semaines avant la date, surtout si le parcours utilise l’espace public ou plusieurs communes.
Prévois un responsable par étape : une personne pour l’accueil et les inscriptions, une pour le son et une autre pour les boissons, les panneaux et les imprévus.
Teste la sonorisation sur place avant l’arrivée du public. Vérifie les enceintes, microphones, pieds, rallonges, multiprises et batteries, puis garde une lampe de poche disponible.
Refroidis les boissons la veille et prépare les points de service avant le premier passage. Garde les verres réutilisables, les en-cas et le matériel de premiers secours accessibles, pas rangés dans le véhicule.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert itinérant ?: Prévois au minimum 6 à 8 semaines. Ce délai permet de définir le parcours, obtenir les autorisations, confirmer les groupes, ouvrir les inscriptions et préparer la logistique.
Quand faut-il demander les autorisations pour un concert itinérant ?: Dépose les demandes 4 à 6 semaines avant l’événement. Ajoute davantage de marge si le concert passe par plusieurs espaces publics ou si une autorisation de sonorisation est nécessaire.
Comment gérer les horaires d’un concert itinérant ?: Prévois un créneau précis pour chaque arrêt et ajoute 15 à 30 minutes entre deux passages pour le déplacement, l’installation et les retards. Publie l’itinéraire final dès que les horaires sont confirmés.
Que vérifier la veille d’un concert itinérant ?: Vérifie la météo, les inscriptions, le matériel sonore, les batteries, les boissons, les panneaux et les toilettes. Prépare aussi la liste imprimée des participants et regroupe le matériel par étape pour limiter les oublis.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.