Zo organiseer je een wandelchallenge
Een wandelchallenge staat of valt met een veilige route en een duidelijke deelnemersstroom. Begin daarom met de afstanden, controleer elke route ter plaatse en regel de startlocatie en eventuele vergunning voordat je uitnodigingen verstuurt. Daarna werk je de inschrijvingen, routekaarten, startnummers en vrijwilligersinstructies uit. In de laatste week draait alles om markering, weersverwachting, rustpunten en een startterrein waar registratie, catering en veiligheid logisch samenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wandelroutes bepalen
2 personen
- 2
Routes controleren op veiligheid
2 personen
- 3
Startlocatie reserveren
- 4
Routevergunning controleren
- 5
Aanmeldformulier maken
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Deelnemerslijst controleren
2 personen
- 10
Startnummers toewijzen
2 personen
- 11
Routekaarten afdrukken
2 personen
- 12
Deelnemersinformatie versturen
- 13
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 14
Weersverwachting controleren
- 15
Boodschappen doen
2 personen
- 16
Routepijlen voorbereiden
2 personen
- 17
Startnummers sorteren
2 personen
- 18
Materialen verzamelen
2 personen
- 19
Dranken koud zetten
2 personen
- 20
Routepijlen plaatsen
4 personen
- 21
Rustpunten inrichten
4 personen
- 22
Startterrein opbouwen
5 personen
- 23
Registratietafel klaarzetten
2 personen
- 24
Catering klaarzetten
3 personen
- 25
Veiligheidsmateriaal klaarleggen
2 personen
Event
- 26
Vrijwilligersposten bemannen
6 personen
- 27
Deelnemers registreren
4 personen
- 28
Startnummers uitdelen
3 personen
- 29
Route en regels toelichten
2 personen
- 30
Gezamenlijke warming-up begeleiden
2 personen
- 31
Wandelaars laten starten
3 personen
- 32
Rustpunten bevoorraden
4 personen
- 33
Routepijlen controleren
3 personen
- 34
Deelnemers opvangen
3 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Fruit en snacks serveren
3 personen
- 37
Eindregistratie bijhouden
2 personen
- 38
Medaille-uitgifte verzorgen
2 personen
- 39
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen
- 40
Afsluiting en bedankwoord verzorgen
2 personen
Nazorg
- 41
Routepijlen verwijderen
4 personen
- 42
Startterrein afbouwen
5 personen
- 43
Afval verzamelen
3 personen
- 44
Servies afwassen
2 personen
- 45
Startlocatie schoonmaken
3 personen
- 46
Overgebleven voedsel koelen
2 personen
- 47
Materialen sorteren
2 personen
- 48
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 49
Deelnemers bedankbericht sturen
- 50
Resultaten publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 20
- Bankjesaantal 6
- Tafelkleedaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Megafonenaantal 2
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 120
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Routepijlenaantal 80
- Routebordenaantal 18
- Routekaartenaantal 130
- Pionnenaantal 24
- Medaillelintenaantal 120
- Wandelmedaillesaantal 120
- Paraplu'saantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 10
- Zaklampenaantal 8
- Fluitjesaantal 12
Registratie
- Klembordenaantal 6
- Pennenaantal 30
- Polsbandjesaantal 130
- Naamstickersaantal 150
- Registratieformulierenaantal 130
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Pijlbord start
- Pijlbord finish
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilsetaantal 2
- Afwasteiltjesaantal 2
Keuken
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 10
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Opscheptangenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de routecontrole minimaal 3 weken vooraf en loop iedere route helemaal na. Let niet alleen op afstand, maar ook op drukke oversteekplaatsen, smalle paden, ontbrekende bewegwijzering en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen.
- Sluit de inschrijving 5 tot 7 dagen voor de wandelchallenge. Dan kun je de deelnemerslijst controleren, startnummers toewijzen en routekaarten afdrukken zonder op de ochtend zelf namen en nummers te moeten bijwerken.
- Maak per rustpunt een vaste indeling met drinken, bekers, afval en een aanspreekpunt. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per deelnemer en zet extra water apart voor warm weer.
- Instrueer vrijwilligers uiterlijk 2 dagen vooraf met een korte route- en veiligheidsspreekbeurt. Geef aan wie bij de start staat, wie een rustpunt beheert, wie de laatste wandelaars controleert en welk nummer bij problemen wordt gebeld.
- Richt het startterrein minimaal 60 minuten voor de eerste start in. Zet registratie, startnummers, routekaarten, catering en veiligheidsmateriaal klaar voordat deelnemers arriveren; controleer de weersverwachting nog één keer de avond ervoor.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een wandelchallenge organiseren?
- Begin idealiter 6 tot 8 weken vooraf. In die periode kun je routes bepalen en controleren, de startlocatie reserveren, een vergunning nagaan en deelnemers werven. Reserveer de laatste week voor deelnemersinformatie, materialen en de definitieve weerscheck.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandelchallenge?
- Reken op minimaal 1 vrijwilliger per rustpunt, 2 mensen bij de registratie en 1 coördinator die bereikbaar blijft. Bij kruisingen of meerdere routes komen daar verkeersbegeleiders bij; wijs alle rollen uiterlijk 2 dagen vooraf toe.
- Hoeveel drinken moet ik voorzien voor een wandelchallenge?
- Voorzie voor het eerste uur 2 tot 3 drankjes per deelnemer en vul dat aan op basis van de route, temperatuur en het aantal rustpunten. Zet water en andere dranken uiterlijk de avond ervoor koud, zodat de uitgifte bij de start direct kan beginnen.
- Wanneer controleer je de route voor een wandelchallenge?
- Controleer elke route eerst 3 tot 4 weken vooraf en nogmaals in de laatste week. Controleer dan vooral wegwerkzaamheden, tijdelijke afsluitingen, bewegwijzering en de veiligheid van oversteekplaatsen; pas routekaarten en routepijlen daarna definitief aan.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!