Organiser un défi de marche sans rien laisser au hasard
Un défi de marche se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par définir les itinéraires et vérifier leur sécurité avant de réserver le départ, de demander les autorisations et d’ouvrir les inscriptions. Les dernières 48 heures servent surtout à contrôler la météo, préparer les dossards, les flèches, les cartes et les points de repos. Le jour J, une table d’inscription claire et des bénévoles bien briefés évitent la plupart des retards.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir les itinéraires de marche
2 personnes
- 2
Vérifier la sécurité des itinéraires
2 personnes
- 3
Réserver le lieu de départ
- 4
Vérifier le permis d’itinéraire
- 5
Créer le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Vérifier la liste des participants
2 personnes
- 10
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
- 11
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
- 12
Envoyer les informations aux participants
- 13
Briefer les bénévoles
2 personnes
- 14
Vérifier les prévisions météo
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Préparer les flèches de direction
2 personnes
- 17
Trier les dossards
2 personnes
- 18
Rassembler le matériel
2 personnes
- 19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 20
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
- 21
Aménager des points de repos
4 personnes
- 22
Monter l’aire de départ
5 personnes
- 23
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 24
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
- 25
Préparer le matériel de sécurité
2 personnes
Événement
- 26
Assurer la présence aux postes des bénévoles
6 personnes
- 27
Enregistrer les participants
4 personnes
- 28
Distribuer les dossards
3 personnes
- 29
Expliquer l’itinéraire et les règles
2 personnes
- 30
Animer l’échauffement collectif
2 personnes
- 31
Faire partir les marcheurs
3 personnes
- 32
Réapprovisionner les points de repos
4 personnes
- 33
Vérifier les flèches d’itinéraire
3 personnes
- 34
Accueillir les participants
3 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
- 37
Tenir l’enregistrement final
2 personnes
- 38
Gérer la remise des médailles
2 personnes
- 39
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes
- 40
Préparer la clôture et le discours de remerciement
2 personnes
Suivi
- 41
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
- 42
Démonter la zone de départ
5 personnes
- 43
Rassembler les déchets
3 personnes
- 44
Faire la vaisselle
2 personnes
- 45
Nettoyer le lieu de départ
3 personnes
- 46
Refroidir les restes
2 personnes
- 47
Trier les matériaux
2 personnes
- 48
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 49
Envoyer un message de remerciement aux participants
- 50
Publier les résultats
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 20
- Bancsqté 6
- Nappeqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 4
- Mégaphonesqté 2
Matériel de sport
- Numéros de départqté 120
- Gilets de sécuritéqté 12
- Flèches de directionqté 80
- Panneaux de directionqté 18
- Cartes d'itinéraireqté 130
- Cônesqté 24
- Rubans de médailleqté 120
- Médailles de marcheqté 120
- Parapluiesqté 6
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures de survieqté 10
- Lampes de pocheqté 8
- Siffletsqté 12
Inscription
- Presse-papiersqté 6
- Stylosqté 30
- Braceletsqté 130
- Étiquettes nominativesqté 150
- Formulaires d’inscriptionqté 130
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Ballonsqté 100
- Début du panneau de signalisation
- Panneau de flèche arrivée
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balai et pelleqté 2
- Kit de lavageqté 2
- Bacs à vaisselleqté 2
Cuisine
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 10
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pince de serviceqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Définis chaque itinéraire avant de lancer les inscriptions : indique la distance, le point de départ, les passages sensibles et les points de repos. Vérifie ensuite le parcours à pied et règle les autorisations au moins 4 semaines à l’avance.
- Clôture les inscriptions 5 à 7 jours avant la marche pour vérifier les participants, attribuer les numéros de départ et recueillir les besoins alimentaires. Envoie les cartes, horaires et consignes pratiques au plus tard 3 jours avant.
- Prépare les flèches, panneaux et cônes en lots par itinéraire, puis compte-les la veille. Une personne doit installer le balisage tandis qu’une autre contrôle les carrefours et retire les indications après le passage du dernier marcheur.
- Prévois un bénévole pour environ 20 à 30 participants aux endroits sensibles : départ, croisements, ravitaillement et arrivée. Distribue les gilets de sécurité, sifflets, lampes et trousses de premiers secours avant le briefing.
- Mets les boissons au frais la veille et installe les points de repos avant l’arrivée des marcheurs. Garde une réserve de gobelets, de couvertures de survie et de parapluies : ces petits articles manquent souvent quand la météo change.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un défi de marche ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour un défi de marche avec plusieurs itinéraires. Ce délai laisse le temps de vérifier les parcours, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et organiser les bénévoles.
- Quand faut-il vérifier la sécurité des itinéraires ?
- Faites une première vérification dès que les parcours sont définis, puis un second contrôle 7 à 10 jours avant l’événement. Contrôlez encore les passages sensibles la veille, surtout après de fortes pluies ou des travaux.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoyez les informations principales au moins 3 jours avant le défi : heure d’arrivée, lieu de départ, itinéraire, stationnement et équipement conseillé. Un rappel avec la météo peut partir la veille.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un défi de marche ?
- Comptez environ 1 bénévole pour 20 à 30 participants, en ajoutant une personne responsable du départ et une autre de la sécurité. Pour 100 marcheurs, prévoyez donc au minimum 4 à 6 bénévoles bien briefés.
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