LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Wandelchallenge organiseren: checklist en planning

Een wandelchallenge vraagt vooral om een gecontroleerde route en duidelijke begeleiding onderweg. Leg eerst de route, startlocatie en vrijwilligers vast; werk daarna de deelnemerscommunicatie, routekaarten en checkpointpakketten uit. In de laatste week controleer je het weer, sluit je de deelnemerslijst en regel je boodschappen en catering. Op de dag zelf bouw je start- en finishzone, registratie en checkpoints op voordat je de briefing geeft. Gebruik deze checklist als vaste volgorde naast de volledige taken- en spullenlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route uitstippelen

    2 personen

  • Startlocatie reserveren

  • Route volledig voorlopen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Vrijwilligers indelen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Routekaarten afronden

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemerslijst afsluiten

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Routeborden printen

  • Deelnemersbadges maken

    2 personen

  • Routepakketten samenstellen

    2 personen

  • Checkpointpakketten inpakken

    2 personen

  • Apparatuur opladen

  • Catering voorbereiden

    3 personen

Event

  • Start- en finishzone opbouwen

    5 personen

  • Route uitzetten

    4 personen

  • Checkpointtafels opbouwen

    4 personen

  • Verlichting aansluiten

    2 personen

  • Informatietafel inrichten

    2 personen

  • Registratietafel klaarzetten

    2 personen

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Startbriefing geven

    2 personen

  • Wandelgroepen laten starten

    3 personen

  • Checkpoint bemannen

    4 personen

  • Water en snacks uitdelen

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Routepijlen controleren

    2 personen

  • EHBO-materiaal controleren

  • Finishdeelnemers registreren

    3 personen

  • Finishmedailles uitreiken

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Hapjes serveren

    2 personen

  • Routeborden ophalen

    3 personen

Nazorg

  • Start- en finishzone afbreken

    5 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 16
  • Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

  • Routepijlenaantal 40
  • Verkeerskegelsaantal 20
  • Checkpointvlaggenaantal 4
  • Reflecterende hesjesaantal 12
  • Startnummersaantal 80
  • Finishmedaillesaantal 80
  • Stappentellersaantal 6
  • Parcourslintaantal 6

Apparatuur

  • Portofoonsaantal 6
  • Tabletsaantal 3
  • Powerbanksaantal 6
  • Bluetoothspeaker
  • Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

  • Ledlampenaantal 6
  • Batterijenaantal 24

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Bordenaantal 80
  • Besteksetsaantal 80
  • Thermoskannenaantal 6

Keuken

  • Koelboxenaantal 6
  • Snijplankenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 3
  • Tangenaantal 4
  • Schenkkanaantal 4
  • Koffiezetapparatenaantal 2

Schoonmaak

  • Bezemaantal 2
  • Vuilnisgrijpersaantal 3
  • Schoonmaakemmersaantal 2
  • Afwasborstelsaantal 3
  • Handzeepdispensersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Loop de volledige route uiterlijk een week vooraf en nogmaals kort voor de start. Controleer kruisingen, tijdelijke obstakels en plekken waar routepijlen of verkeerskegels nodig zijn.
  • Sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor de wandelchallenge af. Zo kun je routekaarten, startnummers, badges, finishmedailles en routepakketten per deelnemer klaarmaken.
  • Geef elk checkpoint een eigen pakket met vlag, route-informatie, communicatieapparatuur en eventuele verzorging. Plan per checkpoint een vrijwilliger en laat iedereen vooraf weten wanneer hij of zij aanwezig moet zijn.
  • Reken voor de opbouw op minimaal 2 uur vóór de start. Zet eerst de route uit en bouw daarna registratie, informatietafel, checkpointtafels en de start- en finishzone op; zo blijven doorgangen vrij.
  • Laad portofoons, tablets, powerbanks en de bluetoothspeaker de avond ervoor op. Neem verlengkabels, ledlampen en extra batterijen mee, vooral als deelnemers vroeg vertrekken of de finish in een donkere zone ligt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandelchallenge organiseren?
Begin 6 tot 8 weken vooraf met de route, startlocatie en uitnodigingen. Reserveer de locatie en loop de route uiterlijk 2 weken voor de wandelchallenge volledig voor.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst voor een wandelchallenge sluiten?
Sluit de lijst bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de start. Dan heb je tijd om badges, startnummers, routekaarten, routepakketten en catering op aantallen af te stemmen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wandelchallenge?
Plan minimaal 1 vrijwilliger bij de registratie, 1 bij de informatie- of finishzone en 1 per checkpoint. Bij 3 checkpoints kom je daarmee uit op minimaal 5 vrijwilligers, exclusief een coördinator voor onderweg.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een wandelchallenge op te bouwen?
Reserveer minstens 2 uur voor de opbouw en 30 minuten extra als je meerdere checkpoints, verlichting of partytenten plaatst. Laat vrijwilligers uiterlijk 15 minuten vóór hun post aanwezig zijn voor een korte briefing.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!