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Wanderchallenge organisieren: die praktische Checkliste

Eine Wanderchallenge braucht mehr als eine markierte Strecke. Du musst Start und Ziel, Checkpoints, Helfer, Teilnehmende und Verpflegung so planen, dass am Veranstaltungstag alles ineinandergreift. Besonders häufig werden die vollständige Testwanderung, geladene Geräte und wetterfeste Beschilderung zu spät erledigt. Arbeite die Checkliste von der Routenplanung bis zum Startbriefing in dieser Reihenfolge durch und lege für jede Aufgabe eine verantwortliche Person fest.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Route planen

    2 Personen

  • Startort reservieren

  • Route vollständig ablaufen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Freiwillige einteilen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Streckenpläne fertigstellen

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Wegweiser drucken

  • Teilnehmerausweise erstellen

    2 Personen

  • Routenpakete zusammenstellen

    2 Personen

  • Checkpoint-Pakete packen

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

Event

  • Start- und Zielzone aufbauen

    5 Personen

  • Route festlegen

    4 Personen

  • Checkpoint-Tische aufbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Teilnehmende empfangen

    3 Personen

  • Startbriefing geben

    2 Personen

  • Wandergruppen starten lassen

    3 Personen

  • Checkpoint besetzen

    4 Personen

  • Wasser und Snacks ausgeben

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Wegweiser prüfen

    2 Personen

  • Erste-Hilfe-Material prüfen

  • Zielankömmlinge registrieren

    3 Personen

  • Zielmedaillen überreichen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Wegweiser abholen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Start- und Zielzone abbauen

    5 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 16
  • AbfallbehälterAnz. 6

Sportmaterial

  • WegweiserAnz. 40
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • Checkpoint-FahnenAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 12
  • StartnummernAnz. 80
  • Finisher-MedaillenAnz. 80
  • SchrittzählerAnz. 6
  • StreckenbandAnz. 6

Ausstattung

  • FunkgeräteAnz. 6
  • TabletsAnz. 3
  • PowerbanksAnz. 6
  • Bluetooth-Lautsprecher
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • ZangenAnz. 4
  • KaraffeAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2

Reinigung

  • BesenAnz. 2
  • MüllgreiferAnz. 3
  • PutzeimerAnz. 2
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Route früh fest und laufe sie vollständig ab, bevor du Einladungen verschickst. Plane für die Testwanderung mindestens einen halben Tag ein, damit unklare Abzweigungen und fehlende Checkpoints auffallen.
  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 bis 5 Tage vor dem Start. Bis dahin sollten Ernährungswünsche erfasst, Startnummern erstellt und Routen- sowie Checkpoint-Pakete vorbereitet sein.
  • Teile die Freiwilligen nicht nur den Checkpoints zu, sondern auch Registrierung, Startbriefing und Zielzone. Rechne pro Checkpoint mit mindestens zwei Personen, wenn dort kontrolliert, ausgegeben oder dokumentiert wird.
  • Prüfe die Wettervorhersage 24 bis 48 Stunden vorher und sichere Start, Ziel und Verpflegung mit Zelten, Beleuchtung und ausreichend Abfallbehältern ab. Wegweiser, Verkehrskegel und Streckenband solltest du zusätzlich gegen Wind befestigen.
  • Lade Tablets, Funkgeräte und Lautsprecher am Vorabend vollständig auf und lege Powerbanks bereit. Teste außerdem LED-Lampen, Verlängerungskabel und Batterien vor dem Aufbau, nicht erst während der Registrierung.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wanderchallenge organisieren?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Route, Startort und Helferplanung. Die Route sollte spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin vollständig abgelaufen und angepasst sein.
Wann muss die Teilnehmerliste für eine Wanderchallenge feststehen?
Schließe die Liste 3 bis 5 Tage vor dem Start. Dann bleiben genug Zeit für Startnummern, Teilnehmerausweise, Routenpakete, Verpflegung und die Einteilung der Freiwilligen.
Wie viele Helfer braucht eine Wanderchallenge?
Plane mindestens zwei Helfer pro Checkpoint sowie zusätzliche Personen für Registrierung, Startbriefing und Zielzone ein. Bei mehreren Checkpoints solltest du die Einsatzpläne spätestens eine Woche vorher bestätigen.
Was muss am Tag vor der Wanderchallenge erledigt sein?
Am Vorabend sollten Pakete gepackt, Beschilderung sortiert, Geräte geladen und Catering vorbereitet sein. Kontrolliere außerdem Wettervorhersage, Teilnehmerliste und die Vollständigkeit jedes Checkpoint-Pakets.

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