Walking footballtoernooi organiseren: complete checklist

Een walking footballtoernooi organiseren vraagt vooral om een strakke planning rond velden, teams en wedstrijdbegeleiding. Leg eerst de datum vast en reserveer tegelijk de voetbalvelden en kleedkamers. Daarna volgen inschrijvingen, scheidsrechters, EHBO en het wedstrijdschema. In de laatste week bevestig je aantallen, dieetwensen, teamindeling en deelnemersinformatie. Op de toernooidag zelf moeten materiaal, drinken, catering en een alternatief veldplan klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Toernooidatum vastleggen
2 personen
Voetbalvelden reserveren
Kleedkamers reserveren
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Teams uitnodigen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Scheidsrechters benaderen
EHBO'er benaderen
Cateringafspraken maken
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teamindeling bevestigen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Wedstrijdregels versturen
Prijzen bestellen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Toernooimaterialen controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Alternatief veldplan maken
2 personen
Deelnemersaantallen bevestigen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Prijzen en medailles ophalen
Dranken koelen
2 personen
Lunchpakketten voorbereiden
3 personen
Wedstrijdformulieren printen
Teamtafels labelen
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Terrein inspecteren
2 personen
Kleedkamers openen
Velden uitzetten
4 personen
Wedstrijdballen klaarleggen
2 personen
Ontvangstbalie opbouwen
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Zitplaatsen opstellen
3 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Scheidsrechters instrueren
2 personen

Event

Teams registreren
4 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Toernooi openen
2 personen
Teams naar velden begeleiden
2 personen
Wedstrijden begeleiden
8 personen
Wedstrijdstanden bijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Rustruimte controleren
Blessures registreren
Tussenstanden omroepen
Finalewedstrijden begeleiden
6 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet serveren
4 personen
Servies verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Wedstrijdmaterialen verzamelen
4 personen
Velden leegmaken
4 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Kleedkamers schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Locatie schoon opleveren
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 100
Biertafelsaantal 8
Barkrukkenaantal 8
Tafelkledenaantal 12

Sportmateriaal

Walking footballballenaantal 12
Pionnenaantal 60
Markeringshoedjesaantal 80
Mini-doelenaantal 8
Veldmarkeringstapeaantal 4
Scheidsrechtersfluitjesaantal 8
Scheidsrechtersvestenaantal 8
Trainingshesjesaantal 40
Ballennettenaantal 4
Wedstrijdklokkenaantal 4
Scorebordenaantal 4
Waterkrattenaantal 8
Teamhesjesaantal 80
Reservevoetballenaantal 4
Scoreformulierenhoudersaantal 4
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 30
EHBO-koffersaantal 2
IJs packsaantal 12
Reddingsdekensaantal 6
Koelspraysaantal 4
Sporttapeaantal 8
Kinesiotapeaantal 4
Handdoekenaantal 20
Reservehesjesaantal 20

Apparatuur

Mobiele geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bain-marie bakkenaantal 4
Waterdispensersaantal 4
Stopwatchesaantal 4
Powerbanksaantal 4

Catering

Boodschappen

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 150
Koffielepelsaantal 120
Serveerbestekaantal 20
Serveerschalenaantal 20
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 10
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelcontainersaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Podiumbordjesaantal 3
Teamnaambordenaantal 8
Pijlenbordjesaantal 20
Prijzentafel
Bekersaantal 3
Medaillesaantal 80
Diploma'saantal 80
Naamstickersaantal 120

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Toiletborstelsaantal 4

Tips

Reserveer velden en kleedkamers zodra de datum vaststaat. Plan daarnaast direct tijd voor opbouw, ontvangst en het opruimen van de materialen.
Open de inschrijving uiterlijk enkele weken voor het toernooi en sluit haar op tijd om teams, deelnemersaantallen en dieetwensen te kunnen bevestigen.
Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat de teams zijn ingedeeld. Stuur het schema en de wedstrijdregels vooraf, zodat deelnemers weten hoe laat ze spelen en waar ze moeten zijn.
Controleer in de week voor het toernooi alle sportmaterialen: ballen, pionnen, markeringshoedjes, mini-doelen, scoreborden, wedstrijdklokken en reserveballen.
Regel catering en drinken niet alleen voor de wedstrijdpauzes. Koel de dranken vooraf en zet voor koffie en thee ook warmhoudkannen, koffiezetapparaten, waterkokers en bekers klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een walking footballtoernooi organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren. Dan is er tijd om velden, kleedkamers, scheidsrechters, EHBO, teams en catering vast te leggen. Bevestig de definitieve deelnemersaantallen in de laatste week.
Hoeveel walking footballballen heb ik nodig voor een toernooi?: Plan minimaal 1 bal per speelveld en houd per veld 1 reservevoetbal achter de hand. Bij meerdere velden leg je de ballen vooraf per veld klaar, zodat wedstrijden niet stilvallen door zoekgeraakte of beschadigde ballen.
Wanneer verstuur ik het wedstrijdschema en de regels?: Stuur het wedstrijdschema en de wedstrijdregels uiterlijk 5 tot 7 dagen voor het toernooi. Verstuur op dezelfde dag ook de locatie, aankomsttijd, kleedkamerinformatie en praktische deelnemersinformatie.
Wat regel ik bij slecht weer voor een walking footballtoernooi?: Controleer de weersverwachting 3 tot 5 dagen vooraf en maak dan een alternatief veldplan. Spreek af wie de beslissing neemt en wanneer je deelnemers informeert, bijvoorbeeld uiterlijk 24 uur voor de eerste wedstrijd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.