Checklist para organizar un torneo de walking football

Organizar un torneo de walking football requiere coordinar campos, vestuarios, equipos, árbitros y asistencia sanitaria con bastante antelación. Esta checklist te ayuda a trabajar en orden: primero reservas y convocatoria, después competición y logística, y al final las comprobaciones del día. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las preferencias dietéticas, los premios, el material de reserva y un plan alternativo si cambia el tiempo. Usa el número final de participantes para ajustar compras, horarios y distribución del equipo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del torneo
2 personas
Reservar campos de fútbol
Reservar vestuarios
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Invitar a los equipos
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar a los árbitros
Contactar con el personal de primeros auxilios
Concertar acuerdos de catering
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar la distribución del equipo
2 personas
Enviar información a los participantes
2 personas
Enviar las reglas de la competición
Encargar premios
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el material del torneo
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer un plan de campo alternativo
2 personas
Confirmar el número de participantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Recoger los premios y medallas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar paquetes de almuerzo
3 personas
Imprimir formularios del partido
Etiquetar las mesas del equipo
2 personas
Recoger las llaves del recinto
Inspeccionar el recinto
2 personas
Abrir los vestuarios
Marcar los campos
4 personas
Preparar las bolas de competición
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar asientos
3 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Preparar el material de primeros auxilios
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Instruir a los árbitros
2 personas

Evento

Registrar equipos
4 personas
Recepción de participantes
3 personas
Abrir el torneo
2 personas
Guiar a los equipos a los campos
2 personas
Supervisar las competiciones
8 personas
Llevar el control de la clasificación
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer fruta y snacks
2 personas
Comprobar la sala de descanso
Registrar lesiones
Anunciar los resultados parciales
Supervisar las finales
6 personas
Abrir el buffet
3 personas
Servir el bufé
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Coordinar la despedida y la salida
3 personas

Seguimiento

Reunir el material de competición
4 personas
Vaciar los campos
4 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 12
Sillas plegablescant. 100
Mesas de cervezacant. 8
Taburetes de barcant. 8
Mantelescant. 12

Material deportivo

Balones de walking footballcant. 12
Conoscant. 60
Conos de marcajecant. 80
Miniporteríascant. 8
Cinta de marcaje para campocant. 4
Silbatos de árbitrocant. 8
Chalecos de árbitrocant. 8
Chalecos de entrenamientocant. 40
Redes para pelotascant. 4
Relojes de competicióncant. 4
Marcadorescant. 4
Cajas de aguacant. 8
Petos de equipocant. 80
Balones de fútbol de reservacant. 4
Portaformularios de puntuacióncant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Bolsas de hielocant. 12
Mantas térmicascant. 6
Sprays refrigerantescant. 4
Cinta deportivacant. 8
Kinesiotapecant. 4
Toallascant. 20
Chalecos de repuestocant. 20

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Jarras térmicascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cubetas para baño maríacant. 4
Dispensadores de aguacant. 4
Cronómetroscant. 4
Baterías externascant. 4

Catering

Compras

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 120
Cubiertos de serviciocant. 20
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chef y de pancant. 10
Pinzascant. 8
Jarras medidorascant. 4
Contenedores frigoríficoscant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Carteles para el escenariocant. 3
Carteles con nombres de equipocant. 8
Señales de flechascant. 20
Mesa de premios
Vasoscant. 3
Medallascant. 80
Diplomascant. 80
Pegatinas con nombrecant. 120

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Cierra la fecha y reserva los campos y vestuarios antes de abrir las inscripciones. Deja margen para montar carpas, mesas, marcadores y zonas de descanso sin bloquear los accesos.
Envía las reglas y el calendario cuando las inscripciones estén suficientemente avanzadas, y vuelve a confirmar el número de participantes antes de hacer la compra. Así evitas calcular comida, agua y petos con cifras provisionales.
Contacta con árbitros y personal de primeros auxilios con varias semanas de margen. Confirma por escrito sus horarios, el punto de encuentro y quién tendrá los teléfonos de contacto el día del torneo.
Comprueba el material deportivo al menos 48 horas antes: balones, conos, miniporterías, cinta de marcaje, silbatos, chalecos, relojes y marcadores. Lleva balones de reserva y revisa también cables, regletas y micrófonos si habrá megafonía.
Revisa el pronóstico del tiempo dos días antes y prepara el plan de campo alternativo. Enfría las bebidas con antelación, recoge premios y medallas antes del evento y asigna voluntarios a tareas concretas, no solo a una zona general.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un torneo de walking football?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar campos, vestuarios, árbitros y primeros auxilios. Abre las inscripciones después de confirmar la fecha y cierra el número definitivo al menos 7 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones del torneo?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del torneo. Ese plazo permite elaborar el calendario, confirmar la distribución de los equipos, recoger preferencias dietéticas y ajustar la compra.
¿Qué material hace falta para un torneo de walking football?: Prepara balones de walking football y de reserva, conos, cinta de marcaje, miniporterías, silbatos, chalecos, redes para pelotas, relojes de competición y marcadores. Comprueba todo 48 horas antes y separa el material por campo para acelerar el montaje.
¿Cuánta bebida y comida hay que prever por participante?: Calcula como mínimo 1,5 litros de agua por participante durante la jornada y añade bebidas para árbitros y voluntarios. Encarga el catering según el número confirmado y deja registradas las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones.

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