Vuurwerkfestival organiseren: checklist en planning

Een vuurwerkfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen een show en een publieksplek. Je moet vergunningen, veiligheidsroutes, leveranciers, geluid, catering en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, werk daarna de formele meldingen en veiligheidsplannen uit en leg pas vervolgens alle leveringen vast. Deze checklist helpt je de 84 voorbereidende taken in de juiste volgorde te plannen, zodat materiaal, personeel en publieksbegeleiding op de dag zelf klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Evenementdatum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunning voor vuurwerk aanvragen
Melding voor openbaar evenement doen
Vuurwerkleverancier vastleggen
Muziek en geluidsinstallatie reserveren
Cateringleverancier vastleggen
Toegangs- en vluchtroutes bepalen
3 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Ontruimingsplan uitwerken
2 personen
Noodcontacten verzamelen
Verzekeringsdekking controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen voor materialen maken
Leveringen voor evenement bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegangscontrole instrueren
2 personen
Barteam instrueren
2 personen
Opbouwteam instrueren
2 personen
Veiligheidsbriefing voorbereiden
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Vuurwerk en opslag controleren
2 personen
Terrein inspecteren
3 personen
Afzetting voor vuurwerk plaatsen
6 personen
Publiekszone afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Podium en geluidsset plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Bar en uitgiftepunten inrichten
4 personen
Hapjes voorbereiden
5 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletvoorzieningen controleren
2 personen
EHBO-materialen klaarzetten
2 personen
Brandblussers en zand klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Veiligheidsbriefing geven
8 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vuurwerkshow technisch testen
3 personen

Event

Entree openen
4 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Polsbandjes uitdelen
3 personen
Programma aankondigen
Muziek verzorgen
2 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
Publiekszone vrijhouden
3 personen
Weer en wind controleren
Vuurwerkzone opnieuw inspecteren
3 personen
Publiek naar kijkzone begeleiden
6 personen
Vuurwerkveiligheidscontrole uitvoeren
4 personen
Vuurwerkshow afsteken
4 personen
Publiek na afloop begeleiden
6 personen
Entree en bar sluiten
4 personen
Vuurwerkterrein veilig afsluiten
4 personen

Nazorg

Overgebleven eten verpakken
3 personen
Dranken en voorraad opslaan
3 personen
Afval verzamelen
5 personen
Vuurwerkresten veilig verzamelen
4 personen
Terrein op bezwaren controleren
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
5 personen
Geluidsset en verlichting afbreken
4 personen
Afzettingen verwijderen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
4 personen
Terrein schoonmaken
6 personen
Afval afvoeren
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 120
Barkrukkenaantal 12
Barbladenaantal 3
Podiumdelenaantal 4
Statafelsaantal 10

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Gebaksvorkjesaantal 150
Messenaantal 150
Vorkenaantal 150
Lepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Betaalterminalsaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-bouwlampenaantal 6
Zaklampenaantal 12

Veiligheid

Dranghekkenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 30
Afzetlintaantal 10
Waarschuwingsbordenaantal 12
Brandblussersaantal 8
Zandemmersaantal 6
Veiligheidsbrillenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
EHBO-koffersaantal 3
Veiligheidsvestenaantal 20
Portofoonsaantal 10
Noodverlichtingslampenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Festivalvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 20
Menubordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Koelroostersaantal 4
Aluminium serveerbladenaantal 12
Voedselbakkenaantal 20
Vershoudfolieaantal 4
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Bezemsaantal 6
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Regel de vergunning voor het vuurwerk en de melding voor het openbare evenement vroeg in het traject. Plan hiervoor minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding, omdat ontbrekende veiligheidsinformatie of aanvullende vragen de afhandeling kunnen vertragen.
Werk toegangs- en vluchtroutes uit vóór je partytenten, biertafels en statafels indeelt. Houd de routes vrij van meubilair en controleer op locatie of bezoekers vanaf de entree snel naar een veilige uitgang kunnen.
Bevestig vuurwerkleverancier, cateraar, muziek en geluidsinstallatie uiterlijk 4 weken vooraf. Controleer daarna opnieuw de leverdatum, stroombehoefte, opbouwtijd en contactpersoon; vooral verlengkabels, stekkerdozen en microfoonstandaards worden anders makkelijk vergeten.
Maak de personeelsindeling niet pas op de evenementdag. Geef toegangscontrole, barteam, opbouwteam en veiligheidsbegeleiders minstens 7 dagen vooraf hun tijden, taken en noodcontacten, en plan een korte veiligheidsbriefing vóór opening.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas de opbouw daarop aan. Koel dranken tijdig in koelboxen, test actieve speakers en lichtsnoeren vóór het publiek arriveert en leg LED-bouwlampen klaar voor donkere looproutes en afbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vuurwerkfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en leveranciers. Reserveer vuurwerk, catering en techniek uiterlijk 8 tot 12 weken voor de festivaldatum.
Wanneer moet ik een vergunning voor een vuurwerkfestival aanvragen?: Dien de aanvraag zo vroeg mogelijk in en houd minimaal 8 tot 12 weken voorbereiding aan. De benodigde termijn verschilt per gemeente en type vuurwerk, dus controleer de lokale eisen voordat je de datum definitief maakt.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een vuurwerkfestival?: Dat hangt af van het bezoekersaantal en de terreinindeling. Maak uiterlijk 4 weken vooraf een aparte bezetting voor toegang, bar, opbouw en veiligheid en geef iedereen minimaal 7 dagen vooraf een briefing met tijden en noodcontacten.
Wanneer moet ik de materialen en leveringen voor een vuurwerkfestival controleren?: Bevestig alle reserveringen en leveringen ongeveer 4 weken vooraf en controleer ze nogmaals 48 uur vóór het evenement. Test geluidsapparatuur, verlichting en stroomvoorziening vóór de opbouw klaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.