Checklist pour organiser un festival de feux d’artifice

Un festival de feux d’artifice demande plus qu’un prestataire et un espace dégagé. Il faut obtenir les autorisations, déclarer l’événement, organiser les accès et prévoir l’évacuation avant d’envoyer les invitations. Cette checklist de 84 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations au briefing de sécurité. Vous y trouverez aussi le matériel à prévoir pour l’accueil, la restauration, la sonorisation, l’éclairage et le paiement sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu de l’événement
2 personnes
Demander le permis pour les feux d’artifice
Déclarer l’événement public
Finaliser le prestataire de feux d’artifice
Réserver la musique et la sonorisation
Confirmer le traiteur
Définir les accès et les voies d’évacuation
3 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Élaborer le plan d’évacuation
2 personnes
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier la couverture d'assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations de matériel
Confirmer les livraisons pour l’événement
Répartir les bénévoles
2 personnes
Instruire le contrôle d'accès
2 personnes
Briefer l’équipe du bar
2 personnes
Briefer l’équipe de montage
2 personnes
Préparer le briefing de sécurité
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Vérifier les feux d’artifice et le stockage
2 personnes
Inspecter le site
3 personnes
Installer le périmètre de sécurité pour les feux d’artifice
6 personnes
Délimiter la zone du public
4 personnes
Monter les tentes de réception
5 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer la scène et le système de son
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Aménager le bar et les points de distribution
4 personnes
Préparer les en-cas
5 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
Préparer le matériel de premiers secours
2 personnes
Préparer les extincteurs et le sable
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Donner le briefing de sécurité
8 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Tester techniquement le spectacle de feux d'artifice
3 personnes

Événement

Ouvrir l’entrée
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les bracelets
3 personnes
Annoncer le programme
Fournir la musique
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Maintenir la zone du public dégagée
3 personnes
Vérifier la météo et le vent
Réinspecter la zone de feu d’artifice
3 personnes
Accompagner le public vers la zone de visionnage
6 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité des feux d'artifice
4 personnes
Tirer le feu d’artifice
4 personnes
Accompagner le public après l'événement
6 personnes
Fermer l'entrée et le bar
4 personnes
Sécuriser la zone des feux d’artifice
4 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Ranger les boissons et les stocks
3 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Collecter les résidus de feux d’artifice en toute sécurité
4 personnes
Vérifier le terrain pour des obstacles
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
5 personnes
Démonter le système son et l’éclairage
4 personnes
Retirer les barrières
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
4 personnes
Nettoyer le site
6 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 3
Éléments de podiumqté 4
Tables hautesqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettes à gâteauqté 150
Couteauxqté 150
Fourchettesqté 150
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Terminaux de paiementqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes de pocheqté 12

Sécurité

Barrières de fouleqté 40
Cônes de signalisationqté 30
Ruban de balisageqté 10
Panneaux d'avertissementqté 12
Extincteursqté 8
Seaux à sableqté 6
Lunettes de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 12
Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20
Talkies-walkiesqté 10
Lampes d’éclairage de secoursqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Drapeaux de festivalqté 20
Nappesqté 20
Panneaux de menuqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Verres doseursqté 4
Grilles de refroidissementqté 4
Plateaux de service en aluminiumqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Film alimentaireqté 4
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Balaisqté 6
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : la demande de permis pour les feux d’artifice et la déclaration d’un événement public doivent être traitées avant de confirmer largement les invitations. Prévoyez plusieurs semaines de marge pour les échanges administratifs.
Finalisez rapidement le prestataire pyrotechnique, la sonorisation et le traiteur. Le plan de sécurité doit ensuite intégrer leurs besoins techniques, les zones d’installation, les accès des livraisons et les voies d’évacuation.
Ne laissez pas la sécurité au dernier briefing. Préparez un plan d’évacuation, réunissez les contacts d’urgence et vérifiez la couverture d’assurance avant de répartir les bénévoles entre contrôle d’accès, montage et bar.
Pour les inscriptions, demandez les besoins alimentaires au moment de la réservation et non quelques jours avant. Confirmez aussi les livraisons, les réservations de matériel et le nombre de personnes affectées à chaque poste.
Le jour J, vérifiez les prévisions météo, la liste des courses et le fonctionnement des terminaux de paiement. Refroidissez les boissons à l’avance et testez microphones, rallonges, multiprises et éclairage avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il demander le permis pour un feu d’artifice ?: Déposez la demande dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement plusieurs semaines avant le festival. Le délai exact dépend de l’autorité compétente et du type de spectacle, alors ne réservez pas la communication finale avant d’avoir vérifié les exigences locales.
Quand faut-il finaliser le plan de sécurité d’un festival de feux d’artifice ?: Finalisez-le après confirmation du lieu, du prestataire pyrotechnique et des accès, puis faites-le valider avant l’ouverture des inscriptions. Gardez une version opérationnelle pour le briefing de sécurité le jour de l’événement.
Combien de boissons prévoir pour un festival de feux d’artifice ?: Pour la première heure, comptez généralement 2 à 3 boissons par personne, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire, en adaptant selon la durée et la météo. Ajoutez de l’eau et prévoyez assez de glacières pour maintenir les boissons au frais.
Quand briefer les bénévoles et l’équipe du bar ?: Organisez un briefing complet quelques jours avant et un rappel de 15 à 20 minutes avant l’ouverture. Chaque bénévole doit connaître son poste, les accès réservés, les voies d’évacuation et le contact d’urgence.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.