Zo organiseer je een vrijwilligersmarkt

Begin met het aantal standhouders en bezoekers dat je verwacht. Open daarna het aanmeldformulier, verzamel dieetwensen en bevestig deelnemers voordat je de standindeling en plattegrond maakt. Regel vervolgens reserveringen, catering, techniek en een vrijwilligersrooster in die volgorde. De laatste week draait vooral om duidelijke informatie: programma, routebordjes, standhouderspakketten en een complete registratietafel. Zo voorkom je dat op de dag zelf stroom, badges of een aanspreekpunt ontbreken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2 personen
2
Aanmeldformulier openen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Deelnemers bevestigen
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Standhouders indelen
2 personen
7
Plattegrond uitwerken
2 personen
8
Reserveringen maken
9
Catering bestellen
10
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
11
Standhouders informeren
2 personen
12
Programma publiceren
13
Promotie op sociale media
14
Posters verspreiden
3 personen
15
Naambadges voorbereiden
2 personen
16
Informatiepakketten maken
2 personen
17
Routebordjes maken
2 personen
18
Stroompunten controleren
2 personen
19
Gereedschap verzamelen
20
Materialen sorteren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Registratietafel voorbereiden
2 personen
25
Locatie openen
2 personen
26
Tenten opbouwen
6 personen
27
Tafels opstellen
6 personen
28
Stoelen plaatsen
4 personen
29
Standnummers plaatsen
2 personen
30
Versiering ophangen
3 personen
31
Routebordjes plaatsen
2 personen
32
Geluidsinstallatie testen
2 personen
33
Koffiepunt inrichten
2 personen
34
Hapjes klaarzetten
3 personen
35
Informatietafel inrichten
2 personen

Event

36
Standhouders ontvangen
3 personen
37
Standhouders registreren
2 personen
38
Bezoekers verwelkomen
3 personen
39
Bezoekers registreren
3 personen
40
Programma toelichten
2 personen
41
Standhouders begeleiden
2 personen
42
Koffie serveren
2 personen
43
Hapjes serveren
3 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Koffiepunt schoonhouden
46
Afvalbakken legen
2 personen
47
Toiletten controleren
48
Fotomomenten maken
49
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
50
Pauzes aflossen
2 personen
51
Avondronde langs stands
2 personen
52
Aankondiging afsluiting doen
53
Standhouders uitzwaaien
3 personen
54
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

55
Ongebruikte catering verzamelen
3 personen
56
Tafels en stoelen opruimen
6 personen
57
Tenten afbreken
6 personen
58
Decoratie verwijderen
3 personen
59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval verzamelen
3 personen
62
Locatie schoonmaken
4 personen
63
Gevonden voorwerpen verzamelen
64
Materialen controleren
2 personen
65
Materialen retourneren
2 personen
66
Koelboxen leegmaken
67
Standhouders nabellen
68
Foto's archiveren
69
Bedankbericht versturen
70
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 30
Biertafelsaantal 6
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Krukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Bordenaantal 120
Messenaantal 100
Vorkenaantal 100
Lepelsaantal 100
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 6
IJscontainersaantal 4

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelgotenaantal 10
Powerbanksaantal 4
Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Printer
Labelprinter
Pionnenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Gereedschapskistenaantal 2
Hameraantal 2
Schroevendraaiersaantal 4
Meetlintenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenbogenaantal 2
Tafelkledenaantal 30
Standnummersaantal 35
Welkomstbord
Routebordjesaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Krijtbordenaantal 10
Naambadgehoudersaantal 50
Slingersaantal 10
Plakbandaantal 8
Touwrollenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afvalknijpersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd ruimte vrij voor looproutes, de registratietafel en minimaal één duidelijk aangegeven stroompunt per zone.
Stuur standhouders uiterlijk 7 dagen vooraf hun aankomsttijd, plek op de plattegrond, programma en praktische informatie. Vraag dieetwensen niet mondeling na, maar leg ze vast in het aanmeldformulier.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 2 tot 3 uur. Plan bij de registratie altijd twee mensen tegelijk tijdens het eerste uur, zodat één persoon bezoekers kan ontvangen terwijl de ander vragen beantwoordt.
Controleer techniek en stroom minimaal 3 dagen vooraf op locatie. Test de mobiele geluidsset en microfoon, leg verlengkabels en stekkerdozen klaar en werk kabels weg met kabelgoten.
Zet de registratietafel de avond ervoor of minstens 60 minuten voor opening klaar. Leg naambadges, informatiepakketten, routebordjes en een lijst met bevestigde deelnemers bij elkaar; koel dranken en controleer servies en afvalbakken voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een vrijwilligersmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, aanmeldformulier en promotie. Plan de standindeling en catering 3 tot 4 weken voor de markt en doe de laatste locatie- en techniekcontrole uiterlijk 3 dagen vooraf.
Hoeveel ruimte heb je nodig voor een vrijwilligersmarkt?: Reken naast de standplaatsen op minstens 1,2 meter vrije loopruimte en extra plek voor registratie, catering en wachtrijen. Maak de plattegrond zodra het aantal standhouders bekend is en houd ongeveer 10 procent van de ruimte vrij voor doorstroming en wijzigingen.
Wanneer stuur je praktische informatie naar standhouders?: Stuur de eerste bevestiging direct na goedkeuring van de aanmelding. Verstuur het definitieve programma, de standplek, aankomsttijd en route-informatie uiterlijk 7 dagen voor de markt en stuur eventuele wijzigingen nogmaals 24 uur vooraf.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een vrijwilligersmarkt?: Plan minimaal 2 mensen voor registratie tijdens het eerste uur, 1 coördinator voor standhouders en 1 persoon voor techniek en praktische problemen. Voeg per 25 tot 30 standhouders ongeveer 1 extra aanspreekpunt toe; voor opbouw en afbouw heb je meestal 2 tot 4 mensen nodig.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.