Organiser un marché des bénévoles, étape par étape
Un marché des bénévoles repose sur une coordination précise entre les participants, les exposants et l’équipe d’accueil. Commence par ouvrir les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires, puis répartis les exposants avant de construire le plan du lieu. Les réservations, le catering et le planning des bénévoles doivent être confirmés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Le jour J, la table d’inscription, les badges, la signalétique et les points d’alimentation doivent être prêts avant l’arrivée du public.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Envoyer les invitations
2 personnes
- 2
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 3
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 4
Confirmer les participants
2 personnes
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Répartir les exposants
2 personnes
- 7
Élaborer le plan
2 personnes
- 8
Faire les réservations
- 9
Commander le catering
- 10
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
- 11
Informer les exposants
2 personnes
- 12
Publier le programme
- 13
Promotion sur les réseaux sociaux
- 14
Distribuer les affiches
3 personnes
- 15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 16
Préparer les dossiers d'information
2 personnes
- 17
Créer des panneaux de direction
2 personnes
- 18
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 19
Rassembler les outils
- 20
Trier les matériaux
2 personnes
- 21
Faire les courses
3 personnes
- 22
Refroidir les boissons
2 personnes
- 23
Préparer les en-cas
4 personnes
- 24
Préparer la table d'inscription
2 personnes
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Monter les tentes
6 personnes
- 27
Installer les tables
6 personnes
- 28
Installer les chaises
4 personnes
- 29
Placer les numéros des stands
2 personnes
- 30
Suspendre la décoration
3 personnes
- 31
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
- 32
Tester le système de sonorisation
2 personnes
- 33
Mettre en place le point café
2 personnes
- 34
Préparer les en-cas
3 personnes
- 35
Aménager le stand d’information
2 personnes
Événement
- 36
Accueillir les exposants
3 personnes
- 37
Enregistrer les exposants
2 personnes
- 38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 39
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 40
Présenter le programme
2 personnes
- 41
Encadrer les exposants
2 personnes
- 42
Servir le café
2 personnes
- 43
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 45
Maintenir le coin café propre
- 46
Vider les poubelles
2 personnes
- 47
Vérifier les toilettes
- 48
Prendre des photos
- 49
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
- 50
Relayer pendant les pauses
2 personnes
- 51
Tournée du soir des stands
2 personnes
- 52
Faire l'annonce de clôture
- 53
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
- 54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
Suivi
- 55
Rassembler le catering non utilisé
3 personnes
- 56
Ranger les tables et les chaises
6 personnes
- 57
Démonter les tentes
6 personnes
- 58
Retirer la décoration
3 personnes
- 59
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 63
Rassembler les objets trouvés
- 64
Vérifier le matériel
2 personnes
- 65
Retourner les matériels
2 personnes
- 66
Vider les glacières
- 67
Relancer les exposants
- 68
Archiver les photos
- 69
Envoyer un message de remerciement
- 70
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Tables pliantesqté 30
- Tables de bièreqté 6
- Chaisesqté 80
- Table d'inscription
- Tabouretsqté 12
- Poubellesqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 100
- Assiettesqté 120
- Couteauxqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 12
Cuisine
- Thermosqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Plateaux de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
Équipement
- Système de sonorisation mobile
- Microphoneqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Goulottes de câblesqté 10
- Batteries externesqté 4
- Ordinateurs portablesqté 2
- Tablettesqté 2
- Imprimante
- Imprimante d'étiquettes
- Cônesqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Boîtes à outilsqté 2
- Marteauqté 2
- Tournevisqté 4
- Mètres rubansqté 2
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 6
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Arches de ballonsqté 2
- Nappesqté 30
- Numéros de standqté 35
- Panneau d’accueil
- Panneaux d’orientationqté 12
- Panneaux d'informationqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 10
- Supports de badges nominatifsqté 50
- Guirlandesqté 10
- Ruban adhésifqté 8
- Rouleaux de cordeqté 4
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Aspirateur
- Chiffons de nettoyageqté 20
- Pinces à déchetsqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Ouvre le formulaire d’inscription au moins 3 semaines avant le marché et fixe une date limite claire. Garde ensuite 3 à 5 jours pour traiter les réponses et confirmer les participants.
- Répartis les exposants seulement après avoir vérifié leurs besoins : espace, alimentation électrique et emplacement. Prépare un plan lisible avec les tables, les tentes et les accès avant de l’envoyer.
- Commande le catering dès que le nombre de participants est stabilisé, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Prévois aussi les boissons, les encas et le refroidissement nécessaire plutôt que de tout acheter la veille.
- Prépare les badges nominatifs, les dossiers d’information et les panneaux de direction au moins 2 jours avant. Une signalétique visible à l’entrée et vers les espaces principaux réduit les questions à l’accueil.
- Teste le son, le microphone, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture du lieu. Installe les câbles dans des goulottes et vérifie les points d’alimentation au moins 60 minutes avant l’arrivée des premiers bénévoles.
Questions fréquentes
- Quand ouvrir les inscriptions pour un marché des bénévoles ?
- Ouvre les inscriptions environ 3 semaines avant la date prévue et laisse au minimum 10 jours pour recevoir les réponses. Réserve ensuite 3 à 5 jours pour vérifier les informations et confirmer les participants.
- Combien de temps avant faut-il répartir les exposants ?
- Termine la répartition au moins 7 jours avant le marché, une fois les inscriptions traitées. Envoie le plan et les consignes aux exposants au plus tard 5 jours avant afin qu’ils puissent signaler un problème.
- Quand commander le catering pour un marché des bénévoles ?
- Commande le catering 7 à 10 jours avant l’événement, lorsque le nombre de participants est suffisamment stable. Demande les besoins alimentaires dès l’inscription pour éviter les ajustements le jour même.
- Que faut-il vérifier avant l’ouverture du lieu ?
- Prévois une vérification finale 60 minutes avant l’arrivée du public : table d’inscription, badges, signalétique, boissons, sonorisation et alimentation électrique. Teste aussi le microphone et sécurise les câbles avant de laisser entrer les participants.
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