LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Vrijwilligersdag organiseren: checklist en planning

Een vrijwilligersdag staat of valt met een strakke voorbereiding en een duidelijke start. Reserveer eerst de locatie, leg het programma vast en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en contactgegevens. Plan daarna catering, activiteitenmateriaal en boodschappen, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en te ontvangen. Deze checklist helpt je de 44 taken in de juiste volgorde af te werken, van uitnodiging tot naamsticker en eerste activiteit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Locatie reserveren

  • Programma vastleggen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst bijwerken

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Activiteitenmateriaal reserveren

  • Boodschappenlijst maken

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Materialen klaarzetten

    3 personen

  • Locatie openen

    2 personen

  • Tafels opstellen

    4 personen

  • Stoelen plaatsen

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Verlichting ophangen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Naamstickers klaarleggen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

Event

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Naamstickers uitdelen

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Activiteiten begeleiden

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Buffet uitserveren

    4 personen

  • Buffet aanvullen

    2 personen

  • Servies afruimen

    3 personen

  • Dessert serveren

    2 personen

  • Bedankmoment begeleiden

    2 personen

  • Laatste dranken serveren

    2 personen

Nazorg

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Locatie ontruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Materialen controleren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentaantal 2
  • Tafelsaantal 10
  • Stoelenaantal 60
  • Buffettafelsaantal 3
  • Kledingrek

Servies

  • Herbruikbare bordenaantal 60
  • Herbruikbare kommenaantal 60
  • Herbruikbaar bestekaantal 60
  • Herbruikbare drinkglazenaantal 120
  • Koffiemokkenaantal 60
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveerlepelsaantal 10
  • Schenk kannenaantal 8

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Koks messenaantal 4
  • Tangenaantal 6
  • Maatbekersaantal 2

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Heetwaterketelsaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Draagbare speakersaantal 2
  • Microfoon
  • Verlengsnoerenaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

  • Vlaggenlijnaantal 4
  • Tafelkledenaantal 10
  • Naamkaartjesaantal 60
  • Permanente markersaantal 6
  • Routebordjesaantal 8

Verlichting

  • Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Emmersaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Bezemsetsaantal 2
  • Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Verstuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de vrijwilligersdag. Zo kun je de deelnemerslijst, dieetwensen, catering en naamkaartjes op tijd definitief maken.
  • Plan minimaal 2 uur voor de opbouw. Tafels, stoelen, partytenten, verlichting, geluidsinstallatie, ontvangsttafel en buffet kosten samen meer tijd dan alleen het klaarzetten van materialen.
  • Koel dranken uiterlijk 4 uur voor de ontvangst. Gebruik koelboxen voor een reservevoorraad en zet schenk kannen klaar, zodat niet iedereen tegelijk bij dezelfde flessen hoeft te staan.
  • Maak aparte bakken voor ontvangst, catering en activiteitenmateriaal. Leg naamkaartjes en permanente markers bij de ontvangsttafel en routebordjes vanaf de ingang; dat voorkomt zoeken zodra deelnemers binnenkomen.
  • Test speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de eerste deelnemer arriveert. Houd daarnaast een programma op papier bij de ontvangsttafel, voor het geval de geluidsinstallatie uitvalt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een vrijwilligersdag organiseren?
Begin minimaal 4 weken vooraf met de locatie en het programma. Verstuur de uitnodigingen daarna uiterlijk 3 weken voor de dag en rond de deelnemerslijst 7 dagen vooraf af.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een vrijwilligersdag?
Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, partytenten, verlichting, buffet, ontvangsttafel en geluidsinstallatie. Voeg 30 minuten toe als je de locatie nog moet openen of materialen uit verschillende ruimtes moet halen.
Wanneer bestel ik catering voor een vrijwilligersdag?
Bestel de catering zodra de aanmeldingen 7 dagen voor de vrijwilligersdag sluiten. Controleer eerst de definitieve deelnemerslijst en dieetwensen, zodat je geen maaltijden of hapjes op basis van een oude telling bestelt.
Wat moet ik klaarleggen bij de ontvangst van vrijwilligers?
Leg naamkaartjes, permanente markers, de actuele deelnemerslijst en routebordjes klaar. Zet de ontvangsttafel minstens 30 minuten voor aanvang op, zodat de eerste deelnemers niet wachten terwijl je nog materialen zoekt.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!