Organiser une journée des bénévoles sans rien oublier
Une journée des bénévoles demande plus qu’un programme et quelques tables. Il faut suivre les inscriptions, anticiper les besoins alimentaires, réserver le matériel d’activités et préparer l’accueil avant l’arrivée du groupe. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre, depuis la réservation du lieu jusqu’au rangement de la salle. Elle vous aide aussi à repérer les détails souvent oubliés : badges nominatifs, panneaux d’orientation, boissons fraîches, éclairage et branchements.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Définir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Commander le catering
2 personnes
Réserver le matériel d’activités
Faire la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Événement
Accueillir les participants
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Encadrer les activités
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Servir le dessert
2 personnes
Animer le moment des remerciements
2 personnes
Servir les dernières boissons
2 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
3 personnes
Évacuer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Portant à vêtements
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 10
- Pichets de serviceqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Pincesqté 6
- Verres doseursqté 2
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Guirlande de fanionsqté 4
- Nappesqté 10
- Badges nominatifsqté 60
- Marqueurs permanentsqté 6
- Panneaux d’orientationqté 8
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Serpillièresqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloquez le programme et envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux participants afin de s’inscrire. Prévoyez une date limite claire pour les réponses et les besoins alimentaires.
- Mettez à jour la liste des participants après chaque nouvelle inscription. Utilisez cette version pour commander le catering, préparer les badges et vérifier le nombre de chaises, de verres et de couverts.
- Réservez le matériel d’activités en même temps que le lieu. Les enceintes portables, le microphone, les rallonges et les multiprises sont souvent disponibles en quantité limitée et sont difficiles à remplacer la veille.
- Préparez la salle le jour J avec une marge d’au moins 2 heures : tables, chaises, tentes, éclairage, buffet et sonorisation doivent être installés avant l’accueil. Testez chaque branchement avant l’arrivée des bénévoles.
- Ne laissez pas l’accueil au dernier moment. Préparez les badges, les marqueurs et les panneaux d’orientation avant l’ouverture du lieu, puis placez une personne à l’entrée pour distribuer les étiquettes et guider les participants.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une journée des bénévoles ?
- Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, définir le programme, envoyer les invitations et commander le catering. Gardez les 2 derniers jours pour les courses, le refroidissement des boissons et la vérification du matériel.
- Quand envoyer les invitations pour une journée des bénévoles ?
- Envoyez-les idéalement 3 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant le jour J. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de confirmer les besoins alimentaires.
- Que faut-il prévoir pour l’accueil des bénévoles ?
- Préparez une table d’accueil, les badges nominatifs, des marqueurs et des panneaux d’orientation au moins 1 heure avant l’ouverture. Une personne doit rester à l’entrée pendant les 30 premières minutes pour accueillir et orienter les participants.
- Quand installer la salle pour une journée des bénévoles ?
- Commencez l’installation environ 2 heures avant l’arrivée prévue : tables, chaises, tentes, buffet, décoration, éclairage et sonorisation. Refroidissez les boissons avant l’ouverture et testez le microphone ainsi que les enceintes avant l’accueil.
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