Boodschappenlijst voor een Vrijwilligersdag

Voor een Vrijwilligersdag heb je meer nodig dan eten en drinken. Denk aan partytenten, tafels en stoelen, maar ook aan koffiezetapparaten, waterkokers, koelboxen en warmhoudkannen. Voor de ontvangst komen naamkaartjes, een welkomstbord en een informatietafel van pas. Controleer vooraf hoeveel deelnemers zich hebben aangemeld en stem servies, zitplaatsen en drankvoorraad daarop af. De volledige lijst hieronder helpt je om materiaal voor opbouw, catering, aankleding en opruimen in één keer te verzamelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 60
Statafelsaantal 3
Tafelkledenaantal 8
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 70
Bordenaantal 70
Besteksetsaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudkannenaantal 4
Koelboxenaantal 4
Draagbare speakersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Serveerlepelsaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 50
Tafeldecoratieaantal 8
Welkomstbordenaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
LED-werklampenaantal 2

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilaantal 2
Emmersaantal 2

Materialen

Naamkaartjesaantal 60
Watervaste stiftenaantal 10
Rol schilderstapeaantal 6
Klapbordenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 2 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Thee assortiment - 2 dozen
- Suiker - 1 kilo
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Water zonder koolzuur - 8 flessen
- Water met koolzuur - 6 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 4 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Citroenlimonade - 4 flessen
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Koffiekoeken - 60 stuks
- Stokbroden - 12 stuks
- Volkoren brood - 6 broden
- Mini broodjes - 80 stuks
- Roomkaas - 6 kuipjes
- Jonge kaas - 3 kilo
- Vegetarische spread - 6 kuipjes
- Hummus - 8 kuipjes
- Kipfilet beleg - 2 kilo
- Ham - 2 kilo
- Boter - 1 kilo
- Tomaten - 3 kilo
- Komkommers - 8 stuks
- Paprika's - 12 stuks
- Sla - 6 kroppen
- Wortels - 3 kilo
- Appels - 60 stuks
- Bananen - 40 stuks
- Druiven - 4 kilo
- Paprikachips - 6 zakken
- Naturelchips - 6 zakken
- Gezouten nootjes - 4 zakken
- Olijven - 4 potten
- Soep - 12 liter
- Vegetarische soep - 6 liter
- Croutons - 4 zakken
- Kruidenboter - 8 kuipjes
- Mayonaise - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Afvalzakken - 3 rollen
- Keukenpapier - 6 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 10 stuks
- Papieren servetten - 150 stuks

Tips

Reken per deelnemer op één bord, één bestekset en minimaal één herbruikbaar drinkglas; leg daarnaast ongeveer 10% extra klaar voor beschadiging of onverwachte aanmeldingen.
Plan voor koffie en thee minstens één koffiezetapparaat of waterkoker per 25 deelnemers. Gebruik warmhoudkannen, zodat het koffie- en theepunt niet steeds opnieuw hoeft te worden gevuld.
Neem per elektrische opstelling minimaal één verlengkabel en één stekkerdoos mee. Test de draagbare speakers en verlichting vóór de deelnemers arriveren en houd kabels uit looproutes.
Zet partytenten, klaptafels en stoelen uiterlijk 60 minuten voor ontvangst klaar. Neem LED-werklampen mee als de opbouw of afbraak bij weinig daglicht plaatsvindt.
Leg bezem en stoffer en blik apart bij de uitgang of informatietafel. Zo kun je gemorste drank en vuil direct opruimen zonder de hele locatie opnieuw te doorzoeken.

Veelgestelde vragen

Hoeveel servies heb ik nodig voor een Vrijwilligersdag?: Neem per deelnemer één bord, één bestekset en minimaal één drinkglas. Voeg 10% reserve toe; bij 50 deelnemers betekent dat 55 stuks per soort.
Hoeveel koffie moet ik kopen voor een Vrijwilligersdag?: Reken op 2 koppen koffie per persoon voor een programma van een halve dag. Voor 50 deelnemers heb je dus ongeveer 100 koppen nodig, naast thee en water.
Hoeveel tafels en stoelen heb ik nodig voor een Vrijwilligersdag?: Plan voor iedere deelnemer een stoel als iedereen tijdens de bijeenkomst zit. Zet daarnaast aparte klaptafels klaar voor buffet, koffie en de informatietafel; reserveer die opstelling uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer moet ik de spullen voor een Vrijwilligersdag controleren?: Controleer de volledige voorraad 2 tot 3 dagen vooraf en test koffiezetapparaten, waterkokers, speakers en verlichting uiterlijk 1 dag voor de bijeenkomst. Zo kun je ontbrekende spullen nog op tijd regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.