Que prévoir pour une journée des bénévoles ?

Pour une journée des bénévoles, prévoyez à la fois l’accueil, le buffet, la pause café et l’installation du lieu. La liste de courses doit couvrir les boissons fraîches, la vaisselle réutilisable, le matériel de service et les équipements électriques. Pensez aussi aux tables, aux chaises, aux tentes et à l’éclairage si l’événement se déroule dehors. Les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions vous permettent d’ajuster les quantités sans acheter au hasard.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Tables hautesqté 3
Nappesqté 8
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 50
Décoration de tableqté 8
Panneaux de bienvenueqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes de travail LEDqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Matériel

Badges nominatifsqté 60
Marqueurs indélébilesqté 10
Rouleau de ruban de masquageqté 6
Chevaletsqté 4

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thés - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau sans gaz - 8 bouteilles
- Eau gazeuse - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Limonade au citron - 4 bouteilles
- Bière sans alcool - 3 caisses
- Petits pains au café - 60 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Mini-pains - 80 pièces
- Fromage à la crème - 6 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Houmous - 8 pots
- Garniture de blanc de poulet - 2 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Beurre - 1 kilo
- Tomates - 3 kilos
- Concombres - 8 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Laitues - 6 pièces
- Carottes - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 4 sachets
- Olives - 4 bocaux
- Soupe - 12 litres
- Soupe végétarienne - 6 liter
- Croutons - 4 sacs
- Beurre aux herbes - 8 barquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 10 pièces
- Serviettes en papier - 150 pièces

Conseils

Comptez environ 2 à 3 verres de boisson par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure. Prévoyez des glacières pour garder les boissons fraîches jusqu’à l’accueil.
Prévoyez au minimum 1 assiette, 1 verre et 1 jeu de couverts par participant, plus 10 % de réserve. Ajoutez des tasses en nombre suffisant pour le café et le thé.
Pour le buffet, prévoyez au moins 1 plateau de service par grande préparation, ainsi que 2 pinces et 2 cuillères de service. Les planches à découper et les couteaux doivent être disponibles avant l’arrivée du traiteur.
Vérifiez les prises avant le jour J : comptez au moins 1 rallonge et 1 multiprise par zone équipée. Testez les enceintes portables et l’éclairage dès l’installation, surtout sous les tentes.
N’attendez pas la fin de la journée pour le nettoyage. Gardez au moins 1 balai et 1 balayette avec pelle près de la zone repas, et prévoyez un passage rapide après le buffet.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une journée des bénévoles ?: Prévoyez 1 verre par participant et environ 10 % de réserve si vous utilisez des verres réutilisables. Pour les boissons, comptez 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 par heure.
Combien d’assiettes et de couverts acheter pour le buffet ?: Prévoyez 1 assiette et 1 jeu de couverts par participant, avec une réserve de 10 %. Pour 50 personnes, cela représente 55 assiettes et 55 jeux de couverts.
Quand faut-il refroidir les boissons ?: Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’accueil, idéalement la veille pour les grandes quantités. Gardez des glacières disponibles pendant l’installation et le service.
Quel matériel faut-il prévoir pour le café et le thé ?: Prévoyez 1 machine à café pour environ 25 à 30 personnes, ainsi que des bouilloires si vous servez du thé. Ajoutez des thermos pour maintenir les boissons chaudes pendant au moins 2 heures.

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