Qué necesitas para organizar un Día de voluntariado

Para un Día de voluntariado necesitas preparar comida y bebida para personas que estarán activas varias horas, además de un espacio cómodo para reunirse. Esta lista reúne lo que conviene comprar, alquilar o llevar: desde vasos reutilizables y mesas de buffet hasta neveras, café, herramientas de cocina e iluminación. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen para evitar quedarte corto. Revisa también el acceso al lugar y la electricidad antes del día del evento.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 60
Mesas altascant. 3
Mantelescant. 8
Mesas de buffetcant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 70
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Tazas de cafécant. 60
Bandejas de servircant. 10

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Neveras portátilescant. 4
Altavoces portátilescant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharones de servircant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 6
Globoscant. 50
Decoración de mesacant. 8
Carteles de bienvenidacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Lámparas de trabajo LEDcant. 2

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonacant. 2
Cuboscant. 2

Materiales

Tarjetas de nombrecant. 60
Rotuladores permanentescant. 10
Rollo de cinta de pintorcant. 6
Portapapelescant. 4

Catering

Compras
- Café - 2 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Surtido de té - 2 cajas
- Azúcar - 1 kilo
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Agua sin gas - 8 botellas
- Agua con gas - 6 botellas
- Cola - 6 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Limonada de limón - 4 botellas
- Cerveza sin alcohol - 3 cajas
- Pastelitos de café - 60 unidades
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 6 panes
- Mini panecillos - 80 unidades
- Queso crema - 6 tarrinas
- Queso joven - 3 kilos
- Crema vegetariana para untar - 6 tarrinas
- Hummus - 8 tarrinas
- Pechuga de pollo en lonchas - 2 kilo
- Jamón - 2 kilos
- Mantequilla - 1 kilo
- Tomates - 3 kilos
- Pepinos - 8 unidades
- Pimientos - 12 unidades
- Lechuga - 6 piezas
- Zanahorias - 3 kilos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 40 unidades
- Uvas - 4 kilo
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 4 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Sopa - 12 liter
- Sopa vegetariana - 6 litros
- Picatostes - 4 bolsas
- Mantequilla de hierbas - 8 tarrinas
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Esponjas - 10 unidades
- Servilletas de papel - 150 unidades

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y 1 bebida por hora después; enfría al menos la mitad con antelación en neveras portátiles.
Prepara un 10 % adicional de vasos, platos y cubiertos sobre el número de voluntarios inscritos. Los vasos reutilizables y las bandejas de servir suelen necesitarse antes de montar el buffet.
Para el punto de café y té, calcula 1 taza por persona en la primera ronda y una máquina de café o tetera por cada 25 a 30 personas, según la capacidad del equipo.
Comprueba que haya una mesa de buffet, una mesa de información y mesas suficientes para comer antes de alquilar el mobiliario. Reserva al menos 1 mesa de buffet por cada 40 personas.
Lleva 2 cables alargadores y 2 regletas como mínimo, y prueba altavoces, máquinas de café y guirnaldas de luces el día anterior. Añade lámparas de trabajo LED si el montaje termina con poca luz.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta comida necesito para un Día de voluntariado?: Calcula una comida principal de 500 a 700 gramos por persona, además de fruta y verduras. Añade un 10 % para imprevistos y confirma las preferencias dietéticas al menos 7 días antes.
¿Cuántos vasos, platos y cubiertos necesito para 30 voluntarios?: Prepara al menos 33 unidades de cada pieza, es decir, un 10 % más que el número de personas. Si habrá varias rondas de café o comida sin lavado intermedio, calcula entre 40 y 45 vasos y tazas.
¿Cuándo debo comprar y enfriar las bebidas?: Compra las bebidas entre 2 y 3 días antes y enfría las que necesiten refrigeración entre 12 y 24 horas antes. Deja una parte sin enfriar para reponer durante el evento.
¿Cuántas mesas y sillas necesito para un día de voluntariado?: Calcula una silla por voluntario y añade entre 5 y 10 sillas de reserva. Prevé al menos una mesa para información, una para el buffet y una mesa por cada 6 a 8 personas que vayan a comer sentadas.

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