Checklist voor een vrijwilligersbedankavond organiseren

Een vrijwilligersbedankavond vraagt meer voorbereiding dan alleen eten en een bedankwoord. Je moet op tijd weten wie komt, welke dieetwensen gelden en hoeveel servies, stoelen en drank nodig zijn. Plan daarnaast een vast moment voor de locatiecontrole, het klaarzetten van het buffet en het testen van muziek, verlichting en microfoon. Met deze checklist werk je van uitnodiging naar opruimklare avond, zonder dat kleine praktische zaken op het laatste moment blijven liggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie en toegang bevestigen
Menu en aantallen vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
Definitieve gastenlijst maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma en bedankwoord printen
Muziekselectie klaarzetten
Boodschappen doen
2 personen
Voorraad en dieetproducten controleren
2 personen
Hapjes en beleg voorbereiden
3 personen
Groenten en fruit snijden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Locatie openen en controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Tafels aankleden
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Drankjes uitschenken
2 personen
Bedankwoord uitspreken
Buffet openen
2 personen
Buffet en dieetopties toelichten
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Bedankbericht aan vrijwilligers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 55
Tafelsaantal 8
Kledingrek

Servies

Bordenaantal 60
Dessertbordjesaantal 60
Besteksetsaantal 60
Drinkglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 55
Serveerplattersaantal 8
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 60
Balpennenaantal 10
Feestslingersaantal 6
Vazenaantal 8
Tafelbordjesaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeaker
Microfoon
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 3
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Herbruikbare schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de avond. Dan heb je tijd om de definitieve gastenlijst, naamkaartjes, dieetproducten en menu-aantallen af te ronden.
Controleer de locatie 2 tot 3 dagen vooraf op toegang, koeling, stopcontacten en beschikbare tafels en stoelen. Neem voor koffiezetapparaten, waterkokers, verlichting en muziek voldoende verlengsnoeren en stekkerdozen mee.
Zet per aanwezige minimaal 1 bord, 1 dessertbordje, 1 bestekset en 1 drinkglas klaar. Leg daarnaast extra servies klaar voor ongeveer 10 procent van de gasten, zodat een gevallen of vervuild item niet direct een probleem wordt.
Begin 2 tot 3 uur voor ontvangst met de inrichting: tafels en stoelen plaatsen, tafelkleden en naamkaartjes neerleggen, buffet en drankpunt opbouwen en dranken koud zetten. Bereid gesneden groenten, fruit en hapjes zo laat mogelijk om kwaliteit te behouden.
Test uiterlijk 30 minuten voor binnenkomst de Bluetoothspeaker, microfoon en verlichting. Leg het programma en bedankwoord geprint klaar en wijs één persoon aan voor techniek en één persoon voor het aanvullen van buffet en drankpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijwilligersbedankavond uitnodigen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 weken van tevoren. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de avond, zodat je de gastenlijst, dieetwensen, reserveringen en aantallen definitief kunt maken.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een vrijwilligersbedankavond?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende koffie, thee en water en zet gekoelde dranken minstens 2 uur vooraf koud.
Wanneer moet ik de locatie klaarzetten voor de bedankavond?: Plan minimaal 2 tot 3 uur opbouwtijd vóór de ontvangst. Reserveer bovendien 30 minuten voor de start voor een laatste controle van buffet, servies, verlichting, muziek en microfoon.
Hoeveel extra servies heb ik nodig voor een vrijwilligersbedankavond?: Zet per gast één exemplaar van elk benodigd serviesitem klaar en voeg ongeveer 10 procent reserve toe. Bij 40 gasten betekent dat bijvoorbeeld 44 drinkglazen, 44 borden en 44 besteksets.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.