Checklist pour organiser une soirée de remerciement des bénévoles

Une soirée de remerciement réussie repose surtout sur une préparation progressive. Commencez par confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accès au lieu, puis verrouillez le menu et les quantités. Dans les derniers jours, préparez les badges, le programme, les boissons et le matériel. Le jour même, prévoyez assez de temps pour ouvrir la salle, installer les tables et tester la musique, l’éclairage et le microphone avant l’arrivée des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer le lieu et l’accès
Fixer le menu et les quantités
2 personnes
Faire les réservations
Établir la liste définitive des invités
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer le programme et le mot de remerciement
Préparer la sélection musicale
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les stocks et les produits diététiques
2 personnes
Préparer les en-cas et les garnitures
3 personnes
Couper les fruits et légumes
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir et vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dresser les tables
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Prononcer le discours de remerciement
Ouvrir le buffet
2 personnes
Présenter le buffet et les options alimentaires
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Collecter et trier les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux bénévoles

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 55
Tablesqté 8
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettesqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Couvertsqté 60
Verres à boireqté 70
Tasses à caféqté 55
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Stylos à billeqté 10
Guirlandes de fêteqté 6
Vasesqté 8
Pancartes de tableqté 6

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant la soirée. Vous aurez ainsi le temps d’établir la liste définitive et de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Demandez les allergies, régimes particuliers et besoins alimentaires dès l’inscription. Vérifiez ces informations une dernière fois 3 jours avant les courses, car les produits adaptés sont souvent oubliés au dernier moment.
Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant le début et gardez une glacière séparée pour les réserves.
Préparez les badges nominatifs, les pancartes de table, le programme et le mot de remerciement au plus tard la veille. Gardez quelques stylos sur place pour corriger un nom ou inscrire un participant ajouté au dernier moment.
Arrivez environ 2 heures avant l’accueil des invités pour vérifier la salle, installer les tables et les chaises, dresser le buffet et préparer le point boissons. Testez ensuite l’enceinte, le microphone, les rallonges et l’éclairage avant de commencer le service.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée de remerciement des bénévoles ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Demandez une réponse au plus tard 7 jours avant afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et la disposition de la salle.
Combien de nourriture prévoir par bénévole ?: Pour un buffet avec amuse-bouches et garnitures, prévoyez environ 8 à 12 bouchées par personne si un repas complet n’est pas servi. Ajoutez une marge de 10 % pour les invités qui arrivent sans inscription ou qui restent plus longtemps.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Comptez environ 2 heures avec une petite équipe pour installer le mobilier, les tables, le buffet, la décoration et le matériel technique. Ajoutez 30 minutes si la vaisselle, les boissons ou le matériel doivent être acheminés depuis un autre lieu.
Quand préparer les badges et le programme de la soirée ?: Préparez-les la veille, après la clôture des inscriptions et la vérification de la liste définitive. Conservez 5 à 10 badges vierges et quelques stylos pour les changements de dernière minute.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.