LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde vrijwilligersavond

Een vrijwilligersavond vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum en ruimte vastleggen, daarna gasten en dieetwensen verzamelen en pas dan inkopen. Plan de herinnering en definitieve gastenlijst niet op het laatste moment, want die bepalen hoeveel eten, drinken, servies en stoelen je nodig hebt. Op de dag zelf werk je van ruimte en techniek naar ontvangst en catering. Zo staan tafels, buffetten, koffie, thee en garderobe klaar voordat de eerste vrijwilliger binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en ruimte bevestigen

  • Uitnodigingen opstellen

  • Uitnodigingen versturen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Herinnering versturen

  • Definitieve gastenlijst maken

  • Boodschappenlijst controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Dieetmaaltijden apart inkopen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Programma en tafelkaarten printen

  • Muziek afspeellijst maken

  • Presentjes inpakken

    2 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Ruimtes ventileren

    2 personen

  • Tafels en stoelen opstellen

    4 personen

  • Buffettafels plaatsen

    2 personen

  • Tafelkleden neerleggen

    2 personen

  • Versiering ophangen

    3 personen

  • Welkomsttafel inrichten

    2 personen

  • Garderobe inrichten

    2 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Servies en bestek klaarzetten

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    3 personen

  • Broodjes en beleg klaarzetten

    3 personen

  • Soep opwarmen

    2 personen

  • Dieetgerechten apart labelen

  • Gasten ontvangen

    3 personen

  • Welkomstdrankjes serveren

    2 personen

  • Aanwezigheid registreren

    2 personen

  • Buffet openen

    2 personen

  • Buffet en tafels bijhouden

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Presentjes uitdelen

    2 personen

  • Taart en desserts serveren

    2 personen

  • Laatste ronde aankondigen

  • Gasten uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Eten en drank opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    2 personen

  • Tafels en stoelen terugzetten

    4 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opbergen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 8
  • Stoelenaantal 55
  • Buffettafelsaantal 3
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Tafelkleedensetsaantal 8

Servies

  • Koffiekopjesaantal 60
  • Drinkglazenaantal 70
  • Bordenaantal 70
  • Besteksetsaantal 70
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Serveerschalenaantal 10
  • Serveertangenaantal 6

Apparatuur

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Soepketelsaantal 2
  • Koelboxenaantal 3
  • Draagbare speakersaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 3

Keuken

  • Snijplankenaantal 4
  • Broodmessenaantal 3
  • Keukenmessenaantal 3
  • Maatbekersaantal 2
  • Serveerschalen met dekselaantal 4

Decoratie

  • Ballonnenaantal 50
  • Slingersaantal 6
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Naamkaartjeshoudersaantal 60
  • Welkomstbord

Verlichting

  • Lichtsnoerenaantal 4
  • Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 5
  • Handvegers en blikkenaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stuur de uitnodiging vroeg genoeg om aanmeldingen en dieetwensen te verzamelen. Verstuur daarna een herinnering en maak een definitieve gastenlijst voordat je boodschappen en dieetmaaltijden vastlegt.
  • Koel dranken op tijd en controleer vooraf of je genoeg drinkglazen, koffiekopjes, borden en besteksets hebt. Zet opscheplepels, serveerschalen en serveertangen apart bij het buffet klaar.
  • Richt de locatie in een vaste volgorde in: eerst ventileren, dan tafels en stoelen plaatsen, vervolgens buffet- en welkomsttafel neerzetten. Richt ook de garderobe in met garderoberekken voordat gasten arriveren.
  • Test de geluidsinstallatie met draagbare speakers en leg verlengkabels klaar voordat het programma begint. Maak de muziekafspeellijst vooraf en controleer of koffiezetapparaten en waterkokers op een veilige plek staan.
  • Leg programma, tafelkaarten en naamkaartjes klaar bij de ontvangst. Pak presentjes vooraf in en hang versiering en lichtsnoeren op nadat de belangrijkste looproutes en tafels zijn ingericht.

Veelgestelde vragen

Wanneer stuur je uitnodigingen voor een vrijwilligersavond?
Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Zo houd je tijd over om aanmeldingen, dieetwensen en afmeldingen te verwerken voordat je boodschappen doet.
Wanneer moet je de definitieve gastenlijst maken?
Maak de definitieve gastenlijst ongeveer 5 tot 7 dagen voor de vrijwilligersavond. Gebruik die lijst voor het aantal maaltijden, dieetmaaltijden, stoelen, servies en drankjes.
Hoeveel drank heb je nodig voor een vrijwilligersavond?
Reken voor het eerste uur op ongeveer 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende koffie, thee en water, afgestemd op de duur van de avond.
Hoe lang van tevoren richt je de locatie in?
Begin minimaal 2 uur voor aanvang met de inrichting. Reserveer extra tijd voor ventileren, tafels en stoelen, buffet, garderobe, geluidsinstallatie, koffie en thee en een laatste controle.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!