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Freiwilligenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Freiwilligenabend lebt von guter Vorbereitung: Die Gäste sollen sich willkommen fühlen, ihre Essenswünsche sollen berücksichtigt sein und am Veranstaltungsort darf nichts fehlen. Plane zuerst Datum und Raum, danach Einladungen und Rückmeldungen. In den letzten Tagen folgen Einkauf, Drucksachen und die Einteilung vor Ort. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Aufbau, gekühlte Getränke, Kaffee und Tee sowie einen klaren Empfang.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Raum bestätigen

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Erinnerung senden

  • Endgültige Gästeliste erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten separat einkaufen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Programm und Tischkarten drucken

  • Musik-Playlist erstellen

  • Geschenke einpacken

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Räume lüften

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet-Tische aufstellen

    2 Personen

  • Tischdecken auslegen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Willkommenstisch einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Brötchen und Belag bereitstellen

    3 Personen

  • Suppe aufwärmen

    2 Personen

  • Diätgerichte separat kennzeichnen

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    2 Personen

  • Buffet und Tische im Blick behalten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee nachfüllen

    2 Personen

  • Give-aways verteilen

    2 Personen

  • Torten und Desserts servieren

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Gäste verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 2
  • TischdeckensetsAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 70
  • TellerAnz. 70
  • BestecksetsAnz. 70
  • ServierlöffelAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierzangenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SuppenkesselAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2
  • Servierplatten mit DeckelAnz. 4

Dekoration

  • BallonsAnz. 50
  • GirlandenAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschildhalterAnz. 60
  • Willkommensschild

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 5
  • Handfeger und KehrschaufelnAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen frühzeitig und setze eine feste Rückmeldefrist, damit du spätestens einige Tage vorher eine endgültige Gästeliste erstellen kannst. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und kaufe Sondermahlzeiten separat ein.
  • Prüfe die Einkaufsliste erst nach Abschluss der Anmeldungen. Plane Getränke getrennt nach gekühlten Flaschen, Kaffee und Tee und stelle Kühlboxen bereit, falls der Kühlschrank am Veranstaltungsort nicht ausreicht.
  • Drucke Programm, Tischkarten und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag. Lege sie mindestens einen Tag vorher bereit und richte am Eingang einen Willkommenstisch mit Willkommensschild ein.
  • Plane für den Aufbau mindestens 60 bis 90 Minuten ein: Räume lüften, Tische und Stühle stellen, Buffetische aufbauen, Tischdecken auslegen und Dekoration anbringen. Prüfe danach Wege zur Garderobe und zum Buffet.
  • Schließe Musikanlage und Lautsprecher vor dem Eintreffen der Gäste an und teste die Lautstärke. Verlängerungskabel, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Geschirr gehören ebenfalls vor Beginn an ihren festen Platz.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Freiwilligenabend einladen?
Verschicke die Einladung idealerweise 3 bis 4 Wochen vorher. Setze die Rückmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Abend, damit Einkauf und Sitzordnung rechtzeitig feststehen.
Wann sollte die endgültige Gästeliste feststehen?
Erstelle die endgültige Gästeliste spätestens 7 Tage vor dem Freiwilligenabend. So bleiben noch mehrere Tage für Nachfragen, Ernährungswünsche, Tischkarten und den Einkauf von Diätmahlzeiten.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Freiwilligenabend?
Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für den Aufbau ein. Bei zusätzlicher Dekoration, mehreren Räumen oder einer aufwendigen Buffetstation solltest du weitere 30 Minuten Reserve einrechnen.
Was muss am Veranstaltungstag zuerst vorbereitet werden?
Öffne zuerst die Location, lüfte die Räume und stelle Tische und Stühle auf. Danach folgen Buffet, Tischdecken, Garderobe, Empfangstisch, Technik sowie Kaffee, Tee, Geschirr und gekühlte Getränke.

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