Vrijmarkt organiseren: checklist en planning

Een vrijmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Controleer eerst vergunning en locatie, leg daarna datum en tijden vast en open de aanmeldingen. Zodra je weet hoeveel deelnemers er komen, maak je de kraamindeling, route en plattegrond. In de laatste week regel je tafels, tenten, bordjes, betaalmiddelen en boodschappen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouw, een herkenbaar verkooppunt en snel opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Vergunning en locatie controleren
Datum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Kraamplaatsen indelen
2 personen
Deelnemers bevestigen
Route en plattegrond maken
2 personen
Buren informeren
Verkeers- en parkeerbordjes maken
2 personen
Promotie ophangen
2 personen
Tafels en tenten reserveren
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Kassa- en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Naamlabels en plaatsnummers maken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Plaatsnummers ophangen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Verkooppunt inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Verkoopplaatsen aanwijzen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletten controleren
Gevonden voorwerpen registreren
Verkoop afronden
2 personen
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

Tenten afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 24
Tafelkledenaantal 12

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Contantgeldkassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Portofoonsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Koffiekopjesaantal 40
Schotelsaantal 40
Gebaksbordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koffiekannenaantal 3
Thermoskannenaantal 3
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Waterkannenaantal 4
Koelelementenaantal 12
Handwasbakkenaantal 2
Handdoekenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Tafelbordjesaantal 12
Plaatsnummersaantal 40
Krijtbordenaantal 6
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 3
Handvegersaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Open de aanmeldingen zodra datum en tijden vaststaan en sluit ze uiterlijk enkele dagen voor de vrijmarkt. Zo houd je tijd over om deelnemers te bevestigen en plaatsnummers te maken.
Maak de kraamindeling op basis van het werkelijke aantal deelnemers. Nummer elke plaats vooraf en hang de plaatsnummers op voordat de eerste verkoper arriveert.
Reserveer tafels, stoelen en partytenten niet pas in de laatste week. Controleer ook hoeveel verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn voor koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting.
Zet kassa, wisselgeld en naamlabels vóór de opbouw klaar op één vaste plek. Noteer wie het verkooppunt beheert, zodat bezoekers direct weten waar ze terechtkunnen.
Plan het opruimen als laatste onderdeel van de dag. Zet afvalbakken, bezemsets, dweilen en emmers al vóór de opening klaar en controleer het terrein binnen een uur na afloop.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijmarkt organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met vergunning, locatie en datum. Gebruik de laatste 7 dagen voor deelnemersbevestiging, kraamindeling, boodschappen en materiaalcontrole.
Wanneer moet ik deelnemers voor een vrijmarkt laten aanmelden?: Open de aanmeldingen zodra de datum, tijden en locatie bekend zijn. Sluit ze bij voorkeur 3 tot 5 dagen voor de vrijmarkt, zodat je plaatsen en route nog kunt indelen.
Hoeveel tafels en tenten heb ik nodig voor een vrijmarkt?: Tel eerst het definitieve aantal deelnemers en bepaal daarna per plaats hoeveel tafelruimte nodig is. Reserveer minstens 1 tent voor het verkooppunt en extra tenten voor plekken die beschut moeten blijven.
Wat moet ik op de dag zelf als eerste doen bij een vrijmarkt?: Maak het terrein eerst schoon en zet daarna tenten, tafels en stoelen neer. Hang binnen de eerste 30 tot 45 minuten de plaatsnummers, routebordjes en eventuele versiering op.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.