Checklist para organizar un mercadillo sin olvidos
Organizar un mercadillo requiere coordinar participantes, puestos, permisos y montaje en un orden concreto. Empieza por confirmar la ubicación y los horarios, y deja cerradas las inscripciones antes de asignar los puestos. Durante la última semana, revisa el material, la señalización, las mesas, las carpas y el cambio de caja. El día anterior prepara las bebidas y los aperitivos; el día del mercadillo reserva tiempo para montar, atender a los vendedores y dejar el recinto limpio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Comprobar el permiso y la ubicación
Publicar la fecha y los horarios
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
Asignar los puestos de feria
2 personas
Confirmar participantes
Crear la ruta y el plano
2 personas
Informar a los vecinos
Hacer señales de tráfico y aparcamiento
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Reservar mesas y carpas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
Hacer etiquetas con nombres y números de mesa
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar los números de puesto
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el punto de venta
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Asignar los puntos de venta
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Cerrar la venta
2 personas
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar las tiendas
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Llevar la basura
2 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 24
- Mantelescant. 12
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Cajas registradoras para efectivocant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Walkie-talkiescant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 40
- Bandejascant. 40
- Platos de postrecant. 50
- Cubiertoscant. 50
Cocina
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Cucharones de servircant. 6
- Tablas de cortarcant. 2
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Jarras de aguacant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
- Lavabos portátiles para manoscant. 2
- Toallascant. 12
Decoración
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Carteles de mesacant. 12
- Números de puestocant. 40
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Escobas de manocant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes y confirma después el nombre de cada participante y el número de puesto que ocupará.
- Comprueba el permiso y avisa a los vecinos con varios días de margen, especialmente si habrá cambios de tráfico o aparcamiento durante el montaje.
- Reserva carpas, mesas y sillas con al menos 2 semanas de antelación. Cuenta una mesa por puesto y añade algunas sillas y mesas de apoyo para la zona de venta y descanso.
- Prepara la caja registradora y el cambio el día anterior. Separa el dinero por denominaciones y lleva un registro de las ventas desde la apertura hasta el cierre.
- Programa el montaje como mínimo 2 horas antes de abrir: primero coloca las carpas, después las mesas, los números de puesto, la iluminación y el punto de venta. Deja también papelera, escobas, fregonas y cubos a mano.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para comprobar permisos, ubicación y disponibilidad de carpas y mesas. Las inscripciones y la promoción deberían estar activas al menos 2 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercadillo?
- Confirma participantes y asigna los puestos aproximadamente 7 días antes. Así todavía tendrás tiempo para corregir bajas, actualizar el plano y preparar los números de mesa.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un mercadillo?
- Reserva al menos 2 horas para montar carpas, mesas, sillas, señalización, decoración y el punto de venta. Si hay muchos puestos o una ruta con señales de tráfico, añade 30 minutos de margen.
- ¿Qué se prepara el día anterior a un mercadillo?
- El día anterior reúne los materiales, enfría las bebidas, prepara los aperitivos, revisa la compra y deja lista la caja con cambio. También conviene tener impresos el plano, los números de puesto y las señales.
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