Vrijmarkt organiseren: een praktische checklist

Een vrijmarkt organiseren vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels neerzetten. Je regelt eerst de locatie, vergunningseisen en verkopers, daarna de indeling, materialen en voorzieningen voor bezoekers. Plan de aanmeldingen ruim vooruit, zodat je de verkoperslijst op tijd kunt sluiten en iedereen een plek kunt bevestigen. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke opbouwvolgorde: terrein controleren, afzetten, kramen en tenten plaatsen en pas daarna de tafels inrichten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningseisen controleren
Vergunning aanvragen
Terreinindeling tekenen
2 personen
Verkopersvoorwaarden opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Verkoperslijst definitief maken
Verkopers bevestigen
Buurtbewoners informeren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Geldkistjes klaarmaken
2 personen
Plattegrond afdrukken
Aanwijzingsborden maken
2 personen
Weersvoorspelling controleren
Terrein controleren
3 personen
Afzettingen plaatsen
3 personen
Marktkramen uitladen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Verkoopvakken markeren
3 personen
Verkopers ontvangen
3 personen
Verkopers naar plaatsen wijzen
3 personen
Verkooptafels inrichten
8 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

Opening aankondigen
Informatietafel bemannen
2 personen
Catering bedienen
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Terrein en doorgangen controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Toiletpapier en zeep aanvullen
Verkopersvragen beantwoorden
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Verlichting controleren
Eindsignaal aankondigen
Verkopers laten afbouwen
4 personen

Nazorg

Overgebleven etenswaren koelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Verlichting verwijderen
2 personen
Stroomvoorziening loskoppelen
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
3 personen
Terrein vegen
3 personen
Koffieapparatuur schoonmaken
2 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Koelboxen schoonmaken
2 personen
Materialen sorteren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven spullen opslaan
2 personen
Borden en lint verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Vergunningstukken archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Markttafelsaantal 24
Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 30
Kleedjesaantal 24
Kledingrekkenaantal 6
Statafelsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare lampenaantal 8
Handmicrofoon
Geldkistjesaantal 8
Rekenmachinesaantal 2
Portemonneebakjesaantal 8

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Herbruikbare bordenaantal 150
Herbruikbaar bestekaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks-messenaantal 3
Schaaltjesaantal 12
Maatbekersaantal 2
Koelelementenaantal 20
Flessenopenersaantal 4
Krukkenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Pijlbordenaantal 12
Informatiebordenaantal 4
Tafelkleedjesaantal 6
Allergenenkaartjesaantal 20

Veiligheid

Afzethekkenaantal 8
Afzetlintrollenaantal 4
EHBO-koffers
Brandblussersaantal 2
Antislipmattenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Blik en vegersaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de verkopersaanmeldingen uiterlijk één tot twee weken voor de vrijmarkt. Zo heb je tijd om de lijst definitief te maken, voorwaarden te versturen en een plattegrond met vaste plekken af te drukken.
Teken de terreinindeling vooraf op schaal en geef ruimte voor looppaden, afzettingen en partytenten. Reserveer per verkoper een vaste plek, zodat het uitladen op de ochtend zelf niet vastloopt.
Controleer vergunningseisen minstens vier tot zes weken vooraf. Gemeentelijke meldingen of vergunningen kunnen een termijn hebben; wacht daar niet mee tot de verkopers zich al hebben aangemeld.
Zet geldkistjes, herbruikbare bekers, borden en bestek de avond ervoor klaar. Koelboxen, koelelementen en thermoskannen kun je dan ook direct vullen of klaarzetten, zodat de verzorging niet tussen de opbouw raakt.
Controleer de weersvoorspelling 24 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg partytenten, afzettingen, oplaadbare lampen en batterijlantaarns klaar voordat de marktkramen en tafels worden uitgeladen.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een vrijmarkt organiseren?: Begin minstens zes weken van tevoren met datum, locatie en vergunningseisen. Open de aanmeldingen daarna zo snel mogelijk en sluit ze één tot twee weken voor de markt, zodat je de indeling en bevestigingen kunt afronden.
Heb ik een vergunning nodig voor een vrijmarkt?: Dat hangt af van de gemeente, locatie, omvang en eventuele openbare weg. Controleer de regels minimaal vier tot zes weken vooraf en dien een aanvraag in zodra duidelijk is hoeveel verkopers en bezoekers je verwacht.
Hoeveel ruimte moet ik per verkoper reserveren?: Reserveer als praktische basis ongeveer 2 meter tafel- of kleedjesruimte per verkoper en houd daarnaast looppaden vrij. Pas de indeling aan op markttafels, kledingrekken, partytenten en de beschikbare terreinbreedte.
Wat moet ik op de dag van een vrijmarkt eerst doen?: Controleer eerst het terrein en plaats daarna afzettingen en aanwijzingsborden. Bouw vervolgens partytenten op, laad marktkramen uit en stel tafels en stoelen op; reken hiervoor bij een klein team op minimaal twee uur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.