Flohmarkt organisieren: die praktische Checkliste

Ein Flohmarkt braucht mehr Vorlauf, als die Standtische am Veranstaltungstag vermuten lassen. Kläre zuerst Termin, Ort und Genehmigungen, bevor du Verkäufer einlädst. Danach folgen Anmeldeformular, Verkäuferbedingungen, endgültige Standliste und Informationen für Anwohner. In den letzten Tagen zählen Wetterprüfung, Lageplan, Beschilderung und die Vorbereitung von Geldkassetten, Getränken und Snacks. Der Aufbau wird übersichtlich, wenn Absperrungen, Zelte, Tische und Marktstände in einer festen Reihenfolge bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Genehmigungsanforderungen prüfen
Genehmigung beantragen
Geländeplan zeichnen
2 Personen
Verkäuferbedingungen ausarbeiten
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Verkäuferliste endgültig festlegen
Aussteller bestätigen
Anwohner informieren
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geldkassetten vorbereiten
2 Personen
Lageplan drucken
Hinweisschilder anfertigen
2 Personen
Wettervorhersage prüfen
Gelände kontrollieren
3 Personen
Absperrungen aufstellen
3 Personen
Marktstände ausladen
4 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
Verkaufsstände markieren
3 Personen
Verkäufer empfangen
3 Personen
Verkäufer zu ihren Plätzen weisen
3 Personen
Verkaufstische einrichten
8 Personen
Infotisch einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Kühlboxen füllen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Snacks bereitstellen
3 Personen
Müllstationen aufstellen
2 Personen
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

Eröffnung ankündigen
Infotisch betreuen
2 Personen
Catering servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks auffüllen
2 Personen
Gelände und Durchgänge kontrollieren
2 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Toilettenpapier und Seife nachfüllen
Verkäuferfragen beantworten
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Beleuchtung kontrollieren
Zielsignal ankündigen
Verkäufer abbauen lassen
4 Personen

Nachbereitung

Übrig gebliebene Speisen kühlen
2 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Beleuchtung entfernen
2 Personen
Stromversorgung trennen
2 Personen
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
Gelände fegen
3 Personen
Kaffeeausrüstung reinigen
2 Personen
Geschirr und Besteck abwaschen
3 Personen
Kühlboxen reinigen
2 Personen
Materialien sortieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Gegenstände einlagern
2 Personen
Schilder und Bänder entfernen
2 Personen
Fundsachen bearbeiten
Genehmigungsunterlagen archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarkttischeAnz. 24
KlappischeAnz. 4
KlappstühleAnz. 30
DeckenAnz. 24
KleiderständerAnz. 6
StehtischeAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 4
Wiederaufladbare LampenAnz. 8
Handmikrofon
GeldkassettenAnz. 8
TaschenrechnerAnz. 2
Portemonnaie-SchalenAnz. 8

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
BatterielaternenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 150
Wiederverwendbares BesteckAnz. 150
KaffeetassenAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 6

Küche

ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
KochmesserAnz. 3
SchälchenAnz. 12
MessbecherAnz. 2
KühlelementeAnz. 20
FlaschenöffnerAnz. 4
HockerAnz. 3

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
WegweiserAnz. 12
InfotafelnAnz. 4
TischdeckenAnz. 6
AllergiekärtchenAnz. 20

Sicherheit

AbsperrgitterAnz. 8
Absperrbänder-RollenAnz. 4
Erste-Hilfe-Koffer
FeuerlöscherAnz. 2
Rutschfeste MattenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
Kehrschaufel und BesenAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die nötige Genehmigung, bevor du Einladungen verschickst. Plane dafür mehrere Wochen Vorlauf ein, weil Nachfragen oder Auflagen den Termin beeinflussen können.
Schließe die Verkäuferliste spätestens 7 Tage vor dem Flohmarkt. Bestätige danach die Standplätze und drucke den Lageplan, damit am Aufbau keine Zuordnung improvisiert werden muss.
Prüfe die Wettervorhersage 2 bis 3 Tage vorher und kontrolliere das Gelände am Veranstaltungstag. Stelle Partyzelte, Tische und Absperrungen erst auf, wenn Wege, Zufahrten und Verkaufsflächen feststehen.
Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn und bereite Snacks vor dem Aufbau vor. Geldkassetten, wiederverwendbare Becher und Servierzangen gehören ebenfalls vor dem Eintreffen der Verkäufer an ihren Platz.
Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein. Lade zuerst Marktstände und Mobiliar aus, baue anschließend Zelte auf und stelle danach Tische, Hinweisschilder sowie Beleuchtung auf.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Flohmarkt anmelden?: Rechne mit mehreren Wochen Vorlauf für die Genehmigung. Prüfe die Anforderungen, bevor du Verkäufer einlädst, und reiche den Antrag so früh ein, dass mindestens 2 bis 3 Wochen für Rückfragen bleiben.
Wann sollte die Verkäuferliste für den Flohmarkt feststehen?: Lege die Liste spätestens 7 Tage vor dem Termin endgültig fest. Bestätige dann die Aussteller und teile Standplätze oder Lageplan rechtzeitig mit.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Flohmarkts?: Plane für das Ausladen, Absperren, Aufbauen der Partyzelte und Aufstellen der Tische mindestens 2 Stunden ein. Bei vielen Marktständen oder mehreren Zelten sind 3 Stunden realistischer.
Wann sollte ich Getränke und Snacks für den Flohmarkt vorbereiten?: Kühle die Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn. Bereite Snacks vor dem Aufbau vor, damit während der ersten Verkaufsstunde niemand gleichzeitig Getränke, Geschirr und Standorganisation übernehmen muss.

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