Checklist pour organiser une brocante sans rien oublier

Une brocante se prépare bien avant l’installation des premiers stands. Il faut d’abord fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations, puis gérer les inscriptions et les besoins des vendeurs. La dernière semaine sert surtout à confirmer les participants, préparer les achats et imprimer le plan. Le jour même, prévois une équipe pour contrôler le site, installer les barrières, monter les tentes et mettre les tables en place avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les exigences de permis
Demander une autorisation
Dessiner le plan du site
2 personnes
Établir les conditions des vendeurs
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des vendeurs
Confirmer les vendeurs
Informer les riverains
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les caisses d’argent
2 personnes
Imprimer le plan
Créer des panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Contrôler le site
3 personnes
Installer les barrières
3 personnes
Décharger les stands de marché
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Marquer les stands de vente
3 personnes
Accueil des vendeurs
3 personnes
Indiquer aux vendeurs leur emplacement
3 personnes
Installer les tables de vente
8 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Annoncer l'ouverture
Tenir le stand d’information
2 personnes
Assurer le service traiteur
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier le terrain et les passages
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Réapprovisionner le papier toilette et le savon
Répondre aux questions des vendeurs
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Vérifier l'éclairage
Annoncer le signal de fin
Faire démonter les stands
4 personnes

Suivi

Refroidir les aliments restants
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer l'éclairage
2 personnes
Débrancher l'alimentation électrique
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
Balayer le site
3 personnes
Nettoyer le matériel à café
2 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
Nettoyer les glacières
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes
Retirer les panneaux et le ruban
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables de marchéqté 24
Tables pliantesqté 4
Chaises pliantesqté 30
Couverturesqté 24
Portants à vêtementsqté 6
Tables hautesqté 4

Équipement

Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Lampes rechargeablesqté 8
Microphone à main
Caisses à monnaieqté 8
Calculatricesqté 2
Barquettes à portemonnaieqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 150
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Petits bolsqté 12
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 20
Tire-bouchonsqté 4
Tabouretsqté 3

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux d'informationqté 4
Nappesqté 6
Cartes des allergènesqté 20

Sécurité

Barrières de sécuritéqté 8
Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Trousses de premiers secours
Extincteursqté 2
Tapis antidérapantsqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence au moins 8 semaines avant la brocante : réserve le lieu, vérifie les autorisations nécessaires et dessine un premier plan avec les accès, les stands et les zones de circulation.
Fixe une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes, de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer la liste des vendeurs.
Prépare le plan du site en indiquant chaque emplacement, les tables, les portants à vêtements, les tentes et les points d’alimentation électrique. Imprime plusieurs exemplaires, dont un pour l’équipe d’installation.
Achète les boissons et les encas 1 à 2 jours avant la brocante, puis mets les boissons au frais la veille. Prévois aussi des glacières, des pains de glace, des gobelets réutilisables et du matériel de service.
Garde au moins 2 heures pour l’installation avant l’ouverture : contrôle du site, barrières, déchargement des stands, montage des tentes et installation des tables. Vérifie la météo la veille et le matin même avant de commencer.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une brocante ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, vérifier les autorisations, ouvrir les inscriptions et confirmer les vendeurs au moins 3 semaines avant la date.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des vendeurs ?: Ouvre le formulaire environ 6 semaines avant la brocante et fixe une clôture 3 semaines avant. Tu garderas ainsi 2 à 3 semaines pour traiter les demandes, attribuer les emplacements et envoyer les confirmations.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une brocante ?: Compte au minimum 2 heures avant l’arrivée du public. Une équipe doit contrôler le site, installer les barrières, décharger les stands, monter les tentes et disposer les tables.
Quand préparer les boissons et les encas pour une brocante ?: Fais les courses 1 à 2 jours avant, prépare les encas la veille et refroidis les boissons pendant la nuit. Le matin, vérifie les glacières, les pains de glace, les tasses et les plateaux de service.

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