Vrijmarkt organiseren: checklist en planning

Een vrijmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke indeling en duidelijke afspraken. Regel eerst de locatie, tijden en toestemming, en maak daarna het aanmeldformulier met verkopersregels. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, deel je de staanplaatsen in en stuur je iedere verkoper de juiste informatie. In de laatste dagen controleer je het weer, regel je toegang en verzamel je materialen voor informatie, veiligheid, betaling en opbouw.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en tijden bevestigen
Benodigde toestemming aanvragen
Aanmeldformulier voor verkopers maken
Verkopersregels opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Vrijmarkt online aankondigen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkopers bevestigen
2 personen
Staanplaatsen indelen
2 personen
Indeling naar verkopers sturen
Verkeersroute bepalen
2 personen
Parkeer- en laadzone aanwijzen
2 personen
Weersverwachting controleren
Sleutels en toegang regelen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Verkoperslijst afdrukken
Route- en informatieborden maken
2 personen
Contant geld klaarleggen
Informatietafel voorbereiden
2 personen
Terrein controleren
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Afzethekken plaatsen
4 personen
Staanplaatsen markeren
4 personen
Verkeersborden plaatsen
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
EHBO-materiaal klaarleggen
Verkopers ontvangen
4 personen
Verkopers naar plaatsen verwijzen
4 personen
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen

Event

Vrijmarkt openen
2 personen
Informatietafel bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Terrein en doorgangen controleren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Verkopers informeren over eindtijd
2 personen
Vrijmarkt afsluiten
2 personen

Nazorg

Verkopers uitchecken
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Afzethekken verwijderen
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Overgebleven eten opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen veilig opbergen
Materialen naar opslag brengen
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Borden en tape verwijderen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 40
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsetsaantal 8
Kledingrekkenaantal 10
Opbergkrattenaantal 50
Transportkarrenaantal 4
Tafelkledenaantal 40
Grondzeilenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Handmicrofoon
Megafoon
EHBO-koffer
Zaklampenaantal 4
Tafelweegschaal
Geldkistjesaantal 2

Decoratie

Routebordenaantal 8
Staanplaatsbordjesaantal 40
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 10
Hesjesaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 12

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Blikgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalcontainersaantal 8
Handdesinfectiehoudersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Opscheptangenaantal 6
Schenkkannenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag toestemming en bevestig locatie en openingstijden ruim vóór je de vrijmarkt aankondigt. Zo voorkom je dat je al verkopers werft voor een terrein of tijdslot dat nog niet definitief is.
Sluit de inschrijvingen op een vaste datum, bijvoorbeeld 7 dagen voor de vrijmarkt. Verwerk daarna de aanmeldingen en stuur de indeling met staanplaatsbordjes, route-informatie en laad- en parkeerafspraken.
Plan een aparte parkeer- en laadzone. Laat verkopers hun auto na het uitladen verplaatsen voordat bezoekers komen; dat houdt de looproute vrij en voorkomt opstoppingen.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Leg grondzeilen, partytenten, transportkarren en verlichting klaar, zodat je bij regen of vroeg opbouwen niet hoeft te improviseren.
Maak de informatietafel compleet met de verkoperslijst, contant geld, EHBO-koffer, zaklampen en duidelijke routeborden. Zet tafels, stoelen en tenten eerst neer en controleer daarna het terrein op losse snoeren, afval en blokkades.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vrijmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met locatie, tijden en toestemming. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, staanplaatsen, communicatie en materiaal.
Wanneer moet ik verkopers voor een vrijmarkt aanmelden?: Open de aanmelding ongeveer 4 weken vooraf en sluit die uiterlijk 7 dagen voor het evenement. Zo houd je tijd over om plaatsen in te delen en bevestigingen te versturen.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een vrijmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Koel de drank uiterlijk de avond ervoor en houd extra water apart voor warm weer.
Wanneer controleer ik het weer voor een vrijmarkt?: Controleer de verwachting 48 uur vooraf en opnieuw op de ochtend van de vrijmarkt. Neem dan de beslissing over partytenten, grondzeilen, verlichting en eventuele aanpassingen aan de opbouw.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.