Vriendjesdag organiseren: een praktische checklist

Een Vriendjesdag loopt soepel als je vooraf niet alleen het programma, maar ook terrein, eten en materiaal vastlegt. Begin met datum, locatie en uitnodigingen en werk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en spelonderdelen bij. Plan de boodschappen pas definitief zodra je weet hoeveel mensen komen. Op de dag zelf draait veel om een logische opstelling: aanmeldtafel bij de ingang, buffet en bar bij elkaar, en duidelijke zones voor de spellen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en terrein reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Spelprogramma uitwerken
3 personen
Spelmaterialen controleren
2 personen
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Vlees en vegetarisch eten scheiden
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Barbecue voorbereiden
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Spelzones uitzetten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma en huisregels uitleggen
2 personen
Spelrondes begeleiden
6 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue serveren
4 personen
Dessert en marshmallows serveren
3 personen
Avondspel begeleiden
5 personen
Muziek en verlichting bedienen
Afscheid en vertrek begeleiden
3 personen

Nazorg

Afval verzamelen
4 personen
Barbecue veilig doven
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Servies en bestek afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Spelmateriaal sorteren
2 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Bar
Aanmeldtafel
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 8
Schaaltjesaantal 12
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Barbecueaantal 2
Barbecuetangenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Voedselbakkenaantal 12
Aluminium barbecuebakkenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadbare batterijenaantal 12

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Frisbeesaantal 6
Pionnenaantal 30
Touwtrektouw
Springtouwenaantal 6
Waterballonnenaantal 200

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 8
Naamstickersaantal 80
Stiftenaantal 12
Pijlbordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Ledlampenaantal 6
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afwasteilenaantal 3
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Werkhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en geef een duidelijke uiterste aanmelddatum. Zo kun je deelnemers, dieetwensen en hoeveelheden eten tijdig verwerken.
Controleer spelmateriaal minimaal 7 dagen vooraf. Test vooral de Bluetoothspeakers, microfoon en verlengkabels; ontbrekende of lege batterijen vallen anders pas tijdens de opbouw op.
Zet partytenten, tafels en stoelen minstens 2 uur voor de start klaar. Houd een aparte plek vrij voor de aanmeldtafel en richt de spelzones zo in dat looproutes niet door het buffet lopen.
Maak de boodschappenlijst definitief zodra de aanmeldingen sluiten. Scheid vlees en vegetarisch eten vanaf het vervoer en gebruik aparte voedselbakken, tangen en aluminium barbecuebakken.
Koel dranken enkele uren vooraf en zet waterkannen en thermoskannen klaar naast de bar. Voorzie ook afvalbakken bij het buffet, de bar en de spelzones; die worden vaak pas gemist wanneer de eerste ronde eten voorbij is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Vriendjesdag organiseren?: Begin ongeveer 6 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodigingen 3 weken voor de Vriendjesdag en sluit de aanmeldingen idealiter 7 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een Vriendjesdag doen?: Doe houdbare boodschappen 2 tot 3 dagen vooraf en haal vers vlees, vegetarisch eten en gekoelde producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Koel de dranken enkele uren voor aanvang.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een Vriendjesdag?: Reken op minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, partytenten, spelzones, versiering, buffet, bar en geluidsinstallatie. Laat vrijwilligers 30 minuten voor de start instrueren.
Wat wordt vaak vergeten bij een Vriendjesdag?: Verlengkabels, stekkerdozen, oplaadbare batterijen en aparte materialen voor vegetarisch eten worden vaak te laat gecontroleerd. Leg deze uiterlijk tijdens de materiaalcheck 7 dagen vooraf apart.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.