La checklist pour organiser une Journée des copains

Une Journée des copains réussie se prépare en plusieurs étapes, pas seulement le jour du barbecue. Commencez par fixer la date, le lieu et le programme, puis suivez les inscriptions et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel, faire les courses et organiser les équipes. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tentes, les tables, les zones de jeu, le buffet et la sonorisation avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et le terrain
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Élaborer le programme de jeu
3 personnes
Vérifier le matériel de jeu
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Séparer la viande et les plats végétariens
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le barbecue
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Délimiter les zones de jeu
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la table d’inscription
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Expliquer le programme et le règlement intérieur
2 personnes
Animer les manches du jeu
6 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Allumer le barbecue
2 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Servir le dessert et les marshmallows
3 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
Accompagner les départs
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Laver la vaisselle et les couverts
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Trier le matériel de jeu
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Réfrigérer les restes
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 3
Bar
Table d’inscription
Poubellesqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Couvertsqté 60
Louchesqté 8
Petits bolsqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Barbecueqté 2
Pinces de barbecueqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Bacs à barbecue en aluminiumqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 12

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cônesqté 30
Corde de tir à la corde
Cordes à sauterqté 6
Balles d'eauqté 200

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Nappesqté 8
Étiquettes nominativesqté 80
Marqueursqté 12
Panneaux indicateursqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes LEDqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 3
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de travailqté 8

Catering

Courses

Conseils

Envoyez les invitations au moins 3 semaines à l’avance et relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la date. Vous aurez ainsi une liste fiable pour les repas et le matériel.
Traitez les inscriptions dès réception et notez séparément les allergies, régimes végétariens et autres besoins alimentaires. Gardez cette liste à portée de main au moment de séparer la viande des plats végétariens.
Finalisez la liste de courses 3 à 5 jours avant la journée. Mettez les boissons au frais la veille et utilisez des glacières pour garder une réserve disponible pendant l’événement.
Arrivez au moins 3 heures avant le début pour contrôler le site, monter les tentes, installer les tables et chaises, délimiter les zones de jeu et raccorder les haut-parleurs. Testez aussi le microphone et les rallonges avant l’arrivée du groupe.
Prévoyez un briefing de 15 minutes pour les bénévoles juste avant l’ouverture. Répartissez clairement l’inscription, le buffet, le bar, le barbecue, les déchets et le rangement afin que personne ne cherche son rôle au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée des copains ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant l’événement pour pouvoir finaliser les repas, les boissons et le matériel.
Combien de temps faut-il pour installer une Journée des copains ?: Prévoyez au moins 3 heures avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre le contrôle du site, les tentes, les tables, les zones de jeu, le buffet, le bar et le test de la sonorisation.
Quand faire les courses pour une Journée des copains ?: Faites les courses principales 3 à 5 jours avant, puis achetez les produits les plus frais selon leur conservation. Placez les boissons au frais la veille et séparez les aliments végétariens dès la préparation.
Que faut-il vérifier avant le début de la journée ?: Vérifiez le programme de jeu, les ballons, le barbecue, la vaisselle, les poubelles et les rallonges. Faites un test de la sonorisation et organisez un briefing de 15 minutes avec les bénévoles avant l’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.