Día de amigos: checklist para organizarlo sin olvidos
Organizar un Día de amigos suele complicarse cuando se dejan para el final las confirmaciones, la comida o el montaje del recinto. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: primero fecha, lugar e invitados; después compras, juegos y preferencias alimentarias; y por último mesas, carpas, barbacoa, música y registro. Así puedes comprobar con tiempo qué falta y llegar al día del encuentro con cada zona preparada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el recinto y el terreno
Redactar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Elaborar el programa de juegos
3 personas
Comprobar el material de juegos
2 personas
Cerrar la lista de compras
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Separar la carne y la comida vegetariana
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la barbacoa
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Delimitar las zonas de juego
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el bufé y la barra
3 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar la mesa de registro
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Explicar el programa y las normas de la casa
2 personas
Guiar las rondas del juego
6 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Encender la barbacoa
2 personas
Servir la barbacoa
4 personas
Servir postre y malvaviscos
3 personas
Coordinar el juego nocturno
5 personas
Controlar la música y la iluminación
Coordinar la despedida y la salida
3 personas
Seguimiento
Recoger la basura
4 personas
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Lavar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Clasificar el material de juego
2 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger objetos perdidos
Refrigerar la comida sobrante
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas plegablescant. 6
- Sillas plegablescant. 50
- Mesas de cervezacant. 4
- Mesas de buffetcant. 3
- Bar
- Mesa de registro
- Papeleracant. 6
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 100
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 8
- Cuencoscant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Barbacoacant. 2
- Pinzas para barbacoacant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Bandejas de comidacant. 12
- Bandejas de aluminio para barbacoacant. 6
Equipo
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Baterías recargablescant. 12
Material deportivo
- Balones de fútbolcant. 4
- Voleibolcant. 2
- Frisbeescant. 6
- Conoscant. 30
- Cuerda para tira y afloja
- Cuerdas para saltarcant. 6
- Globos de aguacant. 200
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 8
- Pegatinas con nombrecant. 80
- Rotuladorescant. 12
- Carteles direccionalescant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
- Linternascant. 6
Limpieza
- Cubetas para lavarcant. 3
- Esponjascant. 12
- Cepillos para fregarcant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Guantes de trabajocant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes al menos 7 días antes. Usa ese número para calcular la compra, separar la carne de la comida vegetariana y preparar la mesa de registro.
- Revisa el recinto entre 2 y 3 días antes y vuelve a inspeccionarlo la mañana del evento. Comprueba especialmente el espacio para las carpas, las zonas de juego, los enchufes y el lugar de la barbacoa.
- Deja las bebidas refrigerándose la noche anterior y prepara neveras portátiles para el servicio. Reserva también jarras de agua y termos para que la barra no dependa de una sola mesa.
- Monta mesas, sillas, carpas, bufé y barra con 2 horas de margen. Coloca la vajilla reutilizable, las bandejas y las papeleras antes de que lleguen los primeros invitados.
- Prueba los altavoces, el micrófono, los cables y las regletas 60 minutos antes. Carga las baterías recargables y explica el programa de juegos a los voluntarios antes de abrir el registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un Día de amigos?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 7 días antes para ajustar compras y cantidades.
- ¿Cuándo hay que preparar la barbacoa para un Día de amigos?
- Compra y separa la comida 1 o 2 días antes, manteniendo la carne y las opciones vegetarianas en recipientes distintos. Monta la barbacoa y las bandejas de aluminio aproximadamente 60 minutos antes de empezar a cocinar.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el recinto?
- Reserva al menos 2 horas para colocar carpas, mesas, sillas, zonas de juego, decoración, bufé y barra. Haz una prueba adicional de sonido y electricidad 60 minutos antes de la llegada de los invitados.
- ¿Cuándo confirmar los juegos y el material deportivo?
- Elabora el programa de juegos 5 o 7 días antes y comprueba el material, incluidos los balones, como mínimo 2 días antes. El mismo día, delimita las zonas de juego antes de montar el registro.
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