Checklist voor een vriendenverjaardag organiseren

Een vriendenverjaardag loopt soepel als je eerst het aantal gasten vastzet en daarna pas eten, drinken en zitplaatsen regelt. Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen, plan het buffet en controleer je boodschappenlijst enkele dagen vooraf. Op de dag zelf hoef je dan vooral klaar te zetten, te koelen en te serveren. Deze checklist helpt je van uitnodiging tot opruimen, inclusief de praktische dingen die vaak te laat gebeuren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aantal gasten bevestigen
Menu en planning bepalen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Taart ophalen
Dranken koelen
Tafels en stoelen klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
Buffet inrichten
2 personen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Muziek klaarzetten
Toilet voorbereiden

Event

Gasten ontvangen
2 personen
Jassen en cadeaus verzamelen
Dranken serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
Buffet aanvullen
Taart aansnijden en serveren
2 personen
Muziek en verlichting bedienen
Volle afvalbakken legen
Afscheid nemen van gasten

Nazorg

Restanten verpakken
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Afval sorteren en wegbrengen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 4
Stoelenaantal 24
Buffettafel

Servies

Dinerbordenaantal 24
Gebaksbordenaantal 24
Glazenaantal 30
Koffiekopjesaantal 24
Messenaantal 24
Vorkenaantal 24
Lepelsaantal 24

Keuken

Serveerschalenaantal 8
Serveerschalen met dekselaantal 2
Serveerlepelsaantal 6
Taartschep
Kurkentrekkeraantal 2
Flesopenersaantal 2
Snijplankenaantal 2
Keukenmessenaantal 3
Koffiezetapparaat
Waterkoker

Apparatuur

Koelboxenaantal 2
Bluetoothspeaker
Verlengsnoerenaantal 2

Decoratie

Ballonnenaantal 40
Slingersaantal 4
Tafelkledenaantal 4
Cadeautafelbord

Verlichting

Lichtslingersaantal 3
Ledlampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Emmersaantal 2
Vuilnisgrijper

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig het aantal gasten uiterlijk 3 dagen vooraf. Gebruik dat aantal voor je boodschappen, servies, glazen en stoelen; houd voor kwetsbare voorraad zoals taart en hapjes geen onduidelijke ‘misschien’-gasten aan.
Koel dranken niet pas bij aankomst. Zet flessen en eventueel koelboxen minimaal 4 uur vooraf koud en leg kurkentrekker en flesopeners bij de dranken, zodat je niet tijdens het ontvangen hoeft te zoeken.
Richt het buffet minstens 30 minuten voor de eerste gasten in. Zet serveerschalen, serveerlepels, servies en bestek in een logische volgorde en houd een tweede schaal met deksel achter de hand voor aanvulling.
Maak de ontvangstplek vóór het feest vrij voor jassen en cadeaus. Zet het cadeautafelbord klaar en controleer het toilet ongeveer 1 uur vooraf; dat voorkomt zoeken en opruimen zodra de deurbel gaat.
Test muziek en verlichting vóór de gasten komen. Sluit de Bluetoothspeaker en eventuele verlengsnoeren aan, zet afvalbakken op een bereikbare plek en spreek af wie tijdens het feest dranken en buffet bijvult.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een vriendenverjaardag uitnodigen?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om een reactie uiterlijk 7 dagen voor het feest, zodat je dieetwensen, taart en boodschappen op tijd kunt regelen.
Hoeveel drank moet ik inslaan voor een vriendenverjaardag?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Tel daarnaast water mee en koel de voorraad minimaal 4 uur vooraf.
Wanneer moet ik het aantal gasten voor een verjaardag bevestigen?: Bevestig het definitieve aantal 3 dagen vooraf. Controleer dan ook dieetwensen, de hoeveelheid stoelen en of je genoeg glazen, borden en bestek hebt.
Hoe laat moet ik beginnen met voorbereiden voor een vriendenverjaardag?: Begin 3 tot 4 uur voor aanvang met koelen, tafels en stoelen klaarzetten en hapjes voorbereiden. Reserveer de laatste 30 minuten voor buffet, muziek, verlichting en het ontvangen van gasten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.