Checklist voor een voorleesmiddag in een zorginstelling

Een voorleesmiddag in een zorginstelling vraagt om meer voorbereiding dan alleen boeken en voorlezers regelen. Je stemt het programma af op bewoners, controleert de looproute en zorgt dat koffie, thee en iets kleins te eten op tijd klaarstaan. Ook techniek en zitcomfort verdienen aandacht: niet iedereen hoort of loopt even makkelijk. Met deze checklist werk je van voorbereiding naar ontvangst en uitvoering, zodat bewoners rustig naar de voorleeshoek kunnen worden begeleid.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Voorleesboeken selecteren
2 personen
Voorlezers bevestigen
Ruimte reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst delen
Programma afdrukken
Boodschappen bestellen
Voorraad controleren
Boeken klaarleggen
Naambordjes schrijven
Routebordjes ophangen
Ruimte en looproute controleren
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Voorleeshoek inrichten
2 personen
Geluid testen
Dranken koud zetten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Gebak en fruit klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Bewoners naar zaal begeleiden
4 personen
Programma openen
Verhalen voorlezen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Gebak en fruit serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Dieetporties serveren
2 personen
Bewoners tijdens pauze helpen
3 personen
Tweede verhalenronde begeleiden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Overgebleven eten controleren
Afval naar container brengen
Geleende materialen retourneren
Bedankberichten versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Leunstoelenaantal 4
Tafelkledenaantal 6
Boekentafel

Servies

Koffiekopjesaantal 45
Glazenaantal 45
Bordenaantal 45
Gebaksvorkjesaantal 45
Theelepelsaantal 45
Waterkannenaantal 4
Dienbladenaantal 4

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokeraantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveertangenaantal 3
Taartscheppenaantal 2

Apparatuur

Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengkabelsaantal 2
Stekkerdozenaantal 2

Decoratie

Boekenthema slingersaantal 4
Tafelvaasjesaantal 6
Kunstbloemenaantal 12
Naambordjesaantal 45
Routebordjesaantal 6
Boekenleggersaantal 45

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Afwasbakkenaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasborstelsaantal 2
Handveger en blik

Catering

Boekenaantal 20
Voorleeslessenaarsaantal 2
Koffielepelsaantal 4
Servettenhouderaantal 3
Koelboxenaantal 2
Boodschappen

Tips

Plan de voorlezers en boeken uiterlijk 3 weken vooraf. Kies meerdere korte verhalen, zodat je kunt wisselen wanneer de aandacht of belastbaarheid van bewoners afneemt.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf. Deel de deelnemerslijst daarna met de betrokken medewerkers, zodat duidelijk is wie begeleiding nodig heeft.
Controleer de ruimte minstens 2 dagen vooraf op looproutes, stoelen en leunstoelen. Laat tussen tafels en stoelen voldoende doorgang voor bewoners en eventuele hulpmiddelen.
Test speaker en draadloze microfoon op de plek van de voorleeshoek minimaal 1 dag vooraf. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat niemand erover kan struikelen.
Zet koffie, thee en gekoelde dranken pas vlak voor de ontvangst klaar en reken per bezoeker op minimaal 1 kopje koffie of thee en 1 glas water. Houd gebak en fruit apart van allergenen en dieetwensen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een voorleesmiddag in een zorginstelling?: Reken op ongeveer 1,5 tot 2 uur inclusief ontvangst en koffie- of theemoment. Plan per voorleesblok 15 tot 20 minuten en houd ruimte voor begeleiding en een korte pauze.
Hoeveel weken van tevoren moet ik een voorleesmiddag organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Dan heb je tijd om de ruimte te reserveren, voorlezers te bevestigen, uitnodigingen te versturen en dieetwensen te verzamelen.
Hoeveel voorlezers heb je nodig voor een voorleesmiddag?: Plan minimaal 2 voorlezers bij een programma van 1,5 tot 2 uur. Zo kun je afwisselen en blijft het programma doorgaan als iemand onverwacht uitvalt.
Hoeveel stoelen zijn nodig voor een voorleesmiddag in een zorginstelling?: Zet voor iedere aangemelde deelnemer 1 stoel klaar en reserveer daarnaast 2 tot 4 extra stoelen voor begeleiding of onverwachte bezoekers. Plaats enkele leunstoelen als bewoners die extra steun nodig hebben.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.