Checklist pour organiser un après-midi de lecture en établissement de soins
Un après-midi de lecture en établissement de soins demande plus qu’une sélection de livres et quelques chaises. Il faut coordonner les lecteurs, les résidents, les inscriptions et la circulation jusqu’à la salle, tout en prévoyant un accueil simple et accessible. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des confirmations et invitations à l’installation du coin lecture. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : badges, panneaux, besoins alimentaires, son et boissons prêtes à servir.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
Confirmer les lecteurs
Réserver la salle
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager la liste des participants
Imprimer le programme
Commander les courses
Vérifier les stocks
Préparer les livres
Écrire les badges nominatifs
Installer les panneaux d'orientation
Vérifier l’espace et le parcours de circulation
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Aménager le coin lecture
2 personnes
Tester le son
Mettre les boissons au frais
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les pâtisseries et les fruits
2 personnes
Installer la table d’accueil
Événement
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Accompagner les résidents à la salle
4 personnes
Ouvrir le programme
Lire des histoires
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir les pâtisseries et les fruits
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir des portions diététiques
2 personnes
Aider les résidents pendant la pause
3 personnes
Animer le deuxième tour de récits
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Suivi
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Vérifier les restes
Apporter les déchets au conteneur
Restituer le matériel emprunté
Envoyer les messages de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 45
- Fauteuilsqté 4
- Nappesqté 6
- Table de livres
Vaisselle
- Tasses à caféqté 45
- Verresqté 45
- Assiettesqté 45
- Fourchettes à gâteauqté 45
- Cuillères à caféqté 45
- Carafes d’eauqté 4
- Plateauxqté 4
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloireqté 2
- Thermosqté 4
- Pinces de serviceqté 3
- Pelles à gâteauqté 2
Équipement
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Rallongesqté 2
- Multiprisesqté 2
Décoration
- Guirlandes sur le thème des livresqté 4
- Vases de tableqté 6
- Fleurs artificiellesqté 12
- Badges nominatifsqté 45
- Panneaux d’orientationqté 6
- Marque-pagesqté 45
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Bacs à vaisselleqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Brosses à vaisselleqté 2
- Balayette et pelle
Catering
- Livresqté 20
- Pupitres de lectureqté 2
- Cuillères à caféqté 4
- Porte-serviettesqté 3
- Glacièresqté 2
- Courses
Conseils
- Confirmez les lecteurs et les livres au moins 7 jours avant la rencontre, puis imprimez le programme avec l’ordre des lectures et les noms correctement orthographiés.
- Demandez les besoins alimentaires lors des inscriptions et transmettez la liste aux personnes qui commandent les courses au plus tard 3 jours avant l’événement.
- Vérifiez le parcours entre l’accueil et la salle la veille : les fauteuils, les tables, les câbles et les décorations ne doivent pas réduire la circulation des résidents.
- Testez l’enceinte portable et le micro sans fil avant l’arrivée du public, avec les lecteurs placés à l’endroit prévu pour vérifier que les voix restent audibles.
- Préparez l’accueil avant l’ouverture : badges nominatifs, programme imprimé, panneaux d’orientation, livres, boissons et vaisselle doivent être regroupés au même endroit.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour organiser un après-midi de lecture en établissement de soins ?
- Prévoyez au minimum 2 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les lecteurs, envoyer les invitations, traiter les inscriptions et recueillir les besoins alimentaires.
- Quand faut-il confirmer les lecteurs et choisir les livres ?
- Faites-le au moins 7 jours avant l’après-midi de lecture. Vous aurez ainsi le temps de préparer les livres, d’imprimer le programme et de corriger les badges nominatifs.
- Comment préparer la salle pour des résidents en établissement de soins ?
- Vérifiez la salle et le parcours de circulation la veille, puis installez les tables, les chaises et les fauteuils le jour même. Gardez les passages dégagés et testez le son avant l’arrivée des résidents.
- Quand préparer le café, le thé et les pâtisseries ?
- Mettez les boissons au frais et préparez la vaisselle avant l’accueil. Le café et le thé peuvent être préparés juste avant le début, tandis que les pâtisseries et les fruits doivent être disposés sur les plateaux au dernier moment.
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