Voorleesmiddag organiseren: checklist en planning

Een voorleesmiddag staat of valt met een rustig programma, een goede leesplek en een ontvangst zonder zoekwerk. Leg voorlezers en boeken vroeg vast en werk daarna toe naar de aanmeldingen, dieetwensen en laatste herinnering. Op de dag zelf helpen een aanwezigheidslijst, naamstickers en een ingerichte voorleeshoek om kinderen en begeleiders vlot op weg te helpen. Deze checklist bevat 41 taken en 31 spullen, van stoelen en boekentafels tot koffie, thee en geluidsapparatuur.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en ruimte bevestigen
Voorlezers vastleggen
Voorleesboeken selecteren
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Herinnering versturen
Voorlezers instrueren
Boodschappen doen
2 personen
Boeken controleren
2 personen
Naamstickers voorbereiden
Aanwezigheidslijst afdrukken
Ruimte controleren
2 personen
Tafels opstellen
2 personen
Stoelen in leeskring zetten
2 personen
Voorleeshoek inrichten
2 personen
Boekenpresentatie klaarzetten
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Hapjes klaarzetten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
Muziek en microfoon testen
2 personen

Event

Bezoekers ontvangen
3 personen
Naamstickers uitdelen
Programma toelichten
Eerste verhaal voorlezen
Interactief voorlezen begeleiden
2 personen
Hapjes en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Tweede verhaal voorlezen
Boeken bekijken begeleiden
2 personen
Afscheid en boekenruil begeleiden
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
2 personen
Eten en drinken opruimen
2 personen
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen terugzetten
2 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Boeken en materialen opbergen
2 personen
Geleende spullen retourneren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 6
Boekenkast
Kapstok
Kleedaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Glazenaantal 50
Bordenaantal 50
Theelepelsaantal 40
Vorkjesaantal 40
Serveerschalenaantal 6
Waterkannenaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Verlengsnoerenaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Opscheptangenaantal 4
Koelboxenaantal 2

Decoratie

Boekentafelkledenaantal 3
Slingeraantal 4
Tafeldecoratieaantal 6
Naamkaartstandaard

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmeraantal 2
Vloertrekker
Bezem en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Plan het programma in korte blokken en houd per voorleesmoment rekening met ongeveer 15 tot 20 minuten. Reserveer daarnaast tijd voor binnenkomst, een korte pauze en het wisselen van voorlezer.
Controleer de boeken uiterlijk een week vooraf: zijn alle gekozen titels aanwezig, heel en geschikt voor de verwachte leeftijd? Leg de boekenpresentatie en de boeken voor de voorleeshoek apart klaar.
Verstuur de herinnering 2 tot 3 dagen voor de middag en vraag daarin opnieuw naar dieetwensen. Zo kun je hapjes en drankjes aanpassen voordat je boodschappen doet.
Maak de leeskring ruim genoeg voor alle stoelen en houd de voorleeshoek zichtbaar vanaf de ingang. Zet ontvangsttafel, naamstickers en aanwezigheidslijst klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt.
Test muziek, draagbare speaker en draadloze microfoon minstens 30 minuten voor aanvang. Leg verlengsnoeren veilig langs de rand en controleer ook koffiezetapparaten, waterkokers en dranken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een voorleesmiddag?: Reken voor het programma op ongeveer 1,5 tot 2 uur. Plan daarnaast 15 tot 30 minuten voor ontvangst en minstens 20 minuten voor opruimen.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een voorleesmiddag versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verwerk aanmeldingen doorlopend en verstuur 2 tot 3 dagen voor de datum een herinnering.
Hoeveel voorlezers heb ik nodig voor een voorleesmiddag?: Plan gemiddeld 1 voorlezer per voorleesblok van 15 tot 20 minuten. Voor een middag van 1,5 tot 2 uur zijn meestal 3 tot 5 voorlezers praktisch, afhankelijk van pauzes en programmaonderdelen.
Wat moet ik klaarzetten voor een voorleesmiddag?: Zet minimaal stoelen in een leeskring, een voorleeshoek, tafels voor boeken en ontvangst, naamstickers, een aanwezigheidslijst en koffie, thee, water en hapjes klaar. Controleer dit uiterlijk 30 minuten voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.