Checklist pour organiser un après-midi lecture

Un après-midi lecture repose sur un programme clair, des lecteurs bien préparés et un espace confortable. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, de la confirmation de la salle jusqu’à l’accueil des visiteurs. Prévois aussi le temps nécessaire pour vérifier les livres, installer les chaises en cercle et préparer le café, le thé et les encas. Les derniers détails, comme les étiquettes nominatives, la liste de présence et le test du micro, se règlent idéalement avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et la salle
Confirmer les lecteurs
Sélectionner des livres à lire
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel
Briefing des lecteurs
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les livres
2 personnes
Préparer les étiquettes nominatives
Imprimer la liste de présence
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer les chaises en cercle de lecture
2 personnes
Aménager le coin lecture
2 personnes
Mettre en place la présentation de livres
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Préparer les en-cas
2 personnes
Aménager la table d'accueil
Tester la musique et le micro
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les étiquettes nominatives
Présenter le programme
Lire le premier récit
Animer la lecture interactive
2 personnes
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Lire la deuxième histoire
Encadrer la consultation des livres
2 personnes
Encadrer l’au revoir et l’échange de livres
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
2 personnes
Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Ranger les livres et le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 45
Tablesqté 6
Bibliothèque
Porte-manteau
Tissuqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 40
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Cuillères à caféqté 40
Fourchettesqté 40
Plateaux de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 3

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pince de serviceqté 4
Glacièresqté 2

Décoration

Nappes pour table de livresqté 3
Guirlandeqté 4
Décoration de tableqté 6
Support de carte nominative

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seau de nettoyageqté 2
Raclette de sol
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Confirme la date, la salle et les lecteurs au moins 4 à 6 semaines à l’avance. Tu auras ensuite le temps de sélectionner les livres, construire le programme et envoyer les invitations.
Fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant la rencontre. Utilise cette échéance pour recueillir les besoins alimentaires et ajuster les quantités d’encas et de boissons.
Prévois un briefing des lecteurs 3 à 5 jours avant l’événement. Vérifie avec chacun l’ordre de passage, la durée de lecture et le fonctionnement du micro sans fil si tu l’utilises.
Arrive environ 2 heures avant le début pour vérifier l’espace, installer les tables et les chaises en cercle, aménager le coin lecture et préparer la table de présentation des livres.
Garde 30 minutes avant l’ouverture pour mettre les boissons au frais, préparer le café et le thé, imprimer la liste de présence et disposer les étiquettes nominatives à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi lecture ?: Prévois 4 à 6 semaines pour confirmer la salle et les lecteurs, choisir les livres et envoyer les invitations. Les inscriptions et les besoins alimentaires peuvent être finalisés dans la dernière semaine.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi lecture ?: Envoie-les environ 3 semaines avant la date prévue. Ajoute une date limite d’inscription fixée 5 à 7 jours avant l’événement afin de préparer l’accueil et les encas.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une rencontre de lecture ?: Compte environ 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables et les chaises, préparer le coin lecture, vérifier les livres et tester la musique ou le micro. Réserve encore 30 minutes pour les boissons et l’accueil.
Que faut-il prévoir pour l’accueil des participants ?: Prépare une table d’accueil avec la liste de présence, les étiquettes nominatives et un support pour les cartes. Installe-la au moins 30 minutes avant le début, afin de pouvoir accueillir les visiteurs sans interrompre les lectures.

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