Checklist voor een goed georganiseerde voorleesavond
Een voorleesavond vraagt meer voorbereiding dan alleen boeken en voorlezers verzamelen. Je regelt een rustige leeshoek, een logisch programma, zitplaatsen, ontvangst en eten en drinken voor de pauzes. Begin enkele weken vooraf met de locatie, voorlezers en uitnodigingen; controleer daarna de boeken en teksten ruim vóór de avond zelf. Op de dag van de voorleesavond draait alles om een opgeruimde ruimte, goed licht en een duidelijke overgang tussen ontvangst, rondes en pauzemomenten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Voorleesprogramma samenstellen
2 personen
Voorlezers vastleggen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Bevestigingen versturen
Voorleesboeken selecteren
2 personen
Voorleesboeken controleren
2 personen
Teksten voorbereiden
3 personen
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Leeshoek inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Garderobe inrichten
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Voorleesrondes begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzes aankondigen
Avondprogramma begeleiden
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen nabellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Krukkenaantal 6
- Kapstokkenaantal 3
- Garderoberek
Servies
- Koffiekopjesaantal 55
- Theeglazenaantal 55
- Waterglazenaantal 55
- Bordenaantal 60
- Gebaksvorkjesaantal 60
- Koffielepelsaantal 60
- Serveerlepelsaantal 8
- Waterkannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Hapjesschalenaantal 8
- Serveertangenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Apparatuur
- Stekkerdozenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 4
Verlichting
- Staande lampenaantal 4
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
- Papieren sterrenaantal 30
- Welkomstbord
- Programmapostersaantal 6
- Naamkaartjesaantal 60
- Pennenaantal 12
- Leesboekenaantal 30
- Boekstandaardsaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasteilenaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Dweilenaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma uiterlijk 2 weken vooraf vast. Plan per voorleesronde ongeveer 15 tot 20 minuten en houd daarnaast 5 minuten over voor wisselen, toelichten en vragen.
- Controleer de voorleesboeken minstens 7 dagen vooraf op ontbrekende pagina’s, beschadigingen en geschikte teksten. Leg de boeken per ronde klaar, zodat voorlezers niet tijdens de avond hoeven te zoeken.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bestel de catering uiterlijk 5 dagen vooraf. Reken voor een pauzemoment op ongeveer 2 tot 3 hapjes per persoon en bied water naast koffie en thee aan.
- Open de locatie minimaal 90 minuten vóór de ontvangst. Zet tafels, stoelen en de leeshoek eerst klaar; test daarna staande lampen, sfeerverlichting, stekkerdozen en verlengkabels voordat bezoekers binnenkomen.
- Richt de ontvangsttafel en garderobe bij de ingang in en hang programmaposters op ooghoogte. Zet waterkannen en glazen alvast neer, maar schenk koffie en thee pas kort voor de start zodat ze warm blijven.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een voorleesavond organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie, het programma en de voorlezers. Verstuur uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk 5 dagen vóór de avond.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een voorleesavond klaar te zetten?
- Plan minstens 90 minuten voor het openen van de locatie, schoonmaken, stoelen en tafels plaatsen en de leeshoek inrichten. Reserveer nog 15 minuten extra als je verlichting of verlengkabels moet testen.
- Hoeveel voorleesrondes passen in één avond?
- Plan bij voorkeur 3 tot 5 rondes van 15 tot 20 minuten, met telkens ongeveer 5 minuten voor wisselen of vragen. Bij een avond van 2 uur blijft zo ruimte voor ontvangst en één of twee pauzes.
- Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen voor een voorleesavond?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal uiterlijk 5 dagen vooraf door aan de catering. Controleer op de dag zelf dat hapjes, dranken, borden en serveermateriaal compleet zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!