Vorleseabend organisieren: die praktische Checkliste
Ein Vorleseabend wirkt entspannt, wenn Programm, Raum und Empfang früh genug vorbereitet sind. Reserviere den Veranstaltungsort zuerst und lege danach Vorleser, Texte und Ablauf fest. Für Einladungen, Anmeldungen und Ernährungswünsche brauchst du mehrere Wochen Vorlauf. Am Veranstaltungstag zählen vor allem eine eingerichtete Leseecke, warme Getränke, Sitzplätze und ein klarer Empfang. Die vollständige Checkliste führt dich durch alle 41 Aufgaben und 40 benötigten Dinge.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Vorleseprogramm zusammenstellen
2 Personen
Vorleser festlegen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Bestätigungen versenden
Vorlesebücher auswählen
2 Personen
Vorlesebücher prüfen
2 Personen
Texte vorbereiten
3 Personen
Catering bestellen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
3 Personen
Leseecke einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
Event
Besucher empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Vorleserunden begleiten
2 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pausen ankündigen
Abendprogramm betreuen
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundbüro nachrufen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 55
- HockerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 3
- Garderobenständer
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 55
- TeegläserAnz. 55
- WassergläserAnz. 55
- TellerAnz. 60
- GebäckgabelnAnz. 60
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServierlöffelAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- HäppchenplattenAnz. 8
- ServierzangenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 3
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 4
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 4
- PapiersterneAnz. 30
- Willkommensschild
- Programmatische PosterAnz. 6
- NamensschilderAnz. 60
- StifteAnz. 12
- LesebücherAnz. 30
- BuchständerAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülwannenAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
- SchwämmeAnz. 6
- WischmopsAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere die Location mindestens 6 Wochen vorher und kläre dabei, wie viele Tische, Stühle und zusätzliche Hocker vorhanden sind. So merkst du rechtzeitig, ob Mobiliar ergänzt werden muss.
- Stelle das Vorleseprogramm 4 Wochen vor dem Termin zusammen und prüfe jedes Vorlesebuch sowie die vorbereiteten Texte mindestens 7 Tage vorher. Unleserliche Kopien oder fehlende Seiten fallen dann nicht erst beim Auftakt auf.
- Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vorher und setze eine Anmeldefrist 10 bis 14 Tage vor dem Abend. Danach kannst du Bestätigungen senden und Ernährungswünsche für Catering und Snacks zuverlässig berücksichtigen.
- Plane Getränke nicht erst kurz vor Beginn: Kühle Wasser und andere Getränke mindestens 3 Stunden vorher und richte Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen so ein, dass der Empfang ohne Wartezeit starten kann.
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. Räume zuerst, stelle Tische und Stühle auf, richte Leseecke, Garderobe und Empfangstisch ein und teste Verlängerungskabel sowie Stehlampen vor dem Programmstart.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Vorleseabend organisieren?
- Beginne etwa 6 Wochen vorher mit der Reservierung der Location. Programm, Vorleser und Einladungen sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Sitzplätze braucht man für einen Vorleseabend?
- Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich 2 bis 4 Reserveplätze ein. Bei wechselnden Vorleserunden können einige Hocker in der Leseecke flexible Plätze schaffen.
- Wann soll ich die Einladungen für den Vorleseabend verschicken?
- Verschicke die Einladungen ungefähr 4 Wochen vorher und schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vor dem Abend. So bleibt genug Zeit für Bestätigungen, Catering und besondere Ernährungswünsche.
- Wie viel Vorbereitungszeit braucht der Raum am Veranstaltungstag?
- Rechne mit mindestens 2 Stunden für Reinigung, Möblierung, Beleuchtung, Dekoration und Empfangstisch. Getränke sollten zusätzlich rund 3 Stunden vorher gekühlt werden.
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